Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą często zadają księgowym pytanie, czy bilet komunikacji miejskiej może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez nich działalności. Odpowiedź znajdziecie w tym artykule.

Co może być kosztem uzyskania przychodów?

Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

W związku z tym należy stwierdzić, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatek, jeżeli zostaną spełnione następujące warunki:

  • wydatek taki powinien mieć na celu osiągnięcie przychodu (przychód rzeczywiście nie musi zostać osiągnięty, natomiast wydatek powinien dawać potencjalną możliwość jego osiągnięcia) lub zabezpieczenie albo też zachowanie źródła przychodu
  • wydatek taki nie powinien się znaleźć w katalogu wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 23 analizowanej ustawy
  • wydatek powinien zostać należycie udokumentowany (warunek ten wynika z rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).

bilet komunikacji miejskiej

Czy bilet komunikacji miejskiej może być kosztem?

Osoba prowadząca działalność gospodarczą sama decyduje o tym, jaki środek transportu będzie wykorzystywać w prowadzonej przez siebie działalności. W związku z powyższym nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorca jeździł do kontrahentów, czy też do siedziby swojej firmy komunikacją miejską i wydatki na tą komunikację rozliczał w kosztach uzyskania przychodów.

Co więcej, nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorca rozliczał w swojej działalności zarówno koszty eksploatacji samochodu, motocykla czy roweru, jak i koszty przejazdu komunikacją miejską. Ważne jest to, aby potrafił uargumentować wykorzystywanie obydwu środków transportu w prowadzonej przez siebie działalności. Dodać tutaj należy, że wydatek taki nie został zamieszczony w art. 23 ustawy o podatku dochodowym, wobec tego może stanowić koszt działalności gospodarczej.

Pozostaje jeszcze kwestia udokumentowania koszów przejazdu komunikacją miejską. Często pojawia się pytanie czy wymagana jest tutaj faktura, czy może to być dowód wewnętrzny do którego zostanie załączony bilet komunikacji miejskiej, bez faktury czy lub skasowanymi biletami jednorazowymi.

Wątpliwości dotyczące udokumentowania omawianych kosztów mogą się pojawić po analizie treści §14 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z ust. 1 tego przepisu na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Natomiast w myśl ust. 2 pkt 9 rozporządzenia takie dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Analizując przytoczony przepis należy stwierdzić, że możliwość udokumentowania poniesionych wydatków za pomocą dowodu wewnętrznego do którego załączony jest bilet komunikacji miejskiej została przewidziana w punkcie dotyczącym dokumentowania wydatków związanych z parkowaniem samochodu.W konsekwencji prowadzi to do wniosku, że wydatków związanych z przejazdem komunikacją miejską w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie można dokumentować za pomocą dowodu wewnętrznego z załączonym do niego biletem jednorazowym.

Wobec tego, w celu zaliczenia takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca powinien uzyskać fakturę.