5 zasad jak pisać o księgowości w zrozumiały sposób
Pisanie zrozumiałych tekstów jest niezwykle ważne dla księgowych, którzy wykorzystują tę umiejętność obsługując i pozyskując klientów. Jest to o tyle problematyczne, że tematyka podatków i ZUS-u nie należy do prostych i przyjemnych. W tym artykule pokazujemy jak pisać o księgowości, aby teksty były proste i zrozumiałe dla każdego czytelnika.
Mity związane z „lekkim piórem”
Umiejętność pisania tekstów kojarzy się niekiedy z talentem, który jedni posiadają, a inni nie.
Nic bardziej mylnego.
Pisanie jest jak każda inna umiejętność – można się go nauczyć poznając pewne zasady i ćwicząc tak długo, aż teksty będzie się „dobrze czytało”. Bardzo ważne jest tutaj obiektywne spojrzenie na napisany tekst w taki sposób, w jaki spojrzałby potencjalny czytelnik.
A tymczasem księgowi nie tylko powinni, ale wręcz muszą pisać. Chodzi co najmniej o trzy rodzaje tekstów:
- Emaile do pojedynczych przedsiębiorców i newslettery do grup
Chodzi o wiadomości w sprawach podatków klienta, nowych składek ZUS, terminów, brakujących faktur, zasad współpracy, cenników i zmianach w nich.
Poza tym biuro rachunkowe często informuje wszystkich klientów o zmianach w prawie, nowych obowiązkach lub nowych możliwościach, jak choćby działalność bez rejestracji lub słynna ulga na start.
- Teksty na stronę internetową
Teksty są podstawą dla każdej strony www biura rachunkowego, bo nie da się opowiedzieć o usłudze tylko zdjęciami lub filmami. Chodzi zarówno o opis usług, cenniki, czy dane kontaktowe, jak i niezbędne informacje prawne oraz podatkowe.
- Teksty do zewnętrznych serwisów
Z uwagi na to, że tematyka podatkowa jest bardzo „medialna”, księgowi mają szerokie możliwości publikowania w zewnętrznych mediach. To także wymaga słowa pisanego.
Księgowi inFaktu regularnie pojawiają się na łamach Money.pl, Infor.pl, czy nawet Antyweb.pl, który może nie jest serwisem podatkowym, ale odwiedza go wielu przedsiębiorców.
W jakim celu piszemy?
Problem z tekstami o księgowości jest taki, że nigdy nie piszemy ich „do szuflady” lub wyłącznie dla przyjemności. Takie teksty mają ściśle określonego odbiorcę i precyzyjnie określone cele, które mają realizować.
Cele zazwyczaj są dwa:
- Dostarczyć zrozumiałych informacji (np. o nowych zasadach split payment)
- Zainspirować lub skłonić do działania (np. o dostarczeniu brakujących faktur kosztowych)
Aby teksty spełniały te cele, trzeba je napisać i ułożyć w odpowiedni sposób, co na szczęście nie wymaga posiadania tajemnej wiedzy lub talentu na miarę Szekspira. Pisanie tekstów, które dobrze informują lub inspirują w tematyce podatkowej jest proste.
Zapraszamy do obejrzenia poniższego filmu, który pokazuje 5 prostych zasad jak pisać o księgowości w zrozumiały sposób.
Warto poznać odbiorcę i pisać jego językiem
Jak widać zaledwie kilka prostych zasad jest w stanie sprawić, że tekst napisany przez księgowego spełni cele, jakie przed nim postawił.
Aby tak się stało trzeba przede wszystkim doskonale poznać czytelnika, a zwłaszcza:
- jego problemy, wątpliwości i oczekiwania,
- język, którym mówi i słownictwo, które zna (bez sprawdzania w słownikach),
- na co poświęca swój czas i dlaczego,
- które serwisy internetowe czyta i co wpisuje w Google, żeby znaleźć informacje.
Dla księgowych tym odbiorcą jest zwykle właściciel firmy, pracodawca, samozatrudniony lub freelancer.
Ponadto, są też zasady pisania i układania tekstów, które działają niezależnie od odbiorcy.
Przykłady? Czytanie długich zdań z ekranu to prawdziwa męka dla większości z nas, a sam widok bloku tekstu zwykle sprawia, że rezygnujemy czytania. Łatwo ulepszyć tekst po prostu czytając go przed wysłaniem lub opublikowaniem.
Jakie macie problemy związane z pisaniem o księgowości i podatkach? Zapraszamy do komentowania, a z przyjemnością odpowiemy.
Podziel się nim ze znajomymi
