Podatnicy VAT często przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymują od kontrahentów część, a czasami całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę. Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części.

Jak i kiedy wystawić fakturę zaliczkową? Jakie elementy powinna zawierać? Odpowiedzi na te i inne pytania – poniżej.

Faktura zaliczkowa? Co to takiego? Kiedy ją wystawić?

W przypadku gdy jeszcze przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi część lub całość płatności (przedpłata, zaliczka, zadatek, rata) otrzymano, wystawia się fakturę zaliczkową najpóźniej w siódmym dniu, licząc od dnia, w którym otrzymano całość lub część należności od kupującego.

Faktura powinna być wystawiona także w sytuacji, gdy przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru otrzymano kolejną część należności (zaliczkę, ratę). Obowiązującym terminem jest siedem dni od daty pobrania danej kwoty.

Jakie elementy zawierać powinna faktura zaliczkowa?

Faktura, która stwierdza pobranie części lub całości należności przed wydaniem towaru czy wykonaniem usługi powinna zawierać dane dotyczące całego zamówienia:

• oznaczenie „FAKTURA VAT" lub "FAKTURA VAT-MP";
• imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• NIP sprzedawcy i nabywcy;
• datę wystawienia i numer kolejny faktury;
• datę otrzymania zaliczki;
• kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto;
• daty i numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto;
• stawkę podatku;
• kwotę podatku.

Jeżeli faktura zaliczkowa opiewa na kwotę mniejszą niż cena brutto, sprzedawca towaru lub usługi po wydaniu towaru wystawia fakturę, w której sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych dotychczas należności. Kwotę podatku pomniejsza się wówczas o sumę kwot podatku już wykazanego. Faktura końcowa, o której mowa, powinna wskazywać również numery faktur wystawionych dotychczas i dotyczących danego towaru lub usługi.

Jeżeli faktura zaliczkowa wykazuje całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie jest zobowiązany do wystawienia faktury dodatkowej.

Podstawa prawna?

Na mocy art. 106 ust. 3 ustawy o VAT, ustawodawca określił obowiązek wystawienia faktury VAT w sytuacji otrzymania zaliczki, a w szczególności zagadnienie wystawiania faktur zaliczkowych reguluje reguluje § 10 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Jak najszybciej wystawić fakturę zaliczkową VAT? Z InFakt! Po wejściu w aplikację wybieramy zakładkę Przychody, a następnie w menu po prawej: Faktura zaliczkowa.

Przykład dodawania faktury zaliczkowej w Infakt.pl

Otrzymujemy gotowy formularz do wypełnienia – formularz Faktury zaliczkowej.

Przykład faktury zaliczkowej widocznej w aplikacji Infakt.pl

Zechcesz przekonać się sam, jakie to wygodnie? Jedyne, co należy zrobić, to zarejestrować się na stronie InFakt.pl przy użyciu jedynie adresu mailowego. To takie proste! Zyskaj profesjonalne wsparcie księgowych, kontakt telefoniczny, mailowy i czat w godzinach pracy: poniedziałek-piątek 7.00-22.00 oraz sobota 9.00-17.00. Dołącz do nas!