W przypadku zatrudnienia na etat, to pracodawca jest płatnikiem składek za pracowników w rozumieniu przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Wypełnia on również wszelkie obowiązki określone tą ustawą jak m.in. obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń oraz informowania o ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych, obowiązek obliczania, potrącania z dochodów ubezpieczonych należnych składek, a także rozliczania i opłacania należnych składek za każdy miesiąc.

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą z jej tytułu podlega pod obowiązkowe ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. W takiej sytuacji przedsiębiorca jest jednocześnie ubezpieczonym i płatnikiem składek

Zmiany, jakie zaszły wraz z wprowadzeniem od 1 lipca 2011 r. formularza CEIDG-1 ułatwiły również rejestrację płatnika składek. Pozostał jednak obowiązek zgłoszenia się do ubezpieczeń. W przypadku posiadania innych tytułów do ubezpieczeń jak np. umowa o pracę z wynagrodzeniem równym lub wyższym od wynagrodzenia minimalnego składki społeczne z tytułu prowadzonej działalności są dobrowolne, natomiast obowiązkowe pozostaje zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZZA.

W pozostałych przypadkach osoba prowadząca działalność zgłasza się do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZUA.

Zgłoszenia takiego dokonuje się w jednostce ZUS:

• według ustalonego wzoru albo
• w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne z oprogramowania zgodnego z wymaganiami określonymi przez ZUS,
• w formie wydruku z ww. oprogramowania.

Płatnicy składek rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób, mogą przekazywać dokumenty w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru lub w formie wydruku z ww. oprogramowania. Pozostali płatnicy są obowiązani przekazywać zgłoszenia w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Zgłoszenia takiego należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń. Osoby dokonujący zgłoszenia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego wskazują o objęcie tym ubezpieczeniem termin przez siebie wybrany, nie wcześniej niż od dnia, w którym wniosek został złożony. Z tym, że objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku w sytuacji, gdy zgłoszenie do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnych i rentowych zostanie dokonane w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń.

Na druku ZUS ZUA dokonuje się także zgłoszenia zmiany danych, gdy pewne z nich uległy zmianie w stosunku do wykazanych we wcześniej złożonym dokumencie ubezpieczeniowym, a także korekt danych, gdy w poprzednio złożonym dokumencie wskazano błędne dane. Należy jednak pamiętać, że w przypadku gdy zmiany dotyczą tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania, płatnik składek zawiadamia ZUS poprzez złożenie zgłoszenia wyrejestrowania i ponownego zgłoszenia zawierającego prawidłowe dane.

Przykład:

Osoba prowadząca działalność gospodarczą dokonała zgłoszenia siebie jako osoby ubezpieczonej do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego poprzez złożenie formularza ZUS ZUA.

W formularzu tym jednak błędnie wskazała datę powstania obowiązku ubezpieczeń tj. 20 września zamiast 19 września. Osoba ta zobowiązana jest zatem dokonać wyrejestrowania na formularzu ZUS ZWUA, wpisując jako datę wyrejestrowania datę z jaką dokonała zgłoszenia tj. 20 września, a następnie ponownie zgłosić się do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA wpisując prawidłowe dane.

Druk ZUS ZUA składa się z następujących elementów:

1) Część I – dane organizacyjne, w których należy wstawić znak X w odpowiednim polu w zależności od charakteru zgłoszenia. W polu 01 w przypadku dokonywania zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych lub w polu 02 w sytuacji zgłoszenia zmiany bądź dokonania korekty danych osoby ubezpieczonej.

2) Część II – dane identyfikacyjne płatnika składek, takie jak numer NIP, REGON, PESEL, numer dowodu osobistego bądź paszportu, nazwę skróconą, nazwisko, imię oraz datę urodzenia. Dane te muszą być zgodne z podanymi we wniosku CEIDG-1.

3) Część III – dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń, jako numer identyfikacji należy podać numer PESEL, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu. Od 1 września 2011 uległ zmianie zakres danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, podawany w dokumentach ubezpieczeniowych przekazywanych do ZUS. W dokumentach złożonych od 1 września nie powinien być używany numer NIP jako numer identyfikacyjny.

4) Część IV – dane ewidencyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń takie jak imię drugie, nazwisko rodowe, obywatelstwo oraz płeć.

5) Część V – kod tytułu ubezpieczenia składający się z sześciu znaków oznaczających podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem (4 znaki), ustalone bądź nieustalone prawo do emerytury lub renty (1 znak) oraz stopień niepełnosprawności (1 znak). Kod tytułu ubezpieczenia oznacza, z jakiego tytułu następuje zgłoszenie do ubezpieczeń oraz czy osoba zgłaszana ma ustalone prawo do emerytury lub renty oraz czy posiada orzeczenie o niepełnosprawności.

Najpopularniejsze kody to:

05 70 0 0 - osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą niemająca ustalonego prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy, dla której podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota nie niższa niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia,

05 10 0 0 - osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych, niemająca ustalonego prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy, dla której podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota nie niższa niż 60% kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia,

04 11 0 0 - osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług,

01 10 0 0 - pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. 6) Część VI – dane o obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych. Część tę wypełnia się w przypadku podlegania pod obowiązkowe ubezpieczenie społeczne wraz ze wskazaniem daty podlegania pod ubezpieczenia. Należy pamiętać, że w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą oraz umów zleceń ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne i będzie wskazane w dalszych częściach formularza.

7) Część VII – dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym – w przypadku osiągania dochodów z działalności, umowy o pracę, umowy zlecenie i innych składka zdrowotna jest obowiązkowa zawsze z każdego tytułu. W części tej należy wskazać datę powstania obowiązku ubezpieczenia oraz kod oddziału NFZ.

8) Część VIII – dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych. W części tej wskazuje się rodzaje dobrowolnych ubezpieczeń, do których dokonuje się zgłoszenia oraz datę tego zgłoszenia. Dotyczy to m.in.:

• osób, które spełniają warunki do podlegania ubezpieczeniom społecznym z kilku tytułów. Stosuje się wtedy szczególne zasady objęcia tymi ubezpieczeniami. Zbieg tytułów do ubezpieczeń jest sytuacją, w której należy rozstrzygnąć z jakiego tytułu, jakim ubezpieczeniom, dobrowolnie czy obowiązkowo, dana osoba podlega np. przy umowie o pracę z wynagrodzeniem wyższym niż minimalne składki społeczne z działalności gospodarczej lub umowy zlecenie są dobrowolne,
• osób prowadzących działalność pozarolniczą oraz osób z nimi współpracujących, a także osób zatrudnionych na umowę zlecenie. Podlegają one obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a na swój wniosek mogą zostać objęte dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym,
• sytuacji, gdy osoby objęte obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi po jego ustaniu kontynuują ubezpieczenie opłacając składki dobrowolnie.

9) Część IX – dane o dobrowolnym ubezpieczeniu zdrowotnym. Pole to wypełnia się w przypadku braku tytułów do tego ubezpieczenia i opłacaniu dobrowolnych składek na podstawie umowy z NFZ wskazując datę rozpoczęcia ubezpieczenia oraz kod oddziału NFZ.

10) Część X – inne dane o osobie zgłaszanej do ubezpieczeń. Dotyczy to osób zatrudnionych w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze.

Prace w szczególnych warunkach to prace związane z czynnikami ryzyka, które z wiekiem mogą z dużym prawdopodobieństwem spowodować trwałe uszkodzenie zdrowia, wykonywane w szczególnych warunkach środowiska pracy, determinowanych siłami natury lub procesami technologicznymi, które mimo zastosowania środków profilaktyki technicznej, organizacyjnej i medycznej stawiają przed pracownikami wymagania przekraczające poziom ich możliwości, ograniczony w wyniku procesu starzenia się jeszcze przed osiągnięciem wieku emerytalnego, w stopniu utrudniającym ich pracę na dotychczasowym stanowisku; wykaz prac w szczególnych warunkach określa załącznik nr 1 do ustawy o emeryturach pomostowych.

Prace o szczególnym charakterze to prace wymagające szczególnej odpowiedzialności oraz szczególnej sprawności psychofizycznej, których możliwość należytego wykonywania w sposób niezagrażający bezpieczeństwu publicznemu, w tym zdrowiu lub życiu innych osób, zmniejsza się przed osiągnięciem wieku emerytalnego na skutek pogorszenia sprawności psychofizycznej, związanego z procesem starzenia się; wykaz prac o szczególnym charakterze określa załącznik nr 2 do ustawy o emeryturach pomostowych. W części tej wskazuje się kod wykonywanego zawodu, kod pracy oraz okres pracy w ww. warunkach.

11) Część XI – XIII – adres zameldowania oraz adres zamieszkania i do korespondencji, jeżeli są inne niż adres zameldowania.

12) Część XIV – oświadczenia i podpisy płatnika oraz osoby zgłaszanej do ubezpieczeń. W przypadku elektronicznej wysyłki zgłoszenia, wniosek opatrzony zostaje bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu płatnika dokonującego zgłoszenia.