Transakcje między podmiotami gospodarczymi, jak również wykonywane przez podmioty gospodarcze na rzecz osób nie prowadzących działalności wymagają stosownego udokumentowania dla celów podatkowych. Dokumentem, do którego wystawienia zobowiązane są podmioty gospodarcze zarejestrowane jako czynny podatnik VAT, jest faktura VAT.

Sam obowiązek wystawiania dokumentu księgującego typu faktura VAT został określony w ustawie o podatku od towaru i usług z dnia 11 marca 2004 roku, natomiast zasady w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku.

Kogo dotyczy obowiązek wystawienia faktury VAT

Zgodnie z obowiązującym porządkiem prawnym obowiązek wystawienia faktury VAT przez podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT, ,może mieć charakter obligatoryjny albo fakultatywny. Obligatoryjnie wystawia podatnik fakturę VAT, kiedy dokonuje transakcji z innym profesjonalnym uczestnikiem obrotu gospodarczego. Kiedy natomiast transakcja wykonywana jest wobec osoby, która nie prowadzi działalności gospodarczej przedsiębiorca wystawia fakturę VAT tylko na życzenie wyrażone przez klienta.

Zwolnienie z obowiązku wystawienia faktury VAT

Obowiązek wystawienia faktury VAT nie dotyczy tych przedsiębiorców, którzy nie są zarejestrowani jako czynny podatnik VAT. Jednocześnie przedsiębiorcy należący do tej grupy na gruncie przepisów ustawy ordynacja podatkowa z dnia 29 sierpnia 1997, na życzenie kupującego zobowiązani są wystawić rachunek. Uproszczony dokument potwierdzający zawarcie transakcji.

Rachunek czy faktura?

Zarówno rachunek i faktura są dokumentami potwierdzającymi zawarcie transakcji. Nierzadko zdarza się, że są też mylone zarówno przez nabywców jak i wystawców dokumentu. Różnica miedzy tymi dokumentami sprowadza się do samego charakteru wystawcy w obrębie podatku VAT. Każdy z przedsiębiorców, który dokonał rejestracji jako podatnik VAT czynny na formularzu VAT-R, zobowiązany jest do wystawiania faktur. Natomiast przedsiębiorca, który takiego zgłoszenia nie dokonał, korzysta ze zwolnienia i zobligowany jest do wystawienia rachunku.

Elementy niezbędne faktury VAT

Listę elementów niezbędnych faktury VAT, podatnik znajdzie w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 marca 2011 roku, dotyczącym faktur. W dokumencie faktura VAT elementów istotnych i obowiązkowych jest na tyle dużo, iż lepiej posłużyć się przy jej wystawianiu formularzem, albo dobrym programem do wystawiania faktur. Faktura VAT jako dokument księgowy ewidencjonujący transakcję sprzedaży powinna zawierać:

• dane osobowe i adresowe sprzedawcy oraz nabywcy: imiona nazwiska i adres
• numery NIP sprzedawcy i nabywcy kiedy oba podmioty są przedsiębiorcami. Kiedy nabywca jest osobą fizyczną nie prowadzącą działalności- nie ma obowiązku wpisania jego numeru NIP
• właściwe oznaczenie dokumentu ‘FAKTURA VAT’ jak również numer porządkowy
• dokładną datę wystawienia dokumentu. W przypadku kiedy dzień wystawienia faktury VAT jest inny niż zawarcia transakcji- powinien być wpisany przynajmniej miesiąc i rok sprzedaży
• określenie rodzaju, nazwy sprzedawanego towaru, albo świadczonej usługi
• wskazanie ilości towaru albo wykonanych usług
• podaną jednostkową cenę sprzedawanego towaru, świadczonej usługi, wyrażoną w kwocie netto
• określenie wartości całkowitej zawartej transakcji , sprzedaży towaru albo świadczenia usług, wyrażone netto wraz ze wskazaniem właściwej stawki podatku VAT
• kwotę netto sprzedaży towarów, usług, z wydzieleniem poszczególnych stawek podatkowych, wraz z wskazaniem dóbr i usług zwolnionych, albo nie podlegających podatkowi VAT
• wyliczoną kwotę podatku od podanej w kwocie netto sumy wartości sprzedaży
• samą wartość sprzedanego towaru, usług wraz z obliczonym podatkiem

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Termin wystawienia faktury VAT

Ramy czasowe na wystawienie dokumentu księgującego sprzedaż określone zostały w art. 19 ust. 4 ustawy o VAT i § 9 rozporządzenia w sprawie faktur . Przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia zarówno faktury VAT, jak też rachunku, nie później niż na 7 dzień od momentu wydania towaru albo wykonania usługi. W sytuacji zawarcia transakcji z osobą nie prowadzącą działalności gospodarczej termin ten wiąże przedsiębiorcę tylko w przypadku zgłoszenia przed zawarciem transakcji stosownego żądania. Natomiast kiedy żądanie zgłoszono już po zawarciu transakcji, okres siedmiu dni liczony jest od momentu samego zgłoszenia żądania.

Elementy ważne i warte zapamiętania

Podatnik wystawiając fakturę VAT powinien zwrócić uwagę na kilka istotnych szczegółów;

• Jeżeli jeszcze przed wydaniem towaru, albo całkowitym wykonaniu usługi została wpłacona zaliczka, faktura powinna być wystawiona najpóźniej 7 dni po otrzymaniu wpłaty.
• Każda następna zaliczka przed wydaniem towaru albo wykonaniem całości zlecenia, rodzi obowiązek wystawienia faktury.
• Dokumenty księgowe jak faktura VAT wystawia się zawsze w dwóch egzemplarzach; kopię zatrzymuje wystawca, a oryginał otrzymuje nabywca towaru albo usługi.
• Dowolne jest określenie waluty w samej fakturze, natomiast wysokość podatku zawsze należy określać w złotych polskich.
• W fakturach zawsze stosuje się zaokrąglenia do pełnego grosza

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Elektroniczna faktura

Likwidacja obowiązku podpisywania przez przedsiębiorcę dokumentu księgującego jak faktura VAT, przyczyniła się do zwiększenia popularności dokumentów w formacie elektronicznym. Jeżeli tylko nabywca wyraża na to zgodę przedsiębiorca może się posługiwać elektroniczną formą dokumentu.

Popularyzacja takiej formy faktury VAT, bezpośrednio wpłynęła na popyt na programy do wystawiania faktur, oraz usługi księgowości internetowej. Takie jak świadczone w ramach inFakt.pl.

Są to rozwiązania bardzo wygodne oraz proste w obsłudze, korzystając z systemu przedsiębiorca, otrzymuje fakturę VAT, którą może zapisać, zaksięgować albo też bezpośrednio przesłać do klienta.

Generowanie faktury VAT w systemie

Aplikacja inFakt.pl jest profesjonalnym serwisem który pomaga przedsiębiorcom w prowadzeniu księgowości. Jest to produkt skierowany do osób ceniących własny czas, oraz poszukujących usług na najwyższym poziomie.

By korzystać z aplikacji inFakt.pl przedsiębiorca nie musi kupować drogich programów, ani też instalować na swoim komputerze obciążających system plików. Potrzebuje jedynie komputera oraz dobrego łącza sieciowego. Rejestracja w systemie wiąże się z otrzymaniem indywidualnego konta, w ramach którego przedsiębiorca może wystawiać dokumenty księgujące, korygować je, jak również prowadzić niezbędne rejestry. Co bardzo istotne przez cały czas użytkownik systemu może liczyć na wsparcie, specjalistów bezzwłocznie udzielających odpowiedzi na każde pytanie.

Uzyskanie dostępu do funkcjonalności aplikacji nie jest związane z opłatami. Wystarczy darmowa rejestracja, po której przedsiębiorca może spokojnie przetestować wszystkie z funkcji. By ułatwić korzystanie z funkcji, udostępniany jest każdemu użytkownikowi film z instrukcjami. Zapoznając się z filmikiem instruktażowym każdy użytkownik zobaczy jak łatwo krok po kroku z aplikacją inFakt.pl można wystawić fakturę.

By wygenerować fakturę użytkownik powinien:

• uruchomić formularz przez wybranie opcji- NOWA FAKTURA VAT
• funkcja autouzupełnienia wypełni pola ‘DANE WYSTAWCY o ile zostały podane podczas rejestracji
• wpisać wszystkie dane NABYWCY; zapisanie danych kontrahenta w katalogu, znacznie ułatwi wystawienie faktury, w przypadku ponownej sprzedaży dla tego kontrahenta
• postępować zgodnie z instrukcjami aplikacji co do elementów jak wpisanie; daty wystawienia, daty transakcji oraz otrzymania zapłaty
• skorzystać z opcji wprowadzania nazw towarów i usług do rejestru- jest to metoda na to by przyśpieszyć wystawianie każdej następnej faktury obejmującej sprzedaż tych samych dóbr, albo świadczenie tych samych usług
• przedsiębiorca powinien wpisać kwotę netto albo brutto oraz podać jaka jest właściwa stawka VAT, reszty obliczeń program dokona automatycznie
• jeżeli jest przewidziana taka forma odbioru płatności przedsiębiorca może wpisać i uzupełnić numer konta bankowego
• po dokonaniu wszystkich powyższych działań pozostaje tylko wybranie funkcji ZAPISZ

Faktura w aplikacji

Użytkownik aplikacji inFakt.pl po wystawieniu faktury zgodnie z instrukcjami, może skorzystać z takiej funkcji jak druk faktury VAT, ewentualnie też przesłać dokument bezpośrednio do kontrahenta.

Każdy wystawiony za pomocą aplikacji dokument jest widoczny na koncie użytkownika. Także nie jest problemem kontrolowanie prowadzonej sprzedaży.

Jaki jest efekt korzystania z aplikacji? Zupełnie nagle prowadzenie księgowości w zakresie wystawiania faktur staje się proste i przyjemne. Przedsiębiorca oszczędza czas, pieniądze a zyskuje pewność i komfort psychiczny.

Koniec z kupowaniem drogich programów i licencji, wypisywaniem druków, oraz męczeniem się z tabelkami w programach typu Excel. Przekonaj się że jest to możliwe. Zarejestruj się za darmo w inFakt.pl i sprawdź jak ogromne możliwości posiada to rozwiązanie.

Dzięki inFakt.pl wystawiane faktury będą wzorcowymi dokumentami i świadectwem profesjonalizmu firmy!