Czym są akta osobowe? Dla kogo należy je prowadzić? Z ilu części się składają akta osobowe? Przez jaki okres czasu należy przechowywać akta osobowe?

Zgodnie z art. 94 ust. 9a ustawy z dnia 26.06.1974 r. kodeks pracy jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych pracownika. Pod pojęciem pracownika należy rozumieć osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę – art. 2 ustawy z dnia 26.06.1974 r. kodeks pracy. Natomiast pracodawca jest to jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników – art. 3 ustawy z dnia 26.06.1974 r. kodeks pracy.

Akta osobowe

Wszelkie uregulowania odnośnie akt osobowych znajdują się w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

 Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:

  • w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
  • w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
  • w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

W aktach osobowych należy przechowywać kopie lub odpisy dokumentów, oryginały powinny zostać przedstawione tylko do wglądu.

Akta osobowe

Akta osobowe – część A

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów: 

  1. wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  2. świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  3. dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  4. świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  5. orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  6. innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Ponadto osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Akta osobowe – część B

Część ta składa się z:

  • umowy o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń,
  • pisemnego potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją o warunkach zatrudnienia oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnienia do 2 dni wolnych do opieki nad dzieckiem do 14 roku życia,
  • PIT-2,
  • oświadczenia pracownika, o tym że wynagrodzenie będzie przekazywane na rachunek bankowy,
  • oświadczania dotyczącego podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,
  • dokumentów dotyczących powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
  • dokumentów związanych z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
  • oświadczenia dotyczącego wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  • dokumentów związanych z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
  • pism dotyczących udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
  • orzeczenia lekarskiego wydanego w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  • umowy o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy.

Akta osobowe – część C

Część ta składa się z:

  • oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • dokumentów dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy)
  • kopii wydanego pracownikowi świadectwa pracy, 
  • potwierdzenia dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  • umowy o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
  • orzeczenia lekarskiego wydanego w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. 

Obowiązek prowadzenia akt osobowych ciąży na pracodawcy bez względu na wielkość zatrudnienia i rodzaj prowadzonej działalności. Dokumentacja powinna być prowadzona w języku polskim. Ponadto po stronie pracodawcy jest zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej przed zniszczeniem oraz dostępem osób niepowołanych.

Co więcej pracodawca nie zakłada akt osobowych pracownika dla poszczególnych umów zawieranych z pracownikiem. Pracodawca zobowiązany jest prowadzić akta osobowe pracownika od momentu jego zatrudnienia na podstawie pierwszej umowy o pracę aż do zakończenia stosunku pracy.

Zgodnie z art. 281 ustawy z dnia 26.06.1974 r. kodeks pracy niedopełnienie obowiązku prowadzenia akt osobowych podlega karze od 1 000 zł do 30 000 zł.

W przypadku akt osobowych pracownika termin przechowania wynosi 50 lat licząc od dnia zakończenia stosunku pracy.

Czytaj

Matematyk, który ma ukończone studia w zakresie doradztwa podatkowego, zajmujący się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna między innymi z prywatnej praktyki.