Księgowość wydaje się dziedziną, w której najważniejsze są certyfikaty i twarde kompetencje, zwłaszcza znajomość przepisów. Ale wymagający rynek usług księgowych sprawia, że kluczowe stają się kompetencje miękkie księgowych, które decydują o pozyskaniu i utrzymaniu klienta.

1. Zdolność do proaktywnego dzielenia się pomysłami i wiedzą

Według badania firmy Sleeter Group aż 72% przedsiębiorców oczekuje od księgowych proaktywnych porad pomagających im w prowadzeniu biznesu. Warto mieć to na uwadze dbając o pozyskanie oraz – przede wszystkim – utrzymanie klientów.

Niektórzy księgowi tylko odpowiadają na pytania przedsiębiorców. I to z pewnością jest ważne, ale to za mało – najlepsi księgowi aktywnie uczestniczą w prowadzeniu biznesu.

Powód jest prosty – przedsiębiorcy mogą nie mieć całościowego spojrzenia obejmującego finanse. O zawiłościach finansowych i podatkowych mogą nie wiedzieć, bo zajmują się biznesem, a nie formalnościami. To jest ogromne pole do popisu dla najlepszych księgowych, którzy mają wiedzę zarówno o stanie finansów firmy, jak i o regulacjach, w ramach których firmy działają.

2. Szybkie uczenie się i zdolność adaptacji

Jedna z ankiet firmy Sage wykazała, że aż 49% księgowych widzi potrzebę automatyzacji zadań, a 66% z chęcią zainwestowałoby w sztuczną inteligencję, aby przyspieszyć swoją pracę.

Nic dziwnego – obecnie z każdym rokiem rośnie liczba technologii, które obejmują takie dziedziny jak płatności online, czy automatyczne odczytywanie danych z dokumentów księgowych.

W świecie, w którym nowe usługi “fintech” stają się powszechne z dnia na dzień, umiejętność szybkiego i samodzielnego uczenia się jest kluczowa. Dotyczy to nie tylko zdolności do nabywania wiedzy, ale także umiejętności wyszukiwania jej i otwartości, aby ją pozyskać.

Dla niektórych zawodów księgowych ryzyko automatyzacji wynosi aż 98% (wprowadzanie danych), ale dla innych tylko 6,9% (CFO). Zdolność adaptacji w zmieniających się warunkach jest wobec tego kluczowa, aby pozostać konkurencyjnym w branży księgowej.

3. Umiejętność rozwiązywania problemów

W księgowości, podobnie jak np. w programowaniu, kluczową umiejętnością miękką jest zdolność (i chęć) rozwiązywania problemów. Księgowi wielokrotnie w swojej pracy stykają się z problemami, które wymagają efektywnych rozwiązań.

Mogą one dotyczyć zawiłości prowadzonego biznesu, który ewoluuje – pojawiają się nowe potrzeby, nowe produkty, nowi pracownicy. Zdarza się, że biznes rośnie i obejmuje kolejne rynki, także zagraniczne. Łamigłówki księgowe mogą także dotyczyć zmieniającego się prawa, które należy nie tylko poznać, ale także umieć zastosować w realiach danej firmy.

4. Efektywna organizacja pracy (z komputerem)

Organizacja pracy rozumiana jako umiejętność dotrzymywania terminów i kategoryzowania papierowych dokumentów to dla księgowych standard. Ale dzisiaj to nie wszystko.

Gdy głównymi narzędziami pracy są przeglądarka internetowa, system do księgowości online, pliki elektroniczne, email i smartfon – organizacja pracy i zarządzanie czasem osiągają zupełnie nowy wymiar.

Kluczowe staje się sprawne wykorzystanie technologii. Chodzi zarówno o przydatne urządzenia, jak i o efektywną pracę na komputerze, w tym zwłaszcza zarządzanie e-mailem i posiadanymi plikami.

Aby uporać się z chaosem w skrzynce e-mailowej można wdrożyć tzw. “inbox zero”. Chodzi o optymalizacje pracy z e-mailem, w której pozbywamy się e-maili zbędnych, a z ważnymi staramy się uporać w optymalnym czasie. Każdy e-mail “wiszący” w skrzynce odbiorczej może być skutecznym rozpraszaczem.

Zupełnie odrębną koncepcją jest właściwe kategoryzowanie plików i folderów na dysku komputera, tak aby zawsze były dostępne. Np. warto raz na zawsze zrezygnować z popularnego sposobu zapisywania wszystkiego na pulpicie i zbudować zrozumiałą hierarchię folderów, a pliki nazywać zgodnie z ich zawartością.

Istotne jest też przechowywanie plików w bezpiecznych lokalizacjach. Dysk C, na którym zwykle zainstalowany jest system, nie jest dobrą lokalizacją. Bezpieczniej trzymać ważne pliki np. na dedykowanej partycji, szyfrowanym pendrivie lub “w chmurze” np. korzystając usługi Dropbox.

5. Umiejętność prostego opisywania trudnych zagadnień

Jeden z cytatów, który powinien przyświecać księgowym brzmi: “Jeśli nie potrafisz wyjaśnić danego zagadnienia w prosty sposób, to znaczy, że tak naprawdę go nie rozumiesz.” Umiejętność mówienia w prosty sposób o trudnych kwestiach wymaga pewnej dozy autorefleksji.

Każdy, choćby najbardziej doświadczony księgowy, był kiedyś na takim etapie życia, w którym nie wiedział co to jest dowód wewnętrzny, jak rozwinąć skrót WNT i jak obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy.

Aby nauczyć się opisywać takie zagadnienia w prosty sposób wystarczy wyobrazić sobie samego siebie sprzed wielu lat i wyjaśnić je tak, żeby były zrozumiałe dla każdego.

Ta umiejętność jest o tyle ważna, że w Polsce przepisy często się zmieniają i bywają ze sobą sprzeczne, a ustawy i rozporządzenia są napisane trudnym językiem, pełnym wielopoziomowych odniesień.

6. Umiejętność pisania w zrozumiały sposób, czyli tzw. lekkie pióro

Wśród osób aktywnych zawodowo pokutuje niekiedy myślenie, że umiejętność pisania tekstów to talent, który niektórzy posiadają, a inni nie. To oczywiście błąd.

Każdy może nauczyć się pisać zrozumiale po prostu ćwicząc – pisząc i czytając teksty, zarówno własne, jak i cudze.

W świecie, w którym króluje komunikacja online, umiejętność pisania w zrozumiały sposób jest kluczowa, bo dzięki temu przekazujemy klientom najważniejsze informacje. Wielokrotnie od tego, czy klienci zrozumieją e-maila lub tekst na stronie www zależy, czy będą działali zgodnie z przepisami.

Sprawdźcie 5 zasad jak pisać o księgowości w zrozumiały sposób.

7. Myślenie jak przedsiębiorca, czyli tzw. duch przedsiębiorczości

Na koniec prezentujemy umiejętność (a może cechę) szczególnie nam bliską.

W ogłoszeniach o pracę inFaktu często piszemy, że oczekujemy od kandydatów “ducha przedsiębiorczości”. Co to właściwie oznacza?

Chodzi o wieloaspektowe rozumienie na czym polega prowadzenie firmy – nie tylko jeśli chodzi o podatki i finanse, ale także cele, kulturę i politykę firmy, zatrudnianie pracowników, pozyskiwanie i utrzymywanie klientów, ekspansję na nowe rynki, działania marketingowe, PR-owe i wiele innych.

W zawodzie księgowego ta zdolność jest bezcenna.

Jedynie księgowy rozumiejący przedsiębiorców jest w stanie być tym “zaufanym doradcą” – jak księgowi nazwali samych siebie w badaniu SKwP.