Od jakiegoś czasu nasz dział IT sprawnie działa wykorzystując podejście Scrum. Ma to pozytywny wpływ nie tylko na organizację pracy IT, ale również przekłada się na pracę całej firmy. Scrum ulepszył między innymi przepływ informacji pomiędzy Zespołami IT a pozostałymi Zespołami w firmie. Pomyśleliśmy, że możemy spróbować tego instrumentu również w Zespole sprzedażowym.

Co chcieliśmy osiągnąć?

Wprowadzając Scruma chcieliśmy wykorzystać potencjał jaki drzemie w Zespole sprzedawców, wyzwolić kreatywność. Zależało nam na ukształtowaniu Zespołu, który ma odwagę decydować w jaki sposób realizuje zadania, eksperymentuje i wybiera najlepsze możliwości. Dodatkowym atutem miało być ułatwienie komunikacji międzyzespołowej.

Powszechnie przyjęło się, że metodę tę wykorzystują zespoły deweloperskie, natomiast nie jest popularne organizowanie zespołów sprzedażowych w Scrumie. Pomimo tego postanowiliśmy spróbować.

scrum w sprzedaży

Jak wygląda praca w scrumie, czyli czego się podjęliśmy

Jest to praca w cyklach, najczęściej dwu lub trzytygodniowych, cały cykl to tzw. Sprint. W naszym przypadku rozpoczęliśmy od krótkich cykli, jednotygodniowych, żeby wpaść w rytm. Zabieg ten pozwolił nam bliżej poznać ten sposób pracy, bo każdy Sprint to okazja do wyciągnięcia wniosków i poprawy sposobu działania.

Po tym okresie szybkiego uczenia się zdecydowaliśmy się na cykle dwutygodniowe. W ramach Sprintu pojawiają się konkretne spotkania, które pozwalają zaplanować pracę, umożliwiają synchronizację Zespołu oraz szybkie reagowanie na nowe informacje.

Sprint zaczyna się od planowania, w trakcie którego Product Owner, czyli klient zespołu, przekazuje cel do zrealizowania. Zespół rozplanowuje go na zadania oraz wycenia czas jaki potrzebuje do jego realizacji. Na podstawie tego decyduje, czy jest w stanie zrealizować cel w danym sprincie i bierze odpowiedzialność za jego realizację.

W wizualizacji planowania pomaga tablica zadań, gdzie karteczki z zapisanymi konkretnymi zadaniami do zrobienia w ciągu Sprintu przemieszczają się przez kolumny “do zrobienia” “w trakcie” i “skończone”.

Tablica zadań Tablica zadań

Zespół co dzień organizuje krótkie 5-15 min spotkania “Daily Scrum”, aby weryfikować realizację celów. Na koniec Sprintu organizowane jest Sprint Review. Na to spotkanie zaprasza się Stakeholderów, czyli wszystkich, którzy mogą być zainteresowani produktem wytworzonym przez Zespół. W naszym przypadku są to przede wszystkim CEO oraz współpracownicy. Zespół przedstawia co zrealizował w trakcie ostatniego Sprintu.

Po Sprint Review ma miejsce Retrospektywa (Sprint Retrospective). To spotkanie odbywa się już tylko w gronie Zespołu, który analizuje przebieg ostatniego Sprintu. Retrospektywa powinna pomóc Zespołowi odpowiedzieć sobie na takie pytania jak: co poszło dobrze w ostatnim cyklu? co mogło pójść lepiej? co nam pomogło? a co przeszkadzało w realizacji celu? Wszystko po to, by kolejne Sprinty były jeszcze bardziej efektywne.

W Zespole Scrumowym występują 3 role

1. Product Owner, czyli osoba, która jest odpowiedzialna za produkt, przychodzi ona do Zespołu z wizją produktu oraz konkretnymi celami do zrealizowania,

2. Scrum Master to osoba, która pomaga w organizacji pracy, dba o to, aby wszystkie spotkania Scrumowe były maksymalnie efektywne, wspiera Zespół i Product Ownera,

3. Zespół, czyli najważniejsza rola w Scrumie odpowiedzialna za realizację celów. To wszyscy członkowie Zespołu sprzedażowego, którzy razem współpracują, wspólnie planują, śledzą postęp prac i wykonują pracę.

Wszystkich innych zainteresowanych celami realizowanymi przez Zespół nazywamy po prostu Interesariuszami (Stakeholders).

Nasze wyzwania i sukcesy

Największym wyzwaniem było nastawienie i przekonania członków Zespołu, którzy do tej pory pracowali indywidualnie, wykonując zadania wyznaczone przez swoich przełożonych. Pracując w Scrumie potrzebowali stworzyć samoorganizujący się Zespół, ukierunkowany na cel, a Scrum okazał się do tego dobrym narzędziem. Próbą był też czas, Scrum to proces, który wymaga ciągłego doskonalenia oraz zaangażowania całego Zespołu, a na zauważalne efekty trzeba cierpliwie poczekać.

Zespół obecnie ma realny wpływ na zadania, które realizuje. Może bardziej wykorzystywać swoją wiedzę i doświadczenie, wynikające z bezpośredniego kontaktu z naszymi Klientami. Zwraca również uwagę na lepsze planowanie i organizację pracy.

CEO docenia eksperymentowanie i poszukiwanie rozwiązań w całym procesie. Natomiast goście cyklicznego Sprint Review dostrzegają lepszy przepływ informacji. Wieści od naszych Klientów w prosty sposób trafiają do innych Zespołów, w tym do Zespołu odpowiedzialnego za rozwój produktu.