Przedsiębiorca zgłaszający działalność gospodarczą na podstawie wniosku CEiDG 1 korzysta z uproszczenia i przyśpieszenia procesu rejestracyjnego. Odwiedzając właściwy wydział Urzędu Gminy lub Miasta dokonuje tym samym zgłoszenia rejestracyjnego działalności gospodarczej, występuje z wnioskiem o numer REGON a także dokonuje zgłoszenia do ZUS jako płatnika składek z datą rejestracji firmy.

Na podstawie złożonego wniosku CEiDG 1 do właściwego oddziału ZUS zostaje przesłana informacja na podstawie której zostaje automatycznie wygenerowany formularz ZUS ZFA co oznacza zgłoszenie przedsiębiorcy jako płatnika składek.

Sam przedsiębiorca musi w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pozarolniczej działalności gospodarczej przekazać do ZUS zgłoszenie do ubezpieczeń.

Pamiętajmy, że zgłoszenia do ubezpieczeń dokonuje się na dwa sposoby:

• Na formularzy ZUS ZUA – dokonuje się zgłoszenia do ubezpieczeń lub zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej jeśli osoba podlega pełnym ubezpieczeniom tj.: społecznym i ubezpieczeniom zdrowotnym,
• Na formularzu ZUS ZZA – dokonuje się zgłoszenia do ubezpieczenia lub zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej jeśli osoba podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Zgłoszenie osoby ubezpieczonej do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego Przedsiębiorca, który rejestruje działalność gospodarczą i nie ma innego tytułu do ubezpieczeń czyli nie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, nie prowadzi już wcześniej zarejestrowanej firmy w formie np. spółki jest zobowiązany do dokonania zgłoszenia obowiązkowego do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego i może dokonać dobrowolnie zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego.

W takim przypadku należy wypełnić i w terminie 7 dni od rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej, złożyć we właściwym oddziale ZUS formularz ZUS ZUA dostępny w wersji papierowej w każdej placówce ZUS lub w wersji elektronicznej:

na stronie internetowej ZUS

ZASADY WYPEŁNIANIA ZUS ZUA

I. Dane organizacyjne

Ta część formularza ZUS ZUA powinna być zawsze jednoznacznie wypełniona, czyli powinniśmy wskazać tylko jeden cel złożenia formularza tj. zaznaczyć jeden kwadracik. Jeśli zgłaszamy się do ubezpieczenia społeczno zdrowotnego - w polu 01 należy wpisać "X”. Jeśli natomiast celem złożenia formularza jest zgłoszenia zmiany lub korekty danych podanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia - w polu 03 należy wpisać 1 w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej lub 2 w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej. Rubryki zaciemnione nie wypełniamy – zostaną one wypełnione przez pracownika ZUS rejestrującego formularz ZUS ZUA

II. Dane identyfikacyjne płatnika składek

Tą część należy wypełnić ze szczególną starannością pamiętając aby dane wpisywane były zgodne z danymi wskazanymi podczas rejestracji działalności gospodarczej na wniosku CEiDG 1. Na podstawie wniosku CEiDG 1 i informacji na nim zawartych właściwy oddział ZUS automatycznie stworzył i zarejestrował formularz ZUS ZFA na podstawie którego przedsiębiorca został zgłoszony jako płatnik składek. W związku z tym w bazie ZUS dane nasze już zostały wprowadzone i muszą być zgodne z danymi na obecnie składanym formularzu ZUS ZUA.

W polu 01 - należy wpisać NIP nadany każdej osobie fizycznej przez urząd skarbowy, wpisując razem ciąg cyfr bez oddzielających kresek.

W polu 02 - należy wpisać REGON nadany przedsiębiorcy przez Główny Urząd Statystyczny. Pola 03- 05 - wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

w polu 04 - w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:

• 1 - w przypadku dowodu osobistego,
• 2 - w przypadku paszportu,

w polu 05 - należy wpisać serię i numer - odpowiednio do kodu wpisanego w pole 04 - dowodu osobistego lub paszportu.

W polu 06 - należy wpisać nazwę skróconą płatnika, jaka została podana w zgłoszeniu płatnika składek a wcześniej we wniosku CEiDG 1 .

Pola 07- 09 - wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną wpisując w polach odpowiednio imię i nazwisko oraz datę urodzenia.

W tej części pamiętajmy, że wpisujemy dane zgodne ze zgłoszeniem CEiDG 1 .

III. Dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń

IV. Dane ewidencyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń

Wypełniając trzecią i czwartą część formularza ZUS ZUA musimy mieć wskazać kogo zgłaszamy do objęcia ubezpieczeniem społeczno – zdrowotnym. Mogą tutaj mieć miejsce trzy sytuacje: Przedsiębiorca zarejestrował właśnie działalność i zgłasza siebie do ubezpieczeń. W tym przypadku w części III i IV wpisuje swoje dane osobowe, Przedsiębiorca zarejestrował działalność i zgłasza siebie oraz zatrudnionych pracowników do ubezpieczeń. W tym przypadku należy wypełnić odrębny formularz ZUS ZUA dla przedsiębiorcy i odrębny dla każdego pracownika, Przedsiębiorca prowadzi już działalność i zgłasza nowo zatrudnionego pracownika. W tej sytuacji w części III i IV formularza ZUS ZUA należy wpisać dane osobowe pracownika.

V. Tytuł ubezpieczenia

Informacje w tej części formularza służą wskazaniu informacji o przebiegu ubezpieczenia. Na podstawie podanego kodu tytułu ubezpieczenia w punkcie 01 następuje przyporządkowanie danej osoby do właściwych stawek ubezpieczeniowych. Kod tytułu ubezpieczenia to nic innego jak numeryczne określenie sytuacji ubezpieczeniowej danej osoby np. osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę bez prawa do emerytury czy renty i bez stopnia niepełnosprawności – kod 01 10 0 0. Podany kod tytułu ubezpieczenia ma zatem wpływ na prawidłowość rozliczenia składek. Spis kodów tytułu ubezpieczenia dostępny jest na stronie internetowej ZUS.

VI. Dane o obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych

W polu 02 tej części wpisujemy datę, od której powstał obowiązek ubezpieczeń społecznych. Następnie w rubrykach 03 - 06 zaznaczamy "X” jako właściwy rodzaju ubezpieczenia (tj. ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), któremu dana osoba, która właśni jest zgłaszana do ubezpieczeń podlega obowiązkowo z tytułu ubezpieczenia wskazanego w punkcie 01 części V formularza ZUS ZUA

VII. Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym

W polu 01 - należy wpisać datę, od której powstał obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego. Pamiętajmy, że zgłaszając siebie lub pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych należy w obydwu częściach formularza wskazać taką samą datę jako powstanie obowiązku ubezpieczeń.

VIII. Dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych

Wpisując datę w tej części formularza należy pamiętać, że objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi lub chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku o objęcie tymi ubezpieczeniami, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek został zgłoszony W polach 01, 03, 05 - należy wpisać "X” – zaznaczając wybrany rodzaj dobrowolnego ubezpieczenia społecznego.

IX. Dane o dobrowolnym ubezpieczeniu zdrowotnym

W tej części należy wpisać datę w rubryce 01 jeśli wnosimy o objęcie takim ubezpieczeniem lub pozostawić rubrykę pustą jeśli nie wnioskujemy o dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne.

X. Inne dane o osobie zgłaszanej do ubezpieczeń

W polu 05 należy wpisać kod wykonywanego zawodu zgodnie z instrukcją ZUS na temat klasyfikacji poszczególnych zawodów dostępną na www.zus.pl Rubrykę 09 i 10 wypełniamy, jeśli osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze.

XI. Dane o oddziale narodowego funduszu zdrowia

W tej części formularza należy podać trzy znakowy oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego zgodnie z adresem zamieszkania należy osoba zgłaszana.

XII. Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu

XIII. Adres zamieszkania

XIV. Adres do korespondencji

Te części formularza służą wskazaniu dokładnego adresy osoby zgłaszanej do ubezpieczenia. Jeżeli adres zameldowania jest adresem zamieszkania i adresem do korespondencji należy wypełnić tylko część XII.

XV. Oświadczenie płatnika składek

Po starannym i kompletnym wypełnieniu formularza ZUS ZUA należy pamiętać o wpisaniu daty wypełnienia i złożeniu podpisu.

XVI. Oświadczenie osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczenia

Jeśli zgłaszamy pracownika do ubezpieczeń formularz przewidział miejsce na podpis osoby zgłaszanej aby tym samym potwierdziła ona zgodność wszystkich danych zawartych na ZUS ZUA. Jeśli przedsiębiorca zgłasza siebie – powinien złożyć podpis w dwóch miejscach: w części XV i XVI.