Jako że praca księgowego wymaga utrzymania wysokiego poziomu organizacji i skupienia, wdrożenie kilku nowych nawyków pozwoli zaoszczędzić sporo czasu, stresu i energii. Sprawdźcie tę listę nawyków, które pomogą rozwijać się w tej wymagającej branży.

Nowe nawyki – inspiracja dla księgowych

Ta lista odnosi się do rozwijania umiejętności miękkich ważnych dla księgowych, a więc nie znajdziecie tu raczej pomysłów np. jak zoptymalizować księgowanie kosztów. Ale stosowanie poniższych porad może wpłynąć na efektywność w trakcie całej pracy, więc także podczas wykonywania typowych zadań.

Rzecz jasna listę warto potraktować jako propozycje i inspirację, które mogą, ale nie muszą w pewnych kwestiach pomóc. W przypadku takich nawyków wszystko zależy od konkretnej osoby, jej temperamentu i preferencji.

1. Sprawdzaj maila w określonych godzinach i szybko odpowiadaj na maile

Bardzo trudno osiągnąć porządek w skrzynce mailowej, ale w pracy jest on niezbędny. Sprawia, że szybko odpowiadamy na ważne e-maile i niczego nie pomijamy. Przedsiębiorcy spodziewają się możliwie szybkiej odpowiedzi na swoje zapytania e-mailowe, a księgowy, który sprawnie i zrozumiale odpowiada na e-maile ma dużo wyższą ocenę u klientów.

Warto więc wdrożyć zasadę, aby na e-maile wymagające odpowiedzi odpowiadać natychmiast. A żeby praca nie zamieniła się wyłącznie w odpowiadanie na e-maile, można wdrożyć określone przedziały czasowe, w których sprawdzamy skrzynkę i piszemy odpowiedzi.

To ile tych przedziałów na obsługę e-maila powinno być warto uzależnić od liczby ważnych wiadomości, które średnio przychodzą w ciągu dnia. Jeśli są ich dziesiątki (lub setki) to przedziałów, w których poświęcamy czas na obsługę e-maila powinno być odpowiednio wiele.

2. Zacznij pisać o księgowości

Pisanie tekstów o księgowości to doskonały sposób, aby szybko i bezboleśnie przyswoić sobie trudne zagadnienia, np. o nowych przepisach (jak JPK, czy ulga na start).

Dzieje się tak dlatego, że pisanie to zarazem edukowanie innych, a to z kolei najbardziej skuteczny sposób edukowania samego siebie. O tym mówi poniższa piramida skuteczności uczenia się.

Piramida poziomów uczenia się

Autor: Erik M. Francis (prezentacja)

A gdzie pisać?

Na pewno nie “do szuflady”, bo wówczas tekst nie trafi do czytelników, którzy ocenią na ile jest przydatny.

Większość księgowych ma swoją stronę www z sekcją blog, która może służyć do dzielenia się wiedzą. Jeśli bloga nie ma (albo w ogóle nie ma strony www) pisać i publikować można w takich serwisach jak Linkedin, czy Medium. Gotowy tekst wyjaśniający trudne zagadnienie można wysyłać klientom jako link.

3. Dziel zadania metodą Kanban

Nawet najlepiej ułożone plany mogą nie wypalić, gdy musimy mierzyć się z natłokiem pracy. Wówczas często panikujemy nerwowo przeglądając niedokończone listy zadań. Zwykle powodem jest to, że podejmujemy się za wielu zadań do zrobienia w ciągu dnia, a plany nie są efektywne i realistyczne.

Aby uporządkować tworzone listy zadań można zastosować technikę Kanban. Według Kanban, tworzy się trzy listy, które dzielą zadania na “do zrobienia”, “w trakcie” i “zrobione”.

Zadania warto oznaczać kolorami w zależności od tego na ile są pilne i na ile są ważne, do czego można zastosować tzw. macierz Eisenhowera, którą prezentuje poniższa tabela. Zadania, które nie są ani pilne ani ważne nie powinny zajmować nam czasu.

Źródło: expertprogrammanagement.com

4. Rozwijaj swój umysł grając w gry strategiczne

Gry strategiczne z elementami ekonomii to świetny sposób, aby rozwijać umiejętności ważne w pracy księgowego. Chodzi zwłaszcza o planowanie, podejmowanie decyzji i umiejętność efektywnego rozwiązywania problemów.

Według niedawnego badania, aż 86% CFO uznało, że umiejętność strategicznego myślenia jest bardzo istotna dla wszystkich zawodów finansowych i księgowych.

Badania naukowe pokazują, że granie w gry strategiczne to świetny sposób, aby rozwijać różne funkcje umysłu. Regularni gracze odznaczają się poprawą zarówno ciągłej, jak i selektywnej uwagi, a ich umysły wymagają mniej energii, aby utrzymać skupienie w trakcie wymagających zadań.

W ramach inspiracji, zajrzyjcie do naszego artykułu pokazującego 12 niezwykle angażujących gier dla księgowych.

5. Zacznij medytować – nawet 3 minuty dziennie

Według badań medytacja przez 25 minut dziennie wiąże się ze znaczącym wzrostem koncentracji, komunikatywności i kreatywności.

Skany wykonane metodą rezonsansu magnetycznego pokazują spadek fal beta i zarazem wzrost fal alfa (tych związanych z kretywnością) w trakcie medytacji. Pozwala to umysłowi lepiej przetwarzać informacje i wpływa na lepszą aktywność umysłową. Dodatkowo, medytacja wpływa na zmniejszenie stresu i niepokoju.

Rzecz jasna 25 minut dziennie to bardzo długo – zwłaszcza na początek. Z medytacją, podobnie jak z każdym innym nowym nawykiem, warto zacząć od możliwie małego zobowiązania, np. 3 minuty dziennie. Z czasem można go zwiększać. Poniższy film pokazuje technikę 3-minutowej medytacji.

6. Odkryj złe nawyki i zmień je

Warto poświęcać czas na analizowanie własnych nawyków, aby zlokalizować te niedobre. Na jakie nieistotne rzeczy tracimy czas w trakcie pracy? Co sprawia, że trudno nam się skupić? Jakie aspekty w pracy są najtrudniejsze?

Złe nawyki mogą przysporzyć nie tylko dodatkowej pracy, ale wręcz rozmaitych kłopotów. Np. brak organizacji w skrzynce e-mailowej może skutkować niedotrzymaniem terminów, braku odpowiedzi na zapytania klientów i zgubionych dokumentów, które dotarły w załącznikach.

Jednym ze sposobów na poradzenie sobie ze złymi nawykami jest przeznaczenie kilku dni na skrupulatne zapisywanie wszystkich czynności i czasu ich trwania w trakcie dnia pracy. Analizując je później np. w kontekście tygodnia można z łatwością odkryć najsłabsze punkty w organizacji dnia.