Jak dawać konstruktywny feedback? Czym jest w ogóle informacja zwrotna, jaka jest jej rola? Jak budować zaangażowanie ludzi? Jak dobrze przeprowadzić taki feedback, kto komu może go udzielać? Jak zrobić tak, aby był on wartościowy dla wszystkich stron, ale równocześnie nie był sztywny? To pytania, na które pomógła mi odpowiedzieć jedna z metod Socjokracji 3.0.

Konstruktywna informacja zwrotna – Effectiveness Review

Jakiś czas temu podzieliłam się pierwszymi informacjami i wnioskami na temat Socjokracji. Efektywność (Effectiveness) jest jednym z 7 głównych wzorców Socjokracji. W skrócie mówi o tym, aby poświęcać swój czas tylko na to, co nas przybliża do osiągnięcia założonego celu. Na tym oparty jest jeden ze wzorców – Effectiveness Review.

Jest to metoda, proces zbierania pozytywnych ocen, opinii na temat swojej Roli w Zespole. Równocześnie uzyskuje się informacje co warto ulepszyć, rozwinąć, robić inaczej i lepiej. Jest to proces wspierający ewoluowanie danej Roli. Celowo wspominam, że chodzi o Rolę, nie stanowisko, pozycję. Są to oczywiście kwestie powiązane, natomiast w Socjokracji ważne jest to, że jedna osoba może pełnić kilka Ról. Nie jest to tak sztywno określone raz na zawsze, a elastyczne w zależności od projektu, celu. Różne osoby mogą pełnić różne Role w danym czasie.

Jesteśmy w inFakcie po pierwszym takim procesie – o informacje zwrotne poprosił Wiktor – CEO inFaktu. Dlatego tym chętniej podzielimy się naszym doświadczeniem.

Zdefiniowanie Roli – Role Description

W Socjokracji osobnym procesem i integralnym etapem jest definicja Roli (Role Description), wybór osoby, która będzie ją pełnić i przez jaki czas (Rola ma ograniczenia czasowe).

inFakt-Socjokracja-Role-Description

Celem jest określenie:

  • powodu, celu (Drivera) jaki spowodował to, że dana Rola została powołana, zdefiniowana,
  • zakresu odpowiedzialności, zasobów jakimi dysponuje,
  • czasu przez jaki dana osoba pełni daną Rolę,
  • kluczowych umiejętności, talentów, doświadczenia, zalet, aby daną Rolę pełnić,
  • kryteria, procedura, częstotliwość informacji zwrotnej (Effectiveness Review)

Odnośnie samego wyboru – osoby zainteresowane pełnieniem danej Roli mogą się do niej zgłosić. Można także zgłosić swojego kandydata i jeśli wyrazi chęć, także weźmie udział w procesie wyboru.

Co ważne wyboru dokonuje także wybrana grupa osób, reprezentantów działów, projektów (w zależności od potrzeb i związku z daną Rolą). Wyboru dokonuje zatem Zespół. Każda z osób może oddać swój głos na wybranego kandydata, wraz z informacją dlaczego. Takie spotkanie facylituje moderator.

Po tym jak każda z osób się wypowie, następuje kolejna runda, kiedy każdy może się wypowiedzieć, dodać istotne informacje, które mogą pomóc w wyborze. Następuje kolejna runda z wyborem i wskazaniem danej osoby. Bardzo ważne jest to, że wybór następuje za zgodą (Consent) wszystkich członków grupy.

Jak wygląda spotkanie Effectiveness Review

Bardzo ważną zasadą jest to, że takie spotkanie organizuje osoba, dla której udzielany jest feedback. Cały proces składa się z kilku kroków.
inFakt-socjokracja-effectiveness-review-Plan

1. Zaproszenie osób, które prosisz o udzielenie takiej informacji zwrotnej. Mogą to być członkowie Twojego zespołu, projektu, osoby, z którymi najczęściej współpracujesz, osoby, od których chętnie usłyszysz feedback, będzie on dla Ciebie wartościowy.
Zapraszasz także facylitatora (moderator) spotkania. Ważną rolą w trakcie spotkania jest także osoba, która zapisuje notatki w trakcie.
Określasz czas i miejsce takiego spotkania. Udzielasz informacji na temat swojej Roli (jeśli nie każdy ma dostęp do jej opisu), ponieważ, aby feedback był wartościowy, będzie dotyczył konkretnie tej Roli, nie Ciebie ogólnie jako osoby.

Zaproszone osoby możesz podzielić na 2 grupy: bezpośrednio uczestniczące w spotkaniu i dające informacje zwrotne oraz obserwatorzy spotkania.

2. Spotkanie zaczyna się od wyrazów uznania, docenienia (appreciations). Najpierw takie docenienie, elementy z jakich jesteśmy szczególnie zadowoleni i się udały wypowiadamy sami o sobie. Wszystkie po kolei, jakie uważamy za ważne, szczególnie istotne dla nas samych w kontekście Roli.
Następnie o takie docenienie prosimy zaproszone przez nas osoby. Każda z nich wypowiada po jednej pochwale, w ten sposób może odbyć się kilka rund, aż zostaną wypowiedziane wszystkie (co istotne – ważny jest też czas całego spotkania, wcześniej ustalony i przekazany uczestnikom).

3. Kolejna część to określenie elementów, działań, cech, jakie chcemy poprawić, rozwijać (improvements). Ponownie, najpierw wypowiadamy się sami o sobie, a następnie prosimy o informacje zwrotne od zaproszonych osób.
Elementy do rozwoju mogą dotyczyć z jednej strony osoby (personal improvement), z drugiej samej definicji Roli, czy w niej przyda się także coś zmienić, poprawić, aby była jeszcze bardziej efektywna.

4. Ostatni krok to budowa planu rozwoju przez osobę, której udzielony został feedback. Z informacji, jakie uzyskała dokonuje wyboru elementów do rozwoju, do których zobowiązuje się, że uda się poprawić, zmienić w określonym czasie (do kolejnego spotkania Effectiveness Review).

inFakt-Socjokracja-Development-Plan

5. Taki plan powinna zaakceptować i zgodzić się (Consent) cała grupa. Może także udzielić propozycji modyfikacji („sprzeciw jest darem“).

Jeśli macie własne doświadczenia związanie z przekazywaniem informacji zwrotnej lub myśli na temat przedstawionej metody Effectiveness Review – gorąco zachęcam do kontaktu i podzielenia się w komentarzach.

 

Źródło grafik: Sociocracy 3.0.