Socjokracja dostarcza wielu gotowych technik wspierających zwinne funkcjonowanie organizacji. Jedną z nich jest tzw. Proposal Forming, co można by zdefiniować jako proces zespołowego tworzenia propozycji rozwiązania. Jak przeprowadzić takie spotkanie? Jakie są jego etapy, aby osiągnąć wartościowy efekt? Jakie role?

Proposal Forming – co to jest

Socjokracja jest jedną z idei wspierających rozwój elastycznych, nieustannie uczących się i efektywnych zespołów. Z jednej strony stawia na otwartość, samoorganizację, odpowiedzialność za wspólny sukces i zadowolenie z działania, z drugiej dostarcza pewnych sposobów na „jak to zrobić w praktyce, nie tylko w teorii“.

Proposal Forming jest sposobem na wspólne zbudowanie najlepszego rozwiązania odpowiadającego na konkretny powód, bodziec, który np. utrudnia działanie, wywołuje napięcie, pytania w zespole, całej firmie (tzw. Driver).

Proces ten opiera się na zespołowej wiedzy i zaangażowaniu oraz chęci aktywnego wpływania na efekt.

Proposal Forming – etapy

Spotkanie takie, którego celem jest wypracowanie konkretnego rozwiązania, ma kilka etapów.

inFakt-Socjokracja-Proposal-Forming

1. Prezentacja i zgoda uczestników spotkania odnośnie powodu, bodźca, który wywołał potrzebę takiej dyskusji.

Ważne, aby wspólnie upewnić się, że jest to rzeczywiście istotny powód, zatem poświęcenie na niego wspólnego czasu będzie ważne i przydatne dla organizacji.

2. Zebranie wszelkich pytań na temat powodu spotkania.

Cel – dokładne zrozumienie tematu spotkania przez wszystkich uczestników. Odbywa się to za pomocą rundy pytań, aż do momentu, kiedy wszystkie zostaną wyczerpane.

3. Zebranie kolejnej rundy pytań, jakie przychodzą na myśl, kiedy myślimy jak odpowiedzieć na powód spotkania.

Pytania te można podzielić na 2 grupy:

– ogólne, generatywne (np. jak inne osoby mogą z czymś takim działać, jakie narzędzia mogą nam pomóc),

– informacyjne (np. jak dużo osób dotyka dany problem, temat, czy mamy budżet, czy mamy potrzebne narzędzia, potrzebny zespół).

4. Zebranie odpowiedzi na powyższe pytania.

Ponownie za pomocą rundy odpowiedzi przez wszystkich uczestników.

5. Zebranie pomysłów.

Dopiero teraz następuje proces zbierania pomysłów. Dzięki generowaniu pytań przez kilka rund, mamy bazę do tego, by zebrać pełnię pomysłów, odpowiadających na różne potrzeby.

6. Przygotowanie rozwiązania.

Proposal Forming – szablon

inFakt-Proposal-szablon

Taką propozycję może przygotować dany zespół uczestniczący w spotkaniu. Częstym sposobem w tym etapie jest też wybór 1 osoby lub małej grupy osób, która na podstawie zebranych informacji, przygotowuje gotową propozycję. Może to się odbyć także już poza samym spotkaniem i być zaprezentowane w innym, określonym wspólnie terminie.

To co wydaje mi się bardzo ważne i wartościowe – aby wszyscy zainteresowani zgodzili się z danym rozwiązaniem. Nie chodzi tutaj o kompromis, a o wspólną zgodę, że jest to rozwiązanie wystarczająco dobre na teraz i wystarczająco bezpieczne, aby spróbować.

Zatem istnieje opcja, że ktoś może się z tym nie zgodzić. Wówczas informuje, że mimo jakichś wątpliwości zgadza się, aby iść dalej lub wyraża sprzeciw i prezentuje swoją propozycję zmiany. Po czym ponownie musi nastąpić proces ogólnej zgody co do danego rozwiązania.

Po pierwszych doświadczeniach z tym sposobem, na pewno istotne jest według mnie odpowiednie zaplanowanie i pilnowanie kwestii czasu spotkania oraz jego poszczególnych części. Równocześnie przydatne jest też elastyczne reagowanie w trakcie i pamiętanie o celu – aby spotkanie było efektywne i z wypracowaną propozycją rozwiązania na koniec. Bardzo pomaga też określenie ról – kto facylituje spotkanie, kto wykonuje notatki, kto jest odpowiedzialny za kwestie organizacyjne.

Źródło grafik: Sociocracy 3.0.