Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotował projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Z projektu tego wynika kilka zasadniczych zmian dla pracodawców. Jakie to będą zmiany?  Wprowadzone zostaną czteroczęściowe akta pracownicze, akta pracownicze będą mogły być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Czy pojawią się inne zmiany? Sprawdźmy

Czteroczęściowe akta pracownicze

Przyzwyczailiśmy się już do tego, że akta pracownicze składają się z trzech części: część A (zawierająca informacje związane z ubieganiem się o zatrudnienie), część B (w której przechowywane są dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia pracownika) oraz część C (zawierająca dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy).

Od 1 stycznia 2019 r. akta pracownicze ulegną pewnej modyfikacji. W części C zostaną ujęte dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu (zgodnie z § 3 pkt 3 projektu rozporządzenia). Natomiast w nowo dodanej części D zostaną zawarte dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy.

Podobnie, jak w chwili obecnej dokumenty w aktach osobowych należy przechowywać ponumerowane, w porządku chronologicznym. W każdej części powinien zostać zawarty również wykaz znajdujących się w niej oświadczeń oraz dokumentów.

Dokumenty znajdujące się w części B akt osobowych będzie można podzielić na powiązane ze sobą tematycznie części B1, B2 itd. Oczywiście w tych częściach dokumenty powinny być ponumerowane, przechowywane chronologicznie i ujęte w odrębnych wykazach. W części C dokumenty można przechowywać z podziałem na części dotyczące danej kary (C1, C2, itd),  ponumerowane, przechowywane chronologicznie i ujęte w odrębnych wykazach. Co ważne, w przypadku gdy z akt pracowniczych usunięta zostanie dokumentacja dotycząca danej kary zmieniona powinna zostać numeracja oraz wykaz dokumentów dotyczących danej kary.

Pracodawca powinien zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą oraz dostępem osób nieupoważnionych.

 

akta pracownicze

Elektroniczne akta osobowe

Od stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza będzie mogła być prowadzona oraz przechowywana wyłącznie w sposób elektroniczny, oczywiście, jeżeli zostaną spełnione wymagane w przepisach warunki.

Dokumentacja taka powinna być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym, który zapewnia:

  • zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
  • integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
  • stały dostęp do dokumentacji osobom uprawnionym;
  • identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
  • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych wskazanych w rozporządzeniu;
  • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób opisany w rozporządzeniu;
  • funkcjonalność wydruku dokumentacji;
  • spełnienie wymagań Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.0) co najmniej na poziomie AA.

Co ważne, dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:

  • jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom uprawnionym;
  • jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
  • są zastosowane metody i środki ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Jeżeli do dokumentów elektronicznych powinien zostać załączony dokument w postaci papierowej, osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza cyfrowe odwzorowanie dokumentu, opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym i umieszcza go w dokumentacji pracowniczej. Powinien również uzgodnić z pracownikiem termin i sposób odbioru tego dokumentu.

Rozporządzenie opisuje również sposób przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy różnymi systemami teleinformatycznymi.

Odbiór dokumentacji przez pracownika

Pracodawca (były pracodawca) powinien, za pokwitowaniem, doręczyć pracownikowi informację lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi lub osobie upoważnionej dokumentację pracowniczą.

Dokumentację należy wydać w takiej formie, w jakiej była przechowywana przez pracodawcę. Co ważne, w każdym przypadku pracodawca powinien posiadać potwierdzenie jej przekazania.

Pracownik (były pracownik, osoba upoważniona) może złożyć do pracodawcy (byłego pracodawcy)  wniosek o o wydanie kopii, całości lub części dokumentacji pracowniczej. Pracodawca powinien wydać kopię takiej dokumentacji w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku, a wniosek załączyć do akt pracowniczych. Rozporządzenie nie zawiera wzoru takiego wniosku, ani elementów, jakie powinien zawierać, w konsekwencji należy stwierdzić, że wystarczające będą dane identyfikacyjne pracownika , dane identyfikacyjne pracodawcy oraz jasno wskazane, czego dotyczy wniosek i podpis osoby występującej z wnioskiem.

Okres przejściowy

Rozporządzenie znajduje się obecnie na etapie opiniowania, a z jego projektem można zapoznać się tutaj. Planowana data wejścia w życie rozporządzenia to 1 stycznia 2019 r. Warto jednak zaznaczyć, że zgodnie z §19 analizowanego rozporządzenia pracodawcy będą mieć 6 miesięczny okres przejściowy na dostosowanie się do przepisów tego rozporządzenia.