Przedsiębiorcy prowadzący opodatkowaną działalność gospodarczą często dokonują zakupów związanych z działalnością w innych krajach członkowskich Unii Europejskiej. Ze względu na miejsce opodatkowania zakupy te opodatkowane są właśnie w tych krajach przez co polski przedsiębiorca musi zapłacić VAT ale nie może go odliczyć w krajowej deklaracji VAT. Rozwiązaniem jest VAT-REF czyli wniosek o zwrot podatku od wartości dodanej (VAT)  naliczonego w innym państwie członkowskim.

Podstawy prawne

Na gruncie przepisów unijnych prawo do zwrotu VAT wynika z Dyrektywy Rady 2008/9/WE z dnia 12.02.2008 r. określającej szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej, przewidzianego w dyrektywie 2006/112/WE, podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim.

Powyższe regulacje zostały wdrożone do krajowego ustawodawstwa w art. 89 ustawy o VAT oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4.12.2014 r. w sprawie wniosków o zwrot podatku od wartości dodanej naliczonego w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej.

Kto może skorzystać ze zwrotu podatku ?

Mając na uwadze regulacje art. 3 dyrektywy Rady 2008/9/WE, procedura zwrotu VAT dotyczy tych podatników VAT, którzy na terytorium państwa członkowskiego zwrotu, w okresie zwrotu:

1) nie mieli siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, z których dokonywano transakcji gospodarczych, albo w przypadku braku takiej siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nie mieli tam stałego miejsca zamieszkania ani zwykłego miejsca pobytu,

2) nie dostarczali żadnych towarów ani nie świadczyli usług, z wyjątkiem ściśle określonych transakcji.

Zgodnie z art. 89 ust. 1h ze zwrotu VAT może skorzystać podatnik, o którym mowa w art. 15, w odniesieniu do nabytych przez niego towarów i usług lub w odniesieniu do zaimportowanych przez niego towarów wykorzystywanych do wykonywania czynności dających prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na terytorium kraju.

Podatnicy uprawnieni do żądania zwrotu, to podmioty, które:

  • są podatnikami w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT,
  • nie dokonują wyłącznie czynności zwolnionych od podatku (z pewnymi wyjątkami wymienionymi w art. 86 ust. 9 ustawy o VAT),
  • u których sprzedaż nie jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ustawy o VAT.

Chcesz odzyskać podatek VAT zapłacony za granicą_ Złóż VAT-REF. Masz czas do końca września

Wydatki, od których można odzyskać VAT

Na wniosku VAT-REF można odzyskać VAT od następujących towarów i usług:

  • zakup paliwa,
  • wynajem środków transportu,
  • inne wydatki związane ze środkami transportu ,
  • opłaty drogowe i inne opłaty dla użytkowników dróg,
  • koszty podróży, takie jak opłaty za taksówki, opłaty za transport publiczny,
  • zakwaterowanie,
  • żywność, napoje i usługi restauracyjne,
  • opłaty za wstęp na targi i wystawy,
  • wydatki na artykuły luksusowe, rozrywkowe i wydatki reprezentacyjne,
  • inne

Procedura składania VAT-REF

Wniosek powinien dotyczyć zakupów towarów i/lub usług zrealizowanych w okresie nie krótszym niż 3 miesiące i nie dłuższym niż rok podatkowy. Wniosek może dotyczyć okresu krótszego, w przypadku gdy dotyczy ostatnich 3 miesięcy roku podatkowego.

Jeżeli wniosek dotyczy okresu krótszego niż rok podatkowy, ale nie krótszego niż 3 miesiące, kwota wnioskowanego zwrotu podatku nie może być niższa niż kwota stanowiąca równowartość w złotych – 400 euro. W przypadku gdy wniosek dotyczy całego roku podatkowego lub okresu krótszego niż ostatnie 3 miesiące tego roku, kwota wnioskowanego zwrotu podatku nie może być niższa niż kwota stanowiąca równowartość w złotych – 50 euro.

Adresatem wniosku jest administracja podatkowa państwa członkowskiego zwrotu, jednak składa się go za pośrednictwem właściwego dla podatnika polskiego urzędu skarbowego.

Wniosek może być złożony wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Wniosek o zwrot musi być złożony nie później niż do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy. Za datę złożenia wniosku uznaje się przyjęcie wniosku przez system e-Deklaracje.

Państwo członkowskie zwrotu, może, ale nie musi zażądać załączenia do VAT-REF kopii faktur zakupowych. Dzieje się tak, wówczas gdy podstawa opodatkowania podana na fakturze wynosi 1 000 euro (a w przypadku faktury za paliwo 250 euro) lub więcej lub równowartość tej kwoty w walucie krajowej.  Gdy są one wymagane należy je załączyć zgodnie z określonymi wymaganiami technicznymi.

Jeśli wniosek spełnia wymagania, system automatycznie wystawi Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) z z komunikatem 200 – Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie. Po pozytywnej weryfikacji wniosku przez polski urząd skarbowy, wniosek zostaje przekazany  do państwa członkowskiego zwrotu w terminie 15 dni kalendarzowych od daty jego otrzymania.

W przypadku negatywnej weryfikacji uprawnień podatnika do ubiegania się o zwrot podatku VAT, naczelnik urzędu skarbowego wydaje postanowienie o nieprzekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu. O wydaniu takiego postanowienia podatnik zostanie poinformowany pocztą elektroniczną, a samo postanowienie zostanie doręczone pocztą tradycyjną.

Państwo członkowskie zwrotu zawiadamia wnioskodawcę o decyzji co do przyjęcia lub odrzucenia wniosku w terminie 4 miesięcy od dnia jego otrzymania. Jeżeli administracja podatkowa państwa członkowskiego zwrotu zażąda dodatkowych informacji a następnie dalszych dodatkowych informacji, decyzja powinna być wydana:

  • do 6 miesięcy od dnia otrzymania wniosku, w przypadku żądania dodatkowych informacji,
  • do 8 miesięcy od dnia otrzymania wniosku, w przypadku żądania dalszych dodatkowych informacji

Zwrot VAT jest wypłacany nie później niż w terminie 10 dni roboczych od upływu powiadomienia podatnika o decyzji.