Czym są akta osobowe? Jak je prowadzić? Jakie dokumenty powinny znaleźć się w aktach osobowych? W jakiej formie i jak długo należy przechowywać akta osobowe?

Witam Państwa bardzo serdecznie. Nazywam się Aneta Socha i jestem w inFakt Specjalistą ds. Kadr i Płac. Podczas dzisiejszego spotkania chciałabym Państwu przybliżyć temat akt osobowych. Drodzy Państwo zaczniemy temat akt osobowych od zadania sobie kilku pytań.

Dla kogo trzeba prowadzić akta osobowe?

Pierwsze z pytań na które chciałabym Państwu odpowiedzieć to: dla kogo trzeba je prowadzić? Akta osobowe są to dokumenty, które są prowadzone wyłącznie dla pracowników. I tutaj mówiąc o pracownikach mam na myśli osoby zatrudnione wyłącznie na podstawie umowy o pracę. Akta osobowe są prowadzone dla każdego z pracowników odrębnie i tutaj powinny one zawierać odpowiednie wykazy i każdy z dokumentów powinien być ponumerowany.

Z ilu części składają się akta osobowe?

Jeżeli chodzi o kolejne pytanie to tutaj: z ilu części składają się akta osobowe? Drodzy Państwo rozporządzenie, które określa nam ten dokument o nazwie “akta osobowe” określa, że powinien on składać się z trzech części. Pierwsza część A dotyczy wszelkich informacji, wszelkich dokumentów związanych z ubieganiem się danej osoby o zatrudnienie. Kolejna część B są to wszelkie dokumenty związane z zawarciem, a także z przebiegiem zatrudnienia u danego pracodawcy. I na koniec mamy część trzecią C: są to wszelkie dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy. Więc tak to dokładnie wygląda, mamy 3 grupy, mamy 3 można powiedzieć części, jeżeli chodzi o akta osobowe. Często spotykałam się też z pytaniami czy jest dodatkowe miejsce na jakieś dodatkowe dokumenty. Tutaj ustawodawca określił nam 3 części – mamy część A, B i C tak jak Państwu wspomniałam. Natomiast spotkałam się też z takimi dokumentami, które zawierały część D i były tam zawarte pozostałe informacje. Moim zdaniem lepszym rozwiązaniem jest sporządzenie akt w takiej formie, że mamy 3 części, natomiast założenie dla pracownika jakiejś dodatkowej teczki w której będą gromadzone jakieś pozostałe informacje, które nie znajdują się w aktach osobowych.

Ile czasu trzeba przechowywać akta osobowe?

Kolejne z pytań to: ile czasu trzeba przechowywać akta osobowe? Drodzy Państwo jeżeli chodzi o przechowywanie akt osobowych mamy dość długi okres, jest to 50 lat od momentu zakończenia współpracy z danym pracownikiem. Na ten moment akta osobowe sporządzane są w wersji papierowej, więc tutaj archiwizowanie tego przez ok. 50 lat może okazać się problematyczne dla wielu przedsiębiorców. Tutaj są specjalne instytucje, które zajmują się tego typu działalnością, przechowywaniem jakiś dokumentów. Natomiast zazwyczaj przedsiębiorcy na własną rękę starają się przechowywać te wszystkie dokumenty. A propos tego okresu m.in. przechowywania dokumentów kolejne z moich pytań: jakie są planowane zmiany odnośnie akt osobowych? Drodzy Państwo obecnie dysponujemy projektem ustawy zmieniającej, która określa, że akta osobowe byłyby przechowywane przez okres krótszy, znacznie krótszy, bo 10 lat. Ponadto byłaby możliwość przygotowywania i prowadzenia tych akt osobowych w formie elektronicznej. Natomiast na ten moment Drodzy Państwo jest to w sferze projektu, planów i obowiązuje nas wersja papierowa takich dokumentów i 50-letni okres przechowywania. Natomiast są szanse na to, że w jakiejś tam przyszłości zostanie to zmienione.

Czy w aktach można przechowywać oryginały dokumentów?

Kolejne z pytań, które często pojawia się w kontekście akt osobowych to: czy w aktach można przechowywać oryginały dokumentów? Drodzy Państwo w aktach nie przechowujemy oryginałów dokumentów, przechowujemy wyłącznie kopie lub odpisy. Tutaj tak to dokładnie wygląda i o tym należy pamiętać.

Kary

Drodzy Państwo można powiedzieć, że akta osobowe jest to dość istotny obowiązek dokumentacyjny. Za nie prowadzenie akt osobowych dla pracownika grożą kary od 1 000 zł do 30 000 zł. Ponadto jeżeli chodzi o kwestie akt osobowych obowiązek ich prowadzenia przez pracodawcę wynika stricte z kodeksu pracy.

Drodzy Państwo teraz przechodząc już do szczegółów czyli do dokładnego omawiania poszczególnych części akt osobowych chciałabym Państwu przedstawić te informacje. I tutaj mamy rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. To jest główny akt do którego powinniśmy się odnosić, w którym są zawarte informacje, które Państwu w tym momencie chciałabym przedstawić czyli jakie dokumenty zamieścić w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika.

Jakie dokumenty powinny znaleźć się w poszczególnych częściach akt?

Część A

Zacznijmy od części pierwszej, idziemy chronologicznie – mamy dokumenty związane z ubieganiem się danej osoby o pracę. Więc tutaj w momencie, gdy daną osobę chcemy zatrudnić, gdy dajemy jakieś ogłoszenie to mamy możliwość zgodnie z tym rozporządzeniem, które Państwu przedstawiłam, mamy możliwość proszenia naszych kandydatów o pewne dokumenty. I jeżeli taka osoba zostanie przez nas zatrudniona to te dokumenty powinny być w tych aktach osobowych, w części A zamieszczone. Tutaj jest mowa np. o takich dokumentach jak: kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie – często pracodawcy taki kwestionariusz osobowy stosują. Ponadto świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie – oczywiście jest to jak najbardziej pożądane, potwierdza nam to kwalifikacje naszego pracownika, a także jest to informacja np. o tym w jakim wymiarze będzie przysługiwał urlop danej osoby, ile urlopu już np. wykorzystała. Ponadto możemy mieć inne dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe tego naszego pracownika. Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Drodzy Państwo to jest bardzo istotny dokument tutaj, proszę pamiętać, że nie możemy dopuścić pracownika do pracy bez ważnych badań lekarskich. Więc on musi być skierowany, musi wykonać te badania przed dopuszczeniem go do pracy. Kolejnym dokumentem, który może znaleźć się w części A to dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy czyli np. jakieś informacje o przykładowo stopniu niepełnosprawności. Tutaj jest to istotne jeżeli chodzi o wymiar czasu pracy danej osoby czy też jeżeli chodzi o kwestie jakiegoś dodatkowego urlopu, który może przysługiwać tej osobie.

Część B

Kolejna część do której będziemy teraz przechodzić to część B. Tak jak już Państwu wspominałam dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnia. Więc tutaj jak sama nazwa wskazuje dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy czyli tutaj powinna się znaleźć przede wszystkim umowa o pracę lub jeżeli nie została zawarta to mamy jakieś potwierdzenie warunków zatrudnienia i ten dokument w aktach osobowych powinien zostać zamieszczony. Kolejne to pisemne potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy oraz przepisami BHP. Tutaj proszę pamiętać, że też pracownik przed dopuszczeniem go do pracy powinien przejść te szkolenia BHP, więc to jest bardzo istotne. Pisemne potwierdzenie, zapoznania się tymi informacjami powinno znaleźć się  aktach osobowych danego pracownika. Kolejna kwestia to jest zaświadczenie o ukończeniu. Kolejna kwestia to jest PIT-2. PIT-2 składają nam pracownicy, którzy w ramach umowy o pracę będą mieć odliczaną kwotę zmniejszającą podatek. W przypadku pracownika w trakcie trwania roku podatkowego całkowita kwota zmniejszająca podatek jaka może być rozliczona to jest 556,02, miesięcznie daje nam to odliczenie w wysokości 46,33. To odliczenie 46,33 jest uwzględnione przy wyliczaniu zaliczek na podatek dochodowy naszego pracownika, ale tylko pod warunkiem jeżeli wypełni nam ten PIT-2, czyli jeżeli zobliguje nas do uwzględnienia kwoty zmniejszającej podatek w trakcie roku podatkowego. Kolejna kwestia, kolejny dokument, który może znaleźć się w części B akt osobowych to oświadczenie o zamiarze korzystania z opieki nad dzieckiem do 14 r.ż. Mogą być też oświadczenia dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. Zasadą jest, że w przypadku pracowników koszty uzyskania przychodu to jest miesięcznie kwota 111,25 zł, natomiast jeżeli pracownik dojeżdża do miejsca pracy z innej miejscowości to może złożyć odpowiednie oświadczenie i wówczas będą mu przysługiwały podwyższone koszty uzyskania przychodu w wysokości 139,06 zł na miesiąc. Ponadto w aktach osobowych w części B powinny znaleźć się dokumenty odnośnie powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się. Najczęściej takie dokumenty stosowane są jeżeli np. powierzamy pracownikowi jakieś sprzęty np. komputer. Ponadto w części B powinny znajdować się dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych naszego pracownika, oświadczenie dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie. Kolejna myślę bardzo ważna rzecz to jest oświadczenie pracownika, że wynagrodzenie będzie przekazywane na rachunek bankowy. Drodzy Państwo obecnie zasada jest taka, że pracownik powinien otrzymywać wynagrodzenie w formie gotówkowej. Natomiast na swój wniosek może otrzymywać to wynagrodzenie na rachunek bankowy. Był projekt ustawy, jest obecnie projekt ustawy, który przewiduje zmiany w tym zakresie czyli, że zasadą byłoby dokonywania płatności wynagrodzenia na rachunek bankowy, natomiast na wniosek pracownika to wynagrodzenie mogłoby być przekazywane w formie gotówkowej. Natomiast to jest tylko i wyłącznie projekt, na ten moment zasadą jest przekazywanie wynagrodzenia w formie gotówkowej, a na wniosek pracownika, na oświadczenie pracownika wynagrodzenie jest przekazywane na rachunek bankowy. Kolejnym dokumentem, który może znaleźć się w części B, jeżeli taka okoliczność zajdzie to są dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody, wyróżnienia lub też w sytuacji, gdy otrzyma karę porządkową. Kolejne dokumenty to dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopów związanych z rodzicielstwem. I tutaj mamy na myśli urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielski, ojcowski i wychowawczy. Czyli jeżeli takie wnioski zostaną złożone przez pracownika te dokumenty powinny znaleźć się w aktach osobowych tego pracownika w części B. Kolejny dokument, który powinien znaleźć się w części B to są dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego, orzeczenie lekarskie w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi lub kontrolnymi, jeżeli takie będą przeprowadzane. I jeżeli chodzi o część to jeszcze mamy kilka takich dokumentów, które Państwu chciałabym przedstawić. M.in. umowa o zakazie konkurencji jeżeli została zawarta. Myślę, że coraz częściej pracodawcy na takie rozwiązanie się decydują. Jeżeli taka umowa zostanie sporządzona to oczywiście jak najbardziej powinna się znaleźć w części B akt osobowych. Ponadto wszelkiego rodzaju wnioski pracownika tj. dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy. Jeżeli pracownik wnioskuje o skrócony tydzień pracy lub też system pracy, w którym praca będzie świadczona w piątki, soboty, niedziele i święta. Więc jeżeli pracownik któryś z tych wniosków nam złoży to jesteśmy zobligowani do tego, aby takie wnioski zamieścić w części B. Ponadto jeszcze mogą w części B znaleźć się wnioski pracownika o poinformowanie właściwego Inspektora Pracy o zatrudnieniu pracowników pracujących w nocy oraz taka kopia dokumentu dla Inspektora. Wszelkiego rodzaju korespondencje z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową. Więc takie informacje jak najbardziej powinny znaleźć się w części B. I też informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony. Jeżeli chodzi o część B ona jest najbardziej rozbudowana. Tutaj dotyczy ona zatrudnienia, zawarcia umowy i dotyczy też całego przebiegu tutaj tej pracy u danego pracodawcy. Więc tutaj ta część jest najbardziej rozbudowana, najwięcej informacji w tej części właśnie znajdziemy.

Część C

I Drodzy Państwo jeżeli chodzi o część C to jest ostatnia część jeżeli chodzi o akta osobowe. Tutaj mamy dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Czyli przede wszystkim jakieś oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązanie umowy o pracę, oświadczenie o żądaniu wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wychowawczy, kopie wydanego pracownikowi świadectwa pracy, jeżeli zostało to zrobione niezwłocznie, także potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym. Może zdarzyć się też sytuacja taka,  że po ustaniu zatrudnienia pracodawca zobliguje pracownika do tego, aby nie wykonywał czynności w ramach umowy o pracę na rzecz innego pracodawcy, te same, które wykonywane były u niego. I wówczas mamy do czynienia z umową o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy. Więc takie sytuacje też są stosowane. Natomiast tutaj jeżeli taka umowa zostanie zawarta zamieszczamy ją w części C akt osobowych. I takim dokumentem, który może znaleźć się też w części C to jest orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy. Więc Drodzy Państwo uregulowań co do akt osobowych jest kilka. Należy o nich pamiętać.

Myślę, że jeżeli chodzi o sam podział akt osobowych należy pamiętać te ogólną zasadę, która mówi, że w części A zawieramy informacje na temat ubiegania się pracownika o pracę, w części B – zatrudnienia i przebiegu zatrudnienia i w części C – rozwiązania pracy z danym, można powiedzieć okresu po ustaniu zatrudnienia. Więc tutaj takie są najistotniejsze kwestie. Jest obowiązek prowadzenia tych dokumentów dla pracowników. Za nieprowadzenie są dość znaczne kary tak jak już Państwu wspomniałam, od 1 000 zł do 30 000 zł, więc myślę, że należy tego obowiązku dopilnować. Należy też przedsiębiorcom na taką, na konieczność prowadzenia takiej dokumentacji zwracać uwagę.

Drodzy Państwo jeżeli chodzi o dzisiejsze spotkanie, o te informacje, które chciałam Państwu przekazać, to by było wszystko. Dziękuję serdecznie za dzisiejsze spotkanie i zapraszam na kolejne odcinki “Kursu z księgowości.”

Więcej informacji można znaleźć tutaj.