Sprzedaż dla osób fizycznych, które nie zajmują się prowadzeniem działalności gospodarczej, należy ewidencjonować w kasie fiskalnej. Przedsiębiorcy, który w ten sposób działa, może przydarzyć się taka sytuacja, kiedy klienci dokonają zwrotu zakupionego towaru. W jaki sposób powinno się zatem dokonać korekty podatku VAT, który został zaewidencjonowany w kasie?

Niestety regulacje związane z dokonywaniem korekty obrotu zaewidencjonowanego w kasie rejestrującej nie zostały oznaczone w przepisach o VAT. W przypadku urządzeń takich jak kasy fiskalne nie ma bowiem żadnych technicznych możliwości na to, aby można było dokonać przeprowadzenia korekty informacji, które zostały zapisane w jej pamięci. Mimo tego przedsiębiorca nadal ma obowiązek odpowiedniego udokumentowania zwrotu towaru. Przepisy wskazują, a dokładnie art. 29 ust. 4 ustawy o VAT, iż obrót można zmniejszać o kwoty udokumentowane, jak również prawnie dopuszczalne oraz obowiązkowe rabaty a także o wartość zwróconych towarów itp. W związku z powyższym zapisem podatnik zyskuje prawo do dokonania pomniejszenia obrotu. Może zatem swój obrót obniżyć o wartość, która będzie odpowiadała wysokości zwróconych towarów. Muszą to jednak być zwroty towaru, które na mocy obowiązujących przepisów uznawane są za prawnie dopuszczalne. Oczywiście należy je również odpowiednio udokumentować.

Tak naprawdę to nie ma przepisów, które dotyczą kas fiskalnych i które by dokładnie wskazywały na to, w jaki sposób powinien zachować się podatnik, kiedy pragnie pomniejszyć obrót zaewidencjonowany w kasie. Jako jedyny znalazł się zapis w piśmie z dnia 10 stycznia 1994 r., nr PP7-7253/010/94, wydanym przez Ministerstwo Finansów. Organ ten wskazał w nim, że podatnik powinien prowadzić tzw. „ewidencję korekt”. W dokumencie tym przedsiębiorca powinien zatem dokonywać zapisów wszelkich zdarzeń, które wiążą się z dokonywaniem korekt obrotu. Znaleźć się powinny w niej zatem kwestie takie jak zwrot towaru, jak również błędy popełnione przez kasjera czy też udzielone klientom rabaty.

Odnośnie ewidencji korekt wypowiedział się również Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy. W przedstawionej interpretacji indywidualnej z dnia 30 sierpnia 2010 r., nr ITPP1/443-518/10/AJ udzielił wyjaśnień twierdząc, że w związku z brakiem możliwości dokonania korekty przez kasę rejestrującą po wydrukowaniu paragonu, ta korekta winna być dokonywana za pośrednictwem innych urządzeń o księgowym charakterze. Miał tu na myśli właśnie ewidencję korekt. Zaznaczył przy tym, że musi z niej dokładnie wynikać zarówno kwota korekty sprzedaży, jak również podatku należnego, który został przypisany do konkretnego paragonu. Niestety nie ma określonego wzoru takiej ewidencji. Zaznaczono jedynie, że muszą się w niej znaleźć dane, które będą niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty. Poza tym widniejące w ewidencji zapisy mają pozwalać na to, aby dokładnie można było określić prawidłową kwotę obrotu i podatku należnego.