Wystawianie faktury

Wystawianie faktur należy do podstawowych obowiązków związanych z prowadzeniem firmy. Dzięki oprogramowaniu online szeroka wiedza w tym temacie nie jest jednak potrzebna, a wystawianie faktury można sprowadzić do kilku prostych kroków.

Kiedy wystawić fakturę?


Zgodnie z zasadami ogólnymi istnieje obowiązek wystawienia faktury do 15 dni od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż lub zapłata (całości lub części należności). Możliwe jest również wystawienie faktury wcześniej – jednak nie szybciej niż na 30 dnia przed sprzedażą lub terminem płatności. 

W przepisach funkcjonują jeszcze inne terminy na wystawienie dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, które zależą od konkretnego rodzaju transakcji.

Właściciel firmy jest zobligowaniu nie tylko dopilnować terminu wystawiania faktury, ale również by zawrzeć na niej wszystkie konieczne elementy. Zgodnie z treścią Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur, dokument ten powinien zawierać m.in.:
  • datę wystawienia i numer, który go identyfikuje,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numery NIP (jeśli nabywca jest osobą prywatną, NIP nie jest potrzebny),
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawkę podatku VAT,
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT,
  • kwotę należności ogółem.
Nie ma jednak obowiązku zamieszczania na dokumencie oznaczenia „faktura VAT”. Dzieje się tak dlatego, że nazwa nie jest obowiązkowym elementem, który trzeba umieścić na fakturze.

Jak można wystawiać faktury w firmie?


Sposobów wystawiania faktur jest co najmniej kilka. Wspomniane już Rozporządzenie Ministra Finansów określa listę elementów, które powinny znaleźć się na każdej fakturze oraz warunki, jakie powinny spełniać, ale nie definiują dokładnie jak należy je wystawiać. Dlatego przedsiębiorcy mają pewną dowolność jeśli chodzi o wybór narzędzi.

Podstawowy sposób, to sporządzenie dokumentu na zwykłej kartce papieru. Fakturę można również wystawić, korzystając z programów biurowych – edytora tekstu lub arkusza kalkulacyjnego. Jedyne, o czym należy pamiętać, to aby tak przygotowana faktura:
  • zawierała wszystkie elementy wymagane przepisami,
  • zawierała poprawne wyliczenia stawek podatku VAT,
  • była czytelna i uniemożliwiała ingerencję w treść gotowego dokumentu.
Wystawianie faktury przy pomocy programów biurowych lub na kartce papieru nie wymaga od dodatkowych narzędzi. Te rozwiązania nie są jednak niezbyt wygodne na dłuższą metę, kiedy wzrasta liczba produktów i kontrahentów firmy. Za każdym razem dane do faktury trzeba bowiem uzupełniać na nowo. 

Przechowywanie dokumentów w formie papierowej utrudnia szybkie odnalezienie konkretnej faktury i analizę osiągniętych przychodów. Dlatego coraz większą popularność zdobywa oprogramowanie księgowe, automatyzujące wiele czynności, związanych z generowaniem dokumentów.

Programy instalowane na komputerze


Faktury można wystawiać w programach online i instalowanych na komputerze. Ograniczeniem programów „pudełkowych” jest liczba komputerów, na których można korzystać z aplikacji do księgowania. 

Często zdarza się, że licencja pozwala uruchomić program tylko na jednej maszynie. Instalacja na kolejnych komputerach wiąże się z dodatkową opłatą. Podobnie wygląda aktualizowanie aplikacji.

Wystawianie faktur wymaga posiadania najnowszej wersji, uwzględniającej zmiany w przepisach. W przypadku wersji „pudełkowych” takie aktualizacje często są dodatkowo płatne.

Wystawianie faktury online


Korzystając z aplikacji online do wystawiania faktur właściciel firmy nie musi kupować pudełka z płytą, instalować i rejestrować programu. Wystarczy stworzyć konto online, by zacząć korzystać z programu w wygodny sposób. 

Logowanie do panelu użytkownika jest możliwe z dowolnego komputera bez dodatkowych opłat za kolejne licencje. Dzięki temu przedsiębiorca może korzystać z aplikacji w pracy lub w domu oraz dać dostęp do listy faktur innej osobie.

Dane są przechowywane na serwerach, dlatego lista dokumentów, historia operacji i inne zapisane dane są dostępne z dowolnego miejsca. Programy online zwalniają użytkownika od konieczności aktualizacji i śledzenia zmian w przepisach. 

Są one wdrażane na bieżąco, a w razie wątpliwości użytkownika, usługi sieciowe oferują wsparcie wykwalifikowanych księgowych. Dodatkowymi zaletami tego rozwiązania są m.in.:
  • szybkość generowania faktur – dokumenty są wystawiane w oparciu o formularze online i uzupełniane o dane wcześniej zapisane przez użytkownika lub pobrane z bazy GUS,
  • generowanie dokumentów w formacie PDF, umożliwiające wysłanie kontrahentowi faktury elektronicznej,
  • możliwość zdefiniowania wyglądu faktury dzięki szablonom i dodaniu logo firmy.
Kolorowy szablon faktury Przykład faktury wygenerowanej w inFakt.pl

inFakt, czyli szybki sposób na wystawianie faktury


Jeśli szukasz odpowiedniego programu do wystawiania faktur, rozważ co oferuje inFakt.pl. W aplikacji generowanie faktur zostało uproszczone do niezbędnego minimum. Po założeniu darmowego konta wystarczy podać numer NIP swojej firmy. 

Pozostałe dane są uzupełniane automatycznie, podobnie jak dane klienta. Użytkownik musi jedynie wpisać datę transakcji, nazwę i cenę towaru lub usługi oraz stawkę VAT. Na tej podstawie program oblicza kwoty brutto i netto, które później widnieją na gotowym dokumencie.

Oprócz tego, w prosty sposób możesz umieścić na fakturze logo Twojej firmy oraz wybrać jeden z kilkudziesięciu gotowych szablonów faktur. Jeśli tylko masz ochotę, możesz nawet stworzyć własny szablon w edytorze HTML/CSS i dodać do niego własne grafiki. Fakturę można zapisać w systemie, wydrukować lub wygenerować plik PDF, a następnie wysłać do klienta e-mailem wprost z inFaktu.

Załóż darmowe konto na inFakt.pl, a do 3 faktur w miesiącu możesz wystawiać zupełnie bez opłat. To świetna oferta, która pozwoli Ci przetestować Program do Fakturowania zupełnie bez zobowiązań. Wypełnij poniższy formularz i dołącz do przeszło 300 tys. przedsiębiorców, którzy już zdecydowali się na inFakt.pl. Z pewnością nie pożałujesz.

Data modyfikacji:2014-06-27

Współzałożyciel i dyrektor finansowy inFaktu, który wspólnie z Wiktorem Sarotą i zespołem zmienia rynek usług księgowych od 2008 roku. Ekspert w sprawach księgowych i podatkowych.


Zobacz jakie to proste

Wystaw fakturę w 4 kliknięciach

  • Kliknij w przycisk Nowa faktura.

  • Po wpisaniu NIP-u klienta
    dane uzupełnią się same.

  • Wpisz nazwę towaru lub usługi. Podaj wartość usługi
    i datę wystawienia. Określ rodzaj waluty.

  • Gotową fakturę możesz przesłać e-mailem lub wydrukować.


Napisali o nas

Gazeta Wyborcza Forbes Puls Biznesu


Dla kogo?

Fakturowanie inFakt jest przeznaczone dla wszystkich firm działających na terenie Polski. Z naszych usług najczęściej korzystają osoby pracujące w takich branżach jak: