Pisanie zrozumiałych tekstów jest niezwykle ważne dla księgowych, którzy wykorzystują tę umiejętność obsługując i pozyskując klientów. Jest to o tyle problematyczne, że tematyka podatków i ZUS-u nie należy do prostych i przyjemnych. W tym artykule pokazujemy jak pisać o księgowości, aby teksty były proste i zrozumiałe dla każdego czytelnika.

Mity związane z “lekkim piórem”

Umiejętność pisania tekstów kojarzy się niekiedy z talentem, który jedni posiadają, a inni nie.

Nic bardziej mylnego.

Pisanie jest jak każda inna umiejętność – można się go nauczyć poznając pewne zasady i ćwicząc tak długo, aż teksty będzie się “dobrze czytało”. Bardzo ważne jest tutaj obiektywne spojrzenie na napisany tekst w taki sposób, w jaki spojrzałby potencjalny czytelnik.

A tymczasem księgowi nie tylko powinni, ale wręcz muszą pisać. Chodzi co najmniej o trzy rodzaje tekstów:

  • Emaile do pojedynczych przedsiębiorców i newslettery do grup

Chodzi o wiadomości w sprawach podatków klienta, nowych składek ZUS, terminów, brakujących faktur, zasad współpracy, cenników i zmianach w nich.

Poza tym biuro rachunkowe często informuje wszystkich klientów o zmianach w prawie, nowych obowiązkach lub nowych możliwościach, jak choćby działalność bez rejestracji lub słynna ulga na start.

  • Teksty na stronę internetową

Teksty są podstawą dla każdej strony www biura rachunkowego, bo nie da się opowiedzieć o usłudze tylko zdjęciami lub filmami. Chodzi zarówno o opis usług, cenniki, czy dane kontaktowe, jak i niezbędne informacje prawne oraz podatkowe.

  • Teksty do zewnętrznych serwisów

Z uwagi na to, że tematyka podatkowa jest bardzo “medialna”, księgowi mają szerokie możliwości publikowania w zewnętrznych mediach. To także wymaga słowa pisanego.

Księgowi inFaktu regularnie pojawiają się na łamach Money.pl, Infor.pl, czy nawet Antyweb.pl, który może nie jest serwisem podatkowym, ale odwiedza go wielu przedsiębiorców.

jak pisać o księgowości

W jakim celu piszemy?

Problem z tekstami o księgowości jest taki, że nigdy nie piszemy ich “do szuflady” lub wyłącznie dla przyjemności. Takie teksty mają ściśle określonego odbiorcę i precyzyjnie określone cele, które mają realizować.

Cele zazwyczaj są dwa:

  1. Dostarczyć zrozumiałych informacji (np. o nowych zasadach split payment)
  2. Zainspirować lub skłonić do działania (np. o dostarczeniu brakujących faktur kosztowych)

Aby teksty spełniały te cele, trzeba je napisać i ułożyć w odpowiedni sposób, co na szczęście nie wymaga posiadania tajemnej wiedzy lub talentu na miarę Szekspira. Pisanie tekstów, które dobrze informują lub inspirują w tematyce podatkowej jest proste.

Zapraszamy do obejrzenia poniższego filmu, który pokazuje 5 prostych zasad jak pisać o księgowości w zrozumiały sposób.

Warto poznać odbiorcę i pisać jego językiem

Jak widać zaledwie kilka prostych zasad jest w stanie sprawić, że tekst napisany przez księgowego spełni cele, jakie przed nim postawił.

Aby tak się stało trzeba przede wszystkim doskonale poznać czytelnika, a zwłaszcza:

  • jego problemy, wątpliwości i oczekiwania,
  • język, którym mówi i słownictwo, które zna (bez sprawdzania w słownikach),
  • na co poświęca swój czas i dlaczego,
  • które serwisy internetowe czyta i co wpisuje w Google, żeby znaleźć informacje.

Dla księgowych tym odbiorcą jest zwykle właściciel firmy, pracodawca, samozatrudniony lub freelancer.

Ponadto, są też zasady pisania i układania tekstów, które działają niezależnie od odbiorcy.

Przykłady? Czytanie długich zdań z ekranu to prawdziwa męka dla większości z nas, a sam widok bloku tekstu zwykle sprawia, że rezygnujemy czytania. Łatwo ulepszyć tekst po prostu czytając go przed wysłaniem lub opublikowaniem.

Jakie macie problemy związane z pisaniem o księgowości i podatkach? Zapraszamy do komentowania, a z przyjemnością odpowiemy.