Wystawianie rachunków online

Wystawianie rachunków online było jeszcze niedawno opcją, z której mogło skorzystać sporo przedsiębiorców. Do końca 2013 r. prowadzący działalność gospodarczą, nie będący zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, byli zobowiązani na prośbę klienta udokumentować transakcję sprzedaży za pomocą rachunku. Aktualnie wszyscy przedsiębiorcy, w tym zwolnieni z VAT zobligowani są do wystawiania faktur.

WYSTAWIANIE RACHUNKÓW ONLINE ODESZŁO DO LAMUSA


Wystawianie rachunków online nie jest już możliwe w dostępnym jeszcze kilka miesięcy temu zakresie. Od 1 stycznia 2013 r. przedsiębiorcy zwolnieni z VAT mogli wystawiać faktury zamiast rachunków. Nie było to jednak obowiązkowe. To jaki dokument wystawiał nievatowiec zależało tylko od niego. 

Jedynym warunkiem wystawiania faktur już w 2013 r. była rejestracja. Ze zwolnienia z VAT można korzystać bowiem bez składania formularza VAT-R, ale ci przedsiębiorcy, którzy go złożyli i wprost zadeklarowali korzystanie ze zwolnienia mogli wystawiać faktury od początku 2013 r.

Wraz z początkiem 2014 r. zmieniły się zasady dokumentowania transakcji przez "nievatowców". Aktualnie firmy zwolnione z VAT nie mają już możliwości wyboru dokumentu jaki wystawiają nabywcy. Od 1 stycznia 2014 r. wszyscy przedsiębiorcy muszą wystawiać faktury. W przypadku firm zwolnionych z VAT takie obowiązek istnieje tylko w sytuacji, gdy dokumentu poświadczającego transakcję zażąda nabywca (inna firma lub osoba nieprowadząca własnej działalności).

Kupujący ma takie prawdo do trzech miesięcy licząc od końca miesiąca dostawy. Po tym terminie faktury nie trzeba wystawiać, jednak jeśli przedsiębiorca chce może to zrobić. Dokumentu nie trzeba również w sposób specjalny tytułować. Możliwe jest jego opisanie jako „faktury”, „rachunku” bądź nieopisywanie w ogóle. Z punktu widzenia przepisów tytuł nie jest obowiązkowym elementem faktury.

Chcesz wystawiać w pełni zgodne z przepisami faktury „zw” (dawne rachunki)? Wypełnij poniższy formularz i dołącz do inFaktu. Z nami nie musisz się martwić zmianami w rachunkach.

FAKTURĘ MOŻNA PRZESŁAĆ DROGĄ ELEKTRONICZNĄ


Wystawianie klientom faktur drogą elektroniczną zyskuje coraz więcej zwolenników wśród polskich przedsiębiorców. W odróżnieniu od formy standardowej (papierowej) tak przygotowanego dokumentu nie trzeba bowiem drukować, a nie też opłacać przesyłek pocztowych lub kurierskich.

Żeby faktura online została wystawiona prawidłowo przedsiębiorca musi zapewnić jej:
  • autentyczność pochodzenia – przedsiębiorca gwarantuje, że strony widniejące na dokumencie są uprawnione do jej wystawienia i odbioru, a wszelkie dane nie zawierają błędów,
  • integralność – faktura musi mieć integralny charakter, co oznacza brak możliwości dokonywania w niej jakichkolwiek zmian,
  • czytelność – dokument musi być czytelny jeśli chodzi o formę, układ elementów, itp.
Od początku 2013 r. przedsiębiorca może wysyłać klientowi faktury drogą elektroniczną, nie pytając się go wcześniej o zgodę. Jeśli klient opłaci fakturę elektroniczną, będzie to oznaczało, że nie ma nic przeciwko otrzymywaniu dokumentów w takiej formie. 

Akceptację wyrażoną np. podczas rozmowy, przesłaną e-mailem także można uznać za wiążącą. Co za tym idzie przedsiębiorca nie musi czekać, aż kontrahent wyrazi zgodę na piśmie.

JAK MOŻNA WYSTAWIAĆ FAKTURY ONLINE?


Faktury przesyłane w formacie elektronicznym to spore ułatwienie dla przedsiębiorcy. Nie warto więc zawracać sobie głowy choćby ręcznym wystawianiem faktur. Oczywiście można zdecydować się na stworzenie odpowiedniego szablonu w Excelu, tyle że jest to pracochłonne. 

Konieczna jest również konwersja do odpowiedniego formaty elektronicznego, tak żeby dokument był w pełni zgodny z przepisami. Częściowo niezłym rozwiązaniem jest zakup odpowiedniego oprogramowania do wystawiania faktur, które dostępne jest na płycie CD lub ściągnięcie aplikacji z Internetu. Jednak tutaj również można napotkać pewne trudności.

Otóż w zależności od licencji, program można zainstalować na jednym lub kliku komputerach. Jako, że przepisy dotyczące podatków często ulegają zmianie, więc przedsiębiorca musi pamiętać o aktualizacji takiego oprogramowania, co może pociągać za sobą dodatkowe koszty. Dodatkowo producenci aplikacji, żeby zachować wysoką cenę, wzbogacają je niekiedy o zbędne, dodatkowe funkcje oraz moduły. A te zamiast pomagać często utrudniają i wydłużają sporządzenie faktury.

PROGRAMY ONLINE TO WYGODA I FUNKCJONALNOŚĆ


Przez wzgląd na wymienione ograniczenia przedsiębiorcy ceniący swój czas, prostotę, a także funkcjonalność wybierają programy online. Do ich głównych zalet zależy m.in.
  • wystawianie faktur jeśli tylko przedsiębiorca ma dostęp do Internetu,
  • zapamiętywanie przez aplikacje wprowadzonych danych (przy wystawianiu kolejnych dokumentów informacje o kliencie uzupełniają się automatycznie),
  • możliwość łatwego wystawianie faktur w zagranicznych walutach (programy online pobierają aktualne kursy prosto z NBP,
  • prostota i wygoda użytkowania – wystarczy uzupełnić podstawowe dane, aby aplikacja wygenerowała kompletną, zgodną z przepisami fakturę, którą można od razu przesłać klientowi,
  • brak wydatków związanych z zakupem papieru, opłatami pocztowymi czy kurierskimi.
Co więcej faktury przesłane drogą elektroniczną szybciej docierają do klienta, niż np. nadane pocztą. Dzięki temu przedsiębiorca może otrzymać we wcześniejszym terminie zapłatę za wykonaną usługę bądź sprzedany towar.

WYSTAWIANIE RACHUNKÓW ONLINE? WYSTAW FAKTURĘ "ZW"


Ogrom możliwości i wygodę przy wystawianiu faktur daje inFakt.pl. To prosty i intuicyjny program online do wystawiania wielu różnych dokumentów. Aplikacja działa pod przeglądarkami: Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome oraz Opera. Do zalet programu należy:
  • łatwe wystawianie faktur dowolnego rodzaju,
  • możliwość wystawiania faktur po angielsku i w obcych walutach,
  • zapis wystawionych dokumentów do plików PDF,
  • wyszukiwarka danych klientów wg NIP,
  • kolorowe szablony faktur,
  • dostępność online,
  • oszczędność czasu,
  • szybkość działania,
  • intuicyjność interfejsu,
  • możliwość skorzystania ze wsparcia zespołu księgowych przez telefon, e-mail i czat wewnątrz aplikacji.
Program do Fakturowania pozwala również na wystawianie faktur „zw” (dawnych rachunków) przedsiębiorcom zwolnionym z VAT. Konieczne jest jedynie zaznaczenie stawki „zw” w momencie wystawiania nowej faktury, a następnie wybranie podstawy zwolnienia z przygotowanej listy. Jeśli podstawy nie ma na liście można dodać własną.

Przykład faktury „zw” wygenerowanej w inFakt.pl

Żeby skorzystać z wymienionych opcji,a także poznać inne, wystarczy tylko się zarejestrować podając adres e-mail oraz definiując prywatne hasło. Każdy użytkownik dostaje możliwość przetestowania Programu do Fakturowania bez żadnych zobowiązań wystawiając do 3 faktur miesięcznie za darmo. 

Aplikacja dostępna jest 24 h/dobę na dowolnym komputerze podłączonym do Internetu oraz za pomocą dedykowanych aplikacji na iPhone'a i smartfony z Androidem.

Chcesz wystawiać dokumenty zgodnie ze zmianami w rachunkach? - wypełnij poniższy formularz i wypróbuj inFakt.


Data modyfikacji:2014-10-23

Od 2008 roku wspólnie z zespołem zmienia rynek usług księgowych tak jak kilka lat temu rynek usług bankowych zmienił mBank.


Zobacz jakie to proste

Wystaw fakturę w 4 kliknięciach

  • Kliknij w przycisk Nowa faktura.

  • Po wpisaniu NIP-u klienta
    dane uzupełnią się same.

  • Wpisz nazwę towaru lub usługi. Podaj wartość usługi
    i datę wystawienia. Określ rodzaj waluty.

  • Gotową fakturę możesz przesłać e-mailem lub wydrukować.


Napisali o nas

Gazeta Wyborcza Forbes Puls Biznesu


Dla kogo?

Fakturowanie inFakt jest przeznaczone dla wszystkich firm działających na terenie Polski. Z naszych usług najczęściej korzystają osoby pracujące w takich branżach jak: