Pracodawca zatrudniając osoby na podstawie umowy  o pracę musi dopełnić wielu obowiązków, jednym z nich jest prowadzenie akt osobowych pracowników. W tym artykule przedstawimy informacje o tym z ilu części się one składają i co, w jakiej należy przechowywać.

Akta osobowe pracownika

Konieczność ich prowadzenia wynika z art. 94 ust. 9a kodeksu pracy.

Dokładne informacje dotyczące akt pracowniczych zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 1996 r. Nr 62 poz. 286).

Zgodnie z  przepisami rozporządzenia pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika osobno. Akta pracownicze powinny być podzielone na trzy części A, B, C – każdą z tych części omówię dokładnie poniżej:

Cześć A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie:

Część ta składa się z:

  • kwestionariusza osobowego pracownika ubiegającego się o pracę,
  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia,
  • certyfikatów potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  • orzeczenia lekarskiego stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów,
  • dokumentów stanowiących podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy,
  • innych dokumentów przedstawionych przez osobę ubiegającą się o pracę, potwierdzające jej dodatkowe kwalifikacje.

Uogólniając należy wskazać, że w tej części znajdują się dokumenty, które pracodawca zgromadził przed zawarciem stosunku pracy.

akta osobowe pracownika

Cześć B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika:

Część ta składa się z:

  • umowy o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń,
  • pisemnego potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją o warunkach zatrudnienia oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnienia do 2 dni wolnych do opieki nad dzieckiem do 14 roku życia,
  • PIT-2,
  • oświadczenia pracownika, o tym że wynagrodzenie będzie przekazywane na rachunek bankowy,
  • oświadczania dotyczącego podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,
  • dokumentów dotyczących powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
  • dokumentów związanych z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
  • oświadczenia dotyczącego wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  • dokumentów związanych z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
  • pism dotyczących udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
  • orzeczenia lekarskiego wydanego w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  • umowy o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy.

 

Cześć C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia:

Część ta składa się z:

  • oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • kopi wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
  • potwierdzenia dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  • umowy o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
  • orzeczenia lekarskiego wydanego w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

WAŻNE!

W aktach osobowych należy przechowywać kopie lub odpisy dokumentów, oryginały powinny zostać przedstawione tylko do wglądu.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Pracodawca ma obowiązek aktualizować akta oraz chronić je przed zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych.

Zgodnie z art.281 kodeksu pracy niedopełnienie tych obowiązków podlega karze od 1 000 zł do 30 000 zł.

Matematyk, który ma ukończone studia w zakresie doradztwa podatkowego, zajmujący się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna między innymi z prywatnej praktyki.