Faktura zaliczkowa to szczególny rodzaju dokumentu księgowego który wystawiany jest jeszcze przed wydaniem towaru, albo zrealizowaniem w całości usługi. Kiedy przed wydaniem towaru, albo zrealizowaniem w pełni usługi podatnik VAT otrzyma procent należności w postaci takiej jak: przedpłata, zaliczka lub zadatek, powstaje po stronie podatnika VAT obowiązek podatkowy. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową, najpóźniej siedem dni po otrzymaniu wpłaty.

Sam obowiązek powstaje również w sytuacji kiedy przed wydaniem towaru albo realizacją usługi, zostanie wpłacona kolejna część ceny jak zaliczka czy rata. Niezmienny jest termin wystawienia faktury, wynoszący 7 dni od otrzymania samej kwoty pieniężnej.

Jak powinna być skonstruowana faktura zaliczkowa?

Dokument stwierdzający przyjęcie procentu lub całości ceny przed wydaniem towaru albo wykonaniem usługi powinien:

• posiadać oznaczenie jako FAKTURA VAT albo FAKTURA VAT-MP
• nazwę, skróconą nazwę, imiona i nazwiska sprzedawcy oraz nabywcy
• oznaczenia NIP zarówno sprzedawcy jak i klienta
• datę wystawienia faktury oraz jej kolejny numer
• daty otrzymania zaliczki jeżeli jest różna od daty wystawienia faktury
• kwotę faktury obejmującą część albo całość należności podaną brutto
• nazwę towaru albo usługi za którą wpłacona jest zaliczka
• jeżeli były wcześniej wystawiane- również daty i numery wcześniejszych faktu zaliczkowych wraz z sumą pobranych kwot wyrażoną brutto
• stawkę podatku
• kwotę naliczonego podatku
• dane dotyczące zamówienia

W przypadku kiedy zostanie wystawiona faktura zaliczkowa na kwotę mniejszą niż cena brutto, przedsiębiorca po wydaniu towaru albo zrealizowaniu całości usługi wystawia fakturę VAT, której wartość zostaje zmniejszona o otrzymane już kwoty. Odpowiednio zmniejsza się też wymiar podatku. Natomiast w fakturze finalnej powinny zostać podane wcześniej wystawione faktury zaliczkowe, wraz z ich datami i numerami.

Przykład dodawania faktury zaliczkowej w Infakt.pl

Gdy sprzedający wystawi fakturę zaliczkową na kwotę równą cenie brutto, po wykonaniu usługi, wydaniu towaru nie ma już obowiązku wystawiania kolejnej faktury.

Określenie podstawy prawnej

Zobowiązanie podatnika do wystawienia faktury VAT, w sytuacji otrzymania zaliczki, na podstawie art. 106 ust 3 ustawy o podatku VAT, uregulowane zostało w § 10 Rozporządzenia Ministra Finansów dotyczącego trybu oraz sposobu wystawiania faktur.

Niepotrzebne obawy

Przedsiębiorcy nierzadko z powodu nieznajomości przepisów, jak też z obaw przed ich zawiłością rezygnują z systemu zapłat w takiej formie. Nie jest to działanie rozsądne, z racji tego iż sama zaliczka zabezpiecza interes finansowy przedsiębiorcy. Szczególnie w dobie małej stabilizacji na rynku, jest to rozwiązanie jak najbardziej uzasadnione. Właśnie dla samej wygodny przedsiębiorców zostały uruchomione takie usługi jak księgowość internetowa inFakt.

Przykład faktury zaliczkowej widocznej w aplikacji Infakt.pl

Jest to rozwiązanie które znacznie upraszcza i ułatwia proces wystawiania dokumentów takich jak faktury zaliczkowe. W zgrabny sposób łącząc prostotę i szybkość praktycznego użycia, z koniecznością znajomości skomplikowanych przepisów. Wystarczy, że przedsiębiorca zarejestruje się na inFakt i przekona jak szybko i bez problemu można wystawiać faktury zaliczkowe. Razem z usługą księgowości internetowej może przedsiębiorca wystawić fakturę w kilku krokach;

• uruchomienie zakładki przychody
• wybranie formy faktury; faktura zaliczkowa
• uzupełnienie daty wystawienia faktury oraz otrzymania wpłaty
• wpisanie danych kontrahenta, albo też wybranie opcji autouzupełnienia z listy
• wpisanie na jakie usługi towary wystawiona została faktura
• podanie kwoty netto samego zamówienia oraz wybranie właściwej stawki VAT
• wpisanie kwoty otrzymanej od kontrahenta zaliczki
• zapisanie dokumentu
Przykład faktury zaliczkowej wygenerowanej w programie Infakt.pl

Czy wystawianie faktury zaliczkowej w ten sposób nie wydaje się proste? Wystarczy iż przedsiębiorca pozwoli by system prowadził go krok po kroku przez wszystkie etapy wystawiania faktury zaliczkowej. System inFakt spowoduje że wystawianie faktury będzie trwało krócej niż kiedykolwiek wcześniej. Na asystę mogą również liczyć ci przedsiębiorcy, którzy mimo wszystko będą się obawiali pomyłki. Do ich dyspozycji pozostaje centrum pomocy, przez e-mail jak również telefonicznej. Porady udzielane są tak samo na piśmie, jak też w formie prezentacji wideo. Gdyby to okazało się niewystarczające przedsiębiorca zawsze może połączyć się telefonicznie z specjalistą, który wyczerpująco odpowie na każde pytanie.

Zatem zarejestruj się i przekonaj że inFakt to : proste, przyjemne i bezpieczne prowadzenie księgowości!