Co to są akta osobowe? Z ilu części się składają? Kto, dla kogo i w jakiej formie powinien je prowadzić? Jak długo należy je przechowywać? W tym wpisie odpowiem na najczęstsze 9 pytań o akta osobowe.

Kto prowadzi akta osobowe i dla kogo?

Akta osobowe, to dokumenty które muszą być prowadzone dla każdego z pracowników osobno. Obowiązek ich przygotowania i prowadzenia ciąży na pracodawcy, który może zlecić ich przygotowanie księgowemu.

Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

[art. 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, oraz art. 2 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy]

Czy zatrudniony ma wgląd do tej dokumentacji?

Tak, pracownik przez cały okres zatrudnienia ma prawo wglądu do swoich akt osobowych. Jeśli pracodawca nie wyraziłby na to zgody, to pracownik może złożyć skargę do PIP.

Co to są akta osobowe?

Są to dokumenty, które dotyczą okresów ubiegania się o pracę, przebiegu zatrudnienia, rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, a także informacje o ukaraniu pracownika.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych musi zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

[§ 3 i 4 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej]

Z ilu części się składają?

Akta osobowe od 2019 r. są czteroczęściowe. Informacje o dokumentach i oświadczeniach, jakie należy zamieścić w poszczególnych częściach znajdują się tutaj.

Dokumentację pracowniczą można obecnie prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. To pracodawca decyduje o tym, które rozwiązanie jest dla niego lepsze.

Ile czasu należy przechowywać akta osobowe?

Okres przechowywania zależy od momentu zatrudnienia pracownika i tego, czy złoży w ZUS odpowiednie dokumenty.

Czego nie umieszczamy w aktach osobowych?

W aktach osobowych nie przechowuje się między innymi dokumentów dotyczących:

  • ewidencjonowania czasu pracy,
  • wniosków np. o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy,
  • indywidualnego systemem pracy np. zadaniowego czasu pracy, wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
  • zgód pracowników pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy,
  • zgód pracownic w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy.

[§ 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej]

akta osobowe

Co dzieje się z aktami po zamknięciu firmy?

Po likwidacji działalności przedsiębiorca powinien zadbać zabezpieczenie dokumentów do momentu ich przedawnienia. Jeśli przedsiębiorca przekaże dokumenty do archiwum, to musi zapewnić środki na zabezpieczenie dokumentów do okres przedawnienia.

[art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ]

Co w sytuacji gdy akta ulegną zniszczeniu?

Generalnie należy pamietać, że pracodawca powinien zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą, powinien chronić je przed zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych.

W sytuacji zniszczenia lub zgubienia dokumentów pracodawca powinien postarać się je odtworzyć. Jeśli pracodawca takich dokumentów nie wyda, a pracownik poniesie z tego tytułu szkodę np. nie będzie miał potwierdzenia uprawnień, które uniemożliwią mu podjęcie nowej pracy, to może się też starać o odszkodowanie. Jak wskazują przepisy przysługuje ono w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.

[§ 8, 9, 10 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz art. 99 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy].

Jakie są kary za nieprowadzenie tej dokumentacji?

Za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, pracodawcy grożą kary w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł.

[art. 281 pkt 6 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy].

Sprawdź swoją wiedzę na temat:

Aktach osobowych

Firma X zatrudniła pana Darka w 1989 r. Przez ile lat musi przechowywać akta osobowe tego pracownika?

Prawidłowo ! Błędnie

Czy wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego powinien znaleźć się w aktach osobowych?

Prawidłowo ! Błędnie

Czy pracownik ma prawo do wglądu do swoich akt osobowych?

Prawidłowo ! Błędnie