Osoby prowadzące działalność niejednokrotnie decyduje się na zatrudnienie pracownika. Warto, aby w takiej sytuacji miały świadomość tego, jaki jest faktycznie całkowity koszt takiego pracownika i ile ostatecznie zostanie pracownikowi wypłacone.

Na całkowity koszt pracodawcy składa się wynagrodzenie (przychód) pracownika (o którym dokładniej pisałam tutaj) oraz składki, jakie są finansowane przez pracodawcę za pracownika.

Wynagrodzenie

Zgodnie z art. 22 ust. 6ba ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – należności z tytułu umowy o pracę, w tym zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodu pracodawcy w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub pozostawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli kwoty te nie stanowią kosztu podatkowego przedsiębiorcy. Dopiero po wypłaceniu zaległego wynagrodzenia, jest ono kosztem podatkowym i należy tutaj odnieść się do przepisu ogólnego tj. art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym – kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Załóżmy sytuację taką, że pracodawca wypłaca wynagrodzenia pracownika do 10. dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni. W takiej sytuacji, jeśli wynagrodzenie za lipiec zostanie wypłacone do dnia 10. sierpnia, pracodawca ma prawo do uwzględniania w kosztach lipca wynagrodzenia pracownika. Gdyby wynagrodzenie to zostało wypłacone 18 sierpnia, to będzie kosztem podatkowym dopiero w tej dacie.

Kiedy zasiłek wypłacany jest z funduszy pracodawcy?

Odpowiedź na to pytanie znajduje się w art. 61 ust. 1 ustawy z dnia 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Mianowicie ustalenia wysokości zasiłku i jego wypłaty dokonują płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych (z wyjatkiem osób uprawnionych do zasiłku po ustaniu ubezpieczenia). Liczbę ubezpieczonych ustala się na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego – według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia – art. 61 ust. 2 wymienionego wyżej aktu prawnego.

Składki ZUS

Odnosząc się do art.22 ust. 6bb ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – składki opłacane z tytułu umowy o pracę w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:

  1. z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów;
  2. z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

Jak wskazują nam przepisy z funduszy pracownika opłacane są następujące składki :

  • emerytalna w wysokości 9,76% podstawy wymiaru – art. 22 ust.1 pkt 1 w związku z art. 16 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
  • rentowa w wysokości 1,5 % podstawy wymiaru – art. 16 ust. 1b ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
  • chorobowa w wysokości 2,45% podstawy wymiaru – art. 22 ust.1 pkt 3 w związku z art. 16 ust.2 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
  • zdrowotna w wysokości 9% podstawy wymiaru – art. 66. ust. 1 pkt 1 lit.a w związku z art. 79 ust.1 ustawy z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych

Natomiast pracodawca z własnych środków pokrywa składki :

  • emerytalną w wysokości 9,76 % podstawy wymiaru – art. 22 ust.1 pkt 1 w związku z art. 16 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
  • rentową w wysokości 6,5 % podstawy wymiaru – art. 16 ust.1b ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
  • wypadkową w wysokości od 0,40% do 8,12% podstawy wymiaru – art. 22 ust.1 pkt 4 w związku z art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
  • fundusz pracy w wysokości 2,45% podstawy wymiaru – art. 104 ust. 1 pkt 1 lit. a w związku z ust.2 ustawy z dnia 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
  • fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych w wysokości 0,1% podstawy wymiaru – art. 9, art. 28 ust.1, art. 29 ust. 2 ustawy z dnia 13.07.2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy

Całkowity koszt pracodawcy i wynagrodzenie netto pracownika

Całkowity koszt pracodawcy

Jak już wyżej wskazałam na całkowity koszt pracodawcy składa się przychód pracownika i składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę. Zakładając, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie brutto w wysokości 4000 zł brutto, składka wypadkowa wynosi 1,8%, to całkowity koszt należy obliczyć w następujący sposób :

  • 9,76% *4000 = 390,40
  • 6,5% * 4000 = 260,00
  • 1,8% * 4000 = 72,00
  • 2,45% * 4000 = 98,00
  • 0,1% * 4000 = 4,00
  • 390,40 + 260 + 72 + 98 + 4 = 824,40
  • 4000 + 824,40 = 4824,40

Jak widać całkowity koszt pracodawcy jest znacznie większy niż kwota brutto, jaką pracownik ma określoną w umowie.

Netto pracownika

Daniny na rzecz państwa w postaci podatku i składek ZUS, znacznie uszczuplają kwotę jaką faktycznie pracownik otrzyma. Załóżmy, że pracownik ma określoną w umowie miesięczną kwotę wynagrodzenia brutto w wysokości 4000 zł, stosujemy standardowe koszty uzyskania przychodu w wysokości 111,25 zł oraz uwzględniamy kwotę zmniejszającą podatek. Jaka będzie kwota do wypłaty pracownikowi?

  • 9,76% + 1,5% +2,45% = 13,71%
  • 4000 * 13,71% = 548,40 zł → składki społeczne finansowane przez pracownika
  • 4000 – 548,40 = 3451,60 → podstawa do wyliczenia składki zdrowotnej
  • 3451,60 * 9% = 310,64 → składka zdrowotna do zapłaty
  • 3451,60 *7,75% = 267,50 → składka zdrowotna do odliczenia od podatku
  • 4000 – 548,40 – 111,25 = 3340,35
  • 3340 → zaokrąglona do pełnych zł podstawa opodatkowania
  • 3340 * 18% – 46,33 = 554,87
  • 554,87 – 267,50 = 287,37
  • 287 → zaliczka na podatek, podlegająca wpłacie do US

KWOTA NETTO = 4000 – 287 – 548,40 – 310,64 = 2853,96

Należy też pamiętać, że w odniesieniu do pracowników, którzy mają miejsce zamieszkania poza miejscem pracy i złożą takie oświadczenie na piśmie, stosuje się podwyższone koszty uzyskania przychodu w wysokości 139,06 zł.

Ponadto zaliczka na podatek pracownika ulega pomniejszeniu o 1/12 kwoty pomniejszającej podatek, czyli o 46,33 zł, gdy dana osoba nie pobiera emerytury, renty, nie prowadzi działalności gospodarczej. Jeśli uzyskuje dochody z tych źródeł, to z nich uwzględniana jest kwota zmniejszająca podatek – art. 32 ust. 3 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podsumowując należy zwrócić uwagę na dużą rozbieżność kwot – wynagrodzenie brutto pracownika 4000 zł, całkowity koszt pracodawcy 4824,40 zł, a pracownik otrzyma 2853,96 zł.

Ksiegowanie w KPIR

Kwestie poprawnego prowadzenia KPIR i właściwego ujmowania w poszczególnych kolumnach transakcji gospodarczych zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Bazując na tych wytycznych należy wskazać, że pracodawca uwzględni :

  • wynagrodzenie brutto pracownika w kolumnie 12,
  •  składki w części finansowanej przez siebie w kolumnie 13.