Wielu księgowych przywykło do narzędzi instalowanych na dysku, które zwykle działają tylko na jednym komputerze, a aktualizacje wymagają kupna nowej wersji. Warto rozważyć korzystanie z narzędzi “w chmurze”, czyli takich do których mamy dostęp przez przeglądarkę. Oto nasz wybór 11 narzędzi online, które pomagają w pracy księgowym.

1. Skrzynka pocztowa – Gmail + Gmail Offline

W poradniku o pisaniu e-maili firmowych zwróciłem uwagę, że e-mail to najbardziej prawdopodobna forma kontaktu z klientami.

Ważne jest nie tylko jak piszemy e-maile, ale także gdzie – innymi słowy, z jakiego narzędzia korzystamy. Jedną z najlepszych opcji dostępnych w przeglądarce jest Gmail z kilkoma użytecznymi dodatkami.

Gmail ma tę zaletę, że działa niezawodnie, jest szybki (także, gdy mamy tysiące maili) i nawet w wersji darmowej (niemal) pozbawiony reklam, które skutecznie zaśmiecają skrzynki u takich dostawców jak o2, czy Onet.

Inną zaletą Gmaila jest fakt, że skrzynka od Google’a dysponuje szeregiem wtyczek. Wśród nich bardzo ciekawą opcją jest Gmail Offline, który przypadnie do gustu osobom korzystającym z Outlooka. Gmail Offline to nic innego jak Gmail działający bez dostępu do internetu. Synchronizacja następuje zawsze wtedy, gdy pojawia się dostęp do sieci.

2. Arkusze Google, czyli Google’owy Excel

Jeśli zdarzyło Wam się długo edytować jakiś plik Excela, a później stracić swoją pracę przez niezapisanie pliku, to Arkusze Google są rozwiązaniem tego problemu.

Ponadto aplikacja najlepiej nadaje się do dzielenia się wynikami swojej pracy, np. analizą finansów firmy, bo Arkusze nie wymagają posiadania Excela na komputerze i są prostsze od programu Microsoftu. Utworzony arkusz kalkulacyjny można pokazać nawet osobie, która nie ma konta Gmail. Wystarczy użyć opcji, która udostępnia plik każdemu kto ma link (logowanie nie jest wtedy wymagane).

Dodatkowo, Arkusze Google pozwalają na jednoczesną edycję przez wielu użytkowników, którzy mogą np. wymieniać komentarze. Każda zmiana pliku zapisuje się ”w chmurze”, więc w dowolnej chwili można powrócić do starszej wersji, a także sprawdzić kto dokonał zmian.

3. Połączenie Excela z Arkuszami Google

Warto wiedzieć, że nie zawsze musisz decydować pomiędzy Excelem a Arkuszami Google. Jest bowiem specjalna wtyczka do Excela, która pozwala pobierać dane prosto z usługi Google’a w taki sposób, żeby edytować je w Excelu, a następnie udostępniać ponownie przez narzędzie Google’a.

To świetny sposób na to, żeby korzystać z mnogości funkcji Excela i zarazem ze społecznościowej natury Arkuszy Google.

4. Wszystkie załączniki w jednym miejscu – Save Emails and Attachments

Wiele dokumentów dociera do nas jako załączniki do e-maili. Dotyczy to zwłaszcza skanów dokumentów takich jak faktury, umowy, aneksy do umów, itd. Czasami trudno odnaleźć ten właściwy e-mail, w którym trafiła do nas faktura, której szukamy.

W tej sytuacji przydatna może okazać się z wtyczka do Gmaila o nazwie “Save Emails and Attachments”. Wtyczka zapisuje otrzymane załączniki na Dysku Google, aby łatwo je było znaleźć i pobrać kiedy są potrzebne.

5. Sprawdź kto otworzył e-maila z Yesware

Jeśli zdarza się, że po wysłaniu e-maila ciekawi Cię, czy odbiorca faktycznie go otworzył to jest narzędzie, które pozwala to sprawdzić. Często to właśnie od tego zależy, czy zaznajomił się z ważną informacją, np. o wysokości podatków do zapłaty, czy brakujących dokumentach.

Aktywność odbiorcy możemy poznać korzystając z wtyczki do Gmaila o nazwie Yesware. Dzięki niej dowiemy się czy i kiedy odbiorca otworzył e-maila. Jeśli nie otworzył, a była to bardzo ważna wiadomość, to być może warto do tej osoby zadzwonić i przypomnieć.

6. Księgowość online w przeglądarce – inFakt.pl

inFakt to doskonałe narzędzie do usługowego prowadzenia księgowości, które ma szereg zalet w porównaniu z aplikacjami księgowymi zainstalowanymi na dysku.

Przede wszystkim nie ma potrzeby prosić klienta o faktury przychodowe, gdyż wystawia je w inFakcie, a zatem przychody są tam od razu widoczne. Jeśli chodzi o faktury kosztowe to trzeba jedynie upewnić się, że klient dodał pliki elektroniczne (w tym skany) do inFaktu, a następnie sprawdzić je i zaksięgować lub odesłać klientowi z komentarzem.

Przedsiębiorca może po prostu robić zdjęcia faktur aplikacją mobilną, a wówczas pliki automatycznie trafią do weryfikacji i księgowania. Co za tym idzie, konto inFakt można z powodzeniem traktować jak miejsce do przechowywania dokumentów – jeśli klient potrzebuje faktury np. z uwagi na naprawę gwarancyjną, to może w każdej chwili pobrać ją z inFaktu.

Kwoty podatków i ZUS-u są widoczne dla klienta w aplikacji, więc także nie trzeba o nich informować. Co więcej, klient może nawet zapłacić je bezpośrednio w aplikacji korzystając z Szybkich Płatności, dzięki czemu od razu wiadomo czy i kiedy dokonał zapłaty, co jest szczególnie ważne np. w przypadku ZUS-u.

7. Automatyczne odczytywanie danych z faktur

Ręczne wprowadzanie danych to jedno z najbardziej uciążliwych i czasochłonnych zajęć, które wykonują księgowi lub ich asystenci. Warto więc poszukać rozwiązania, które znacząco przyspiesza i upraszcza tę czynność.

Tutaj także możemy polecić rozwiązanie zintegrowane z księgowością w inFakcie w postaci Inteligentnego Asystenta Księgowego. Faktury kosztowe dodane w inFakcie mogą zostać “zdigitalizowane” automatycznie, tak aby przyspieszyć i ułatwić księgowanie.

8. Trello do zarządzania projektami

Narzędzie do zarządzania projektami wymaga poważnej zmiany w sposobie myślenia o organizacji zadań w firmie, ale długofalowe efekty są nie do przecenienia. Zwłaszcza jeśli do tej pory listy zadań tworzone i przechowywane były w Excelu, e-mailu, kalendarzu online, kalendarzu papierowym, na żółtych karteczkach lub… nigdzie.

Szybko zauważymy, że takie narzędzie jak np. Trello sprawia, że znacznie łatwiej śledzić co jest do zrobienia i kto jest za to odpowiedzialny. Można też szybko dzielić się efektami pracy i wymieniać związane z tym komentarze. Bez problemu wrócimy do zadań z przeszłości, aby je przeanalizować i porównać z obecnymi.

9. Kalendarz Google’a

Kolejne narzędzie Google’a, które warto polecić to Kalendarz. Z powodzeniem można go traktować jako uzupełnienie naszej listy zadań dzięki elastycznym notyfikacjom i wygodnemu zapraszaniu uczestników.

Ustawienie wydarzenia w Kalendarzu Google’a może być zarówno informacją dla kilku osób, jak i tylko dla nas, aby mieć pewność, że zajmiemy się ważnym zadaniem w określonym czasie.

10. Komunikacja online: Slack

W firmie księgowej, w której pracuje więcej niż 1 osoba potrzebny jest sposób na wygodną komunikację online. Nie chodzi bynajmniej o to, żeby osoby, które siedzą w jednym biurze pisały do siebie zamiast rozmawiać. Taka aplikacja jak Slack zapewnia takie funkcje:

  • Błyskawiczne przesyłanie linków, plików PDF, screenów, ważnych informacji,
  • Notyfikacje z narzędzi online, powiadomienia z kalendarza, itp. przesyłane do całej grupy jednocześnie
  • Wideorozmowy i czat z osobami, których nie ma w biurze

Warto więc wybrać właściwe narzędzie, które działa szybko i bezproblemowo, a także niezależnie od platformy na którym jest uruchomione.

Leciwy Skype niestety trudno obecnie polecić z uwagi na ostatnie nieudane aktualizacje, warto więc poszukać alternatywy. Jedną z nich może być Slack, który szybko zyskuje na popularności z uwagi na to jak bardzo jest lekki, wygodny w użytkowaniu i przyjazny użytkownikom.

Przykład? Slack może pobierać wydarzenia z Kalendarza Google’a i wyświetlać o nich przypomnienia w wybranym Slackowym kanale (można je też wysłać samemu sobie).

11. Notatki – Evernote

Trudno zaprzeczyć genialności żółtych karteczek, ale niewątpliwie mają tę wadę, że nie ma do nich dostępu poza biurem. W związku z tym w pracy księgowego niezwykle przydatnym może być narzędzie online do notatek, takie jak Evernote.

Evernote działa zarówno na komputerze (wersja instalowana lub w przeglądarce), jak i w telefonie z Androidem lub iOS. Zapisywać można dosłownie wszystko, w tym notatki tekstowe, głosowe, zdjęcia, pliki, e-maile, screeny z przeglądarki i wiele innych.

Wszystko, co zapiszesz w telefonie, będzie też dostępne na komputerze i odwrotnie. Przechowywać można nawet poufne informacje, bo notatki w Evernote można zabezpieczyć PIN-em lub odciskiem palca i weryfikacją dwuetapową.