Osoby biegłe w swojej dziedzinie mogą czasem nie zauważyć, że ich wiedza nie jest oczywista dla innych. Tak się zdarza w przypadku księgowych, którzy nie zawsze podsuwają pewne sugestie przedsiębiorcom. Oto 7 prostych sposobów, jak księgowy może pomóc przedsiębiorcy i tym samym stać się najchętniej polecanym księgowym.

Pomocny księgowy ma zadowolonych klientów

Księgowi figurujący w inFaktowej bazie opisani są przez szereg cech ważnych dla przedsiębiorcy. Jedną z nich jest ocena w skali 1-10 bazująca na badaniu, które przeprowadzamy co kwartał (ocena pokazuje wynik ostatniego badania).

Np. nasza koleżanka Marta Serafin ma ocenę 8,6/10 oraz sporo komentarzy od zadowolonych klientów.

Oczywiście na wysoką ocenę księgowych wpływa wiele kwestii, w tym poprawność rozliczeń, wiedza księgowa i dzielenie się nią w zrozumiały sposób. Ale to nie wszystko.

Doskonałym sposobem na zwiększenie swojej oceny jest też podsuwanie klientom prostych, pomocnych rozwiązań, o których mogą zwyczajnie nie wiedzieć. Oto 7 przykładów.

Sugestia 1: Wysyłaj faktury elektroniczne bez pytania o zgodę

Przejście na obrót dokumentami elektronicznymi wymaga pewnej zmiany sposobu myślenia, ale ma wiele korzyści. Warto pamiętać, że przepisy tę opcję dopuszczają.

Pierwsza kwestia to faktury przychodowe – jeśli klient wysyła faktury papierowe mimo że klienci o nie nie proszą, to warto go poinformować, że może przestać. Można wysłać fakturę e-mailem bez pytania klienta o zgodę, a jeśli ją opłaci, to przyjmuje się, że taką zgodę wyraża.

Druga sprawa to koszty. Wystarczy zaproponować klientowi, aby wykonywał zdjęcia faktur kosztowych i wysyłał je na specjalny adres e-mail zamiast dowozić je w formie papierowej do biura. To zaoszczędzi czas obu stronom.

Sugestia 2: Zrezygnuj z papierowej dokumentacji pracowniczej

Od 2019 r. dokumentacja pracownicza może być tworzona i przechowywana jako pliki elektroniczne.

Przejście na taki sposób warto wykonać od razu, kiedy będzie taka opcja, bo ma to wiele zalet. To oszczędność czasu i miejsca na przechowywanie ton papieru – istotne zwłaszcza dla firm, które zatrudniają wielu pracowników.

Dodatkowo odpada ryzyko, że po wielu latach dokumentacja wyblaknie i stanie się nieczytelna (a taką dokumentację przechowuje się aż 50 lat).

Sugestia 3: Przejdź na podatki kwartalne, jeśli tylko możesz

Gdy nowy klient firmy księgowej rozlicza podatki miesięcznie, mimo że mógłby kwartalnie, to jest niemal pewne, że nie ma pojęcia o zaletach rozliczeń kwartalnych.

Jeśli tylko przedsiębiorca może, to powinien rozliczać podatki kwartalnie, a nie miesięcznie. Dlaczego?

Po pierwsze dlatego, że wtedy tylko raz na trzy miesiące musi zgromadzić i przesłać wszystkie koszty z okresu. Po drugie, wykonuje tylko cztery przelewy, a nie dwanaście, dzięki czemu ma więcej gotówki do dyspozycji “na wszelki wypadek”.

No i po trzecie: prędzej czy później ktoś tego przedsiębiorcę uświadomi o zaletach podatków kwartalnych. A wtedy może nie być zadowolony, że księgowy nie dał mu o tym znać.

Sugestia 4: Przejdź na podatek liniowy – we właściwym momencie

W niektórych przypadkach podatek liniowy jest bardziej opłacalny niż zasady ogólne. Żeby jednak to określić, trzeba znać sytuację przedsiębiorcy. Chodzi przede wszystkim o to czy planuje rozliczać się wspólnie z małżonkiem, a jeśli tak, to jaką kwotę małżonek ma szansę zarobić w ciągu roku.

To z pewnością delikatna i dość prywatna kwestia, ale oszczędności związane z przejściem na podatek liniowy to gra warta świeczki. Klient na pewno będzie z tego zadowolony.

Przy okazji przypomnijmy, że na podatek liniowy można przejść raz w roku do 20 stycznia. Przeczytajcie nasz poradnik o tym, kiedy podatek liniowy staje się opłacalny.

Sugestia 5: Jest sposób na uniknięcie kasy fiskalnej – dla firm przyjmujących płatności online

Według ogólnej zasady, kasy fiskalnej nie trzeba stosować m.in. w sytuacji, w której zapłata za towar lub usługę w całości jest dokonywana za pośrednictwem poczty, banku bądź spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Inaczej mówiąc – przelewem (np. przez Szybkie Płatności).

W takiej sytuacji przedsiębiorca musi prowadzić dodatkową ewidencję sprzedaży, na podstawie której można połączyć transakcje z poszczególnymi płatnościami.

Jaką tutaj możemy dać sugestię przedsiębiorcy?

Przedsiębiorca może zdecydować, że przyjmuje płatności tylko przelewem, przy czym przelewy muszą być opisane w odpowiedni sposób. Wtedy uniknie kasy fiskalnej. W niektórych branżach nie będzie to problemem, zwłaszcza w przypadku działalności w Internecie.

Oczywiście dotyczy to przedsiębiorców, którzy nie muszą stosować kasy fiskalnej ze względu na rodzaj sprzedaży.

Sugestia 6: Wprowadź do firmy stary samochód – jeśli masz dowód zakupu

Możliwość wprowadzenia do firmy starego samochodu z majątku prywatnego to jedna z najbardziej korzystnych opcji dla samozatrudnionych. Jest tylko jeden warunek.

Trzeba posiadać dowód zakupu sprzed wielu lat (np. umowę lub fakturę), na którym figuruje pierwotna wartość zakupu pojazdu.

Dzieje się tak dlatego, że w takiej sytuacji wartość początkową podlegającą amortyzacji stanowi pierwotna kwota zakupu – nawet jeśli obecna wartość pojazdu jest dużo niższa. W praktyce oznacza to wysokie odpisy amortyzacyjne, które obniżą podatek dochodowy.

Warto też uprzedzić klienta, że jeśli nie posiada dowodu zakupu, to wartość początkową ustala się na podstawie wyceny. Wtedy jest znacznie niższa od pierwotnej.

Sugestia 7: Współpracujesz z firmą spoza Polski? Zarejestruj się do VAT-u

Księgowym może być trudno sugerować, że warto zarejestrować się do VAT-u, gdy nie jest to konieczne. VAT kojarzy się źle – zwykle oznacza bowiem doliczanie dodatkowej kwoty do sprzedaży, czyli wyższe ceny dla klientów.

Pamiętajmy jednak, że VAT-u nie dolicza się, gdy nabywcą usługi jest inna firma spoza Polski. Wtedy przedsiębiorca mający siedzibę w Polsce wystawia fakturę “np” (czyli “nie podlega opodatkowaniu”), na której nie figuruje kwota i stawka VAT. Jeśli jednak dokonuje zakupów “na firmę” związanych z tą działalnością i opodatkowanych VAT-em, to wtedy może wnioskować o zwrot VAT-u.

Czy to częsta sytuacja? Jak najbardziej tak!

Wiele zagranicznych firm z krajów “starej” UE, USA, czy Kanady korzysta z usług programistów i grafików z Polski z uwagi na ich wysoką jakość, konkurencyjne ceny i świetną komunikację. Taki programista czy grafik jak najbardziej może skorzystać z opisanej powyżej sytuacji.

Zajrzyjcie też do naszego poradnika pokazującego jak rozliczać usługi programistyczne dla firm zagranicznych.