Każdy przedsiębiorca przed rozpoczęciem prowadzenia swojej działalności gospodarczej jest zobligowany do dokonania zgłoszenia siebie jako płatnika składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Ponadto, powinien zgłosić do ZUS siebie jako ubezpieczonego. Obecnie, nie musi dokonywać tego osobiście – czynności te są wykonywane z urzędu w momencie rejestracji podmiotu gospodarczego. W przypadku pracowników, przedsiębiorca jako płatnik jest zobowiązany do zgłoszenie do ZUS danych każdego z nich.

Kto jest objęty obowiązkiem ubezpieczenia społecznego?

Zgodnie z art. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, obowiązkiem ubezpieczenia emerytalnego i ubezpieczeń rentowych objęte są m.in. osoby fizyczne, które na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej prowadzą pozarolniczą działalność oraz osoby z nimi współpracujące. Za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność uważa się:

•  osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych;
•  twórcę i artystę;
•  osobę prowadzącą działalność w zakresie wolnego zawodu:
  • w rozumieniu przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne,
  •  z której przychody są przychodami z działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych;
•  wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólników spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej;
• osobę prowadzącą niepubliczną szkołę, placówkę lub ich zespół, na podstawie przepisów o systemie oświaty.

Osoby prowadzące pozarolniczą działalność podlegają  obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowemu i wypadkowemu od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności do dnia zaprzestania wykonywania tej działalności, z wyłączeniem okresu, na który wykonywanie działalności zostało zawieszone na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej.

Zgłoszenie i zmiana danych płatnika składek

Od lipca 2011 roku osoby fizyczne rozpoczynające wykonywanie działalności gospodarczej, dokonują rejestracji podmiotu gospodarczego w Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej.

Zgłoszenia dokonują za pośrednictwem formularza elektronicznego dostępnego na stronie CEIDG oraz w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw gospodarki (CEIDG-1). Złożony wniosek stanowi jednocześnie zgłoszenie do ZUS. Przedsiębiorca zostanie zarejestrowany w ZUS jako płatnik składek z urzędu.

Zgłoszenie zmiany danych płatnika składek, o ile dane te podlegają wpisowi do CEIDG, również jest dokonywane za pośrednictwem wniosku o zmianę wpisu w tej ewidencji.

Zgłoszenie danych osoby ubezpieczeniowej

Osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą dokonują zgłoszenia siebie do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA. Na tym formularzu jako płatnik składek są one również zobowiązane do zgłoszenia zatrudnionych w firmie pracowników. W przypadku gdy pracownik będzie podlegał wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, zgłoszenia należy dokonać na formularzu ZUS ZZA.

Zmiana danych osoby ubezpieczeniowej

Płatnik składek zobowiązany jest zawiadomić Zakład Ubezpieczeń Społecznych o wszelkich zmianach i korektach jakie nastąpiły w stosunku do danych osób ubezpieczonych wykazanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń (ZUS ZUA/ZUS ZZA) – w terminie 7 dni od zaistnienia tych zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

W przypadku osób zgłoszonych przez płatnika składek do ubezpieczenia społecznego, zmiany i korekty danych dokonuje się na formularzu ZIUA - formularz ten ma zastosowanie w przypadku osób, których dotychczasowe zgłoszenia zostały dokonane na formularzach ZUS ZUA i ZUS ZZA.

Wystawiamy go w przypadku gdy zmianie uległy dane identyfikacyjne ubezpieczonego (tj. numer PESEL, NIP, seria i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwisko, imię pierwsze, data urodzenia). Informacja o zmianach przekazana przy wykorzystaniu formularza ZUS ZIUA jest podstawą do korekty lub zmiany danych osób ubezpieczonych na kontach w ZUS. Zatem podstawą prawidłowej ewidencji składek na koncie ubezpieczonego jest przekazanie do ZUS prawidłowych danych i zgodnych z rzeczywistością. W związku z powyższym kluczowe jest przekazanie do ZUS prawidłowo wypełnionego formularza ZUS ZIUA.

W przypadku gdy nastąpiła zmiana w zakresie tytułu ubezpieczenia oraz rodzaju ubezpieczeń i terminów rozpoczęcia okresu ubezpieczenia, należy dokonać wyrejestrowania ubezpieczonego (ZUS ZWUA) i ponownie złożyć zgłoszenie jego osoby do ubezpieczeń (ZUS ZUA / ZUS ZZA) zawierające prawidłowe dane.

Gdzie uzyskać pomoc w zakresie wypełnienia formularza ZUS ZIUA?

Wielu przedsiębiorców może mieć trudności z prawidłowym wypełnieniem poszczególnych formularzy, które są przekazywane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

W celu uproszczenia płatnikom obowiązku dokumentowania poszczególnych rodzajów zmian na płaszczyźnie ubezpieczeń, na stronie ZUS zamieszczone zostały poradniki opisujące poszczególne rodzaje czynności ubezpieczeniowych. Jednak skorzystanie z tej formy pomocy może okazać się trudnością dla wielu z nas. Przede wszystkim wiąże się to z koniecznością przeczytania kilku poradników zawierających kilkadziesiąt a czasami nawet kilkaset stron. Niestety większość przedsiębiorców nie może poświęcić tyle czasu na lekturę.

Źródła prawne:

Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585, z późn. zm.)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2009 nr 186 poz. 1444)