Kiedy zawiera się umowę spółki cywilnej, należy nadać jej nazwę. Nie oznacza to jednak tego, że pod tą nazwą taki podmiot już zawsze musi funkcjonować. Spółka cywilna może zmienić swoją nazwę. Jednak nie wystarczy tego uczynić ot tak sobie, zmieniając dane na pieczątkach czy szyldach. Należy o tym fakcie powiadomić odpowiednie jednostki. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy w związku z powyższym powinno się składać na przykład aktualizację VAT-R.

Tak naprawdę to wszystko zależy od tego, jakie zmiana, której chcemy dokonać, będzie niosła ze sobą konsekwencje. Należy pamiętać o tym, że wszelkie dane, które zostały zawarte w zgłoszeniu rejestracyjnym, jeśli ulegną zmianie, to muszą być uaktualnione. Każdy podatnik ma zatem obowiązek powiadomić o każdej z takich zmian właściwy dla siebie urząd skarbowy. Od tej reguły oczywiście są wyjątki. Na przykład podatnik VAT może zostać zwolniony z obowiązku składania aktualizacji VAT-R w sytuacji, kiedy zakres danych, które będą aktualizowane, będą wchodzić w zakres danych aktualizowanych na podstawie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Taki stan rzeczy wynika z art. 96 ust. 12 ustawy o VAT. Można zatem powiedzieć, że w sytuacji, kiedy spółka cywilna będzie nosić się z zamiarem dokonywania zmian w zakresie danych, które będą wymagały aktualizacji numeru NIP (czyli na przykład zmiana ta będzie dotyczyła nazwy firmy), to wówczas wystarczająca staje się aktualizacja NIP. W tym akurat przypadku wspólnicy spółki będą musieli złożyć NIP-2. Jeśli złoży się taki dokument, to wówczas nie będzie już trzeba składać zaktualizowanego formularza VAT-R.

Mogą pojawić się również sytuacje, kiedy zgłoszenie aktualizacji VAT-R jest obowiązkowe. Ma to miejsce na przykład wówczas, kiedy zmiana, jakiej dokonuje spółka, będzie powodowała jednocześnie zmianę właściwości organu podatkowego. Przykładem takiej sytuacji jest chociażby zmiana adresu siedziby przedsiębiorstwa. Należy zatem pamiętać, że jeśli będzie zmieniała się właściwość, to poza złożeniem aktualizacyjnego formularza NIP trzeba będzie także zatroszczyć się o spełnienie obowiązku, jakim jest złożenie aktualizacyjnego formularza VAT-R.