Faktura VAT to podstawowy dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, z jakim spotyka się każdy przedsiębiorca. Zasady jej wystawiania oraz elementy, które powinna zawierać są bardzo szczegółowo określone w przepisach podatkowych.

W obrocie gospodarczym niekiedy pojawia się jednak dokument określany jako „faktura PRO FORMA”. Z poniższego artykułu dowiesz się w jakich przypadkach wystawia się taki dokument i jaką ma wartość księgową.

Czy faktura PRO FORMA jest dokumentem księgowym?

Rozporządzenie Min.Fin. w sprawie wystawiania faktur wymienia 3 rodzaje dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży, oznaczonych słowem „faktura”. Są to:

• Faktura VAT - będąca podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży, wystawianym przez czynnych podatników podatku VAT,
• Faktura VAT marża – wystawiana przez podmioty świadczące usługi turystyki oraz dokonujące dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków,
• Faktura VAT-MP – wystawiana jako potwierdzenie dokonania sprzedaży przez tzw. małych podatników rozliczających się z podatku VAT metodą kasową
.

Faktura PRO FORMA nie jest dokumentem wymienianym przez ustawy podatkowe, jednak jej zastosowanie w obrocie gospodarczym ma długą tradycję wynikającą z praktycznych względów.

W jakich sytuacjach wystawia się fakturę PRO FORMA?

„Pro forma” (łac.) oznacza „dla zasady”, „dla przyzwoitości”. Fakturę PRO FORMA stosuje się więc w sytuacji, gdy wystawienie formalnego dokumentu jest wskazane czy też byłoby mile widziane, ale przepisy prawa podatkowego nie przewidują możliwości wystawienia takiego dokumentu. Sytuacja taka ma miejsce przede wszystkim, gdy strony transakcji umówią się na dokonanie przedpłaty do sprzedaży.

Dodawanie faktury Proforma w InFakt.pl

Zgodnie ze zwyczajami handlowymi przyjęło się dokonywać płatności na podstawie dokumentu wystawionego przez sprzedawcę, który określałby co najmniej przedmiot sprzedaży, jego kwotę, beneficjenta czy numer jego rachunku bankowego. Jest to szczególnie przydatne w transakcjach z kontrahentami, z którymi pozostaje się w bardziej oficjalnych stosunkach, gdzie podanie informacji o kwocie do zapłaty przez telefon lub drogą mailową może nie być poważnie potraktowane.

Zapisana faktura proforma w programie InFakt.pl

Jak wiadomo jednak faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym zdarzenie gospodarcze już zaistniałe, nie ma więc prawnej możliwości wystawienia faktury VAT przed powstaniem takiego zdarzenia. Idealnym i jednocześnie jedynym dokumentem, jaki można wystawić przed dokonaniem sprzedaży i płatności jest wówczas faktura PRO FORMA. Jeśli jednak zdarzyłoby się, że przed dokonaniem przedpłaty sprzedawca wystawi fakturę VAT jako dokument będący podstawą do dokonania płatności, to należy pamiętać o tym, że podatek VAT z takiej faktury nie podlega odliczeniu do czasu nabycia prawa do rozporządzania tym towarem jak właściciel lub wykonania usługi. Warto więc przykładać wagę do rodzaju wystawianego dokumentu, aby uniknąć niepotrzebnych problemów księgowych.

Jakie elementy powinna zawierać faktura PRO FORMA?

Jak już zostało powyżej powiedziane, faktura PRO FORMA nie jest dokumentem wymienionym przez przepisy podatkowe, nigdzie w przepisach nie znajdziemy więc elementów, które powinna zawierać.

Wzór faktury proforma w pdf wystawionej w programie InFakt.pl

Zwyczajowo wystawia się ją na podobnych zasadach jak właściwą fakturę VAT. Jest to uzasadnione tym, że faktura PRO FORMA jest niejako zapowiedzią faktury VAT i odnosi się do tej samej, jasno określonej transakcji sprzedaży z ustaloną ceną, zawartej między konkretnymi stronami. Ważne jest jednak jej prawidłowe oznakowanie słowami PRO FORMA, aby żadna ze stron transakcji w procesie księgowania nie potraktowała takiej faktury jako dokumentu będącego podstawą księgowań w książce przychodów i rozchodów lub w ewidencjach VAT.

Faktura PRO FORMA w inFakt

W aplikacji inFakt znajdziesz prosty w obsłudze program do wystawiania faktur VAT, który daje również możliwość wystawiania faktur PRO FORMA. Program krok po kroku poprowadzi Cię przez wszystkie pozycje faktury PRO FORMA, umożliwiając Ci korzystanie z baz kontrahentów oraz towarów wprowadzonych do systemu wcześniej, ich bieżące aktualizowanie czy dodawanie nowych danych. Korzystając z aplikacji inFakt ograniczasz do minimum czas konieczny na wystawienie faktury, a przede wszystkim nie musisz poszukiwać żadnych wzorów faktury PRO FORMA ani zastanawiać jak z nią postępować.