Wypisywanie faktur

Od 1 stycznia 2014 r. wypisywanie faktur jest obowiązkiem wszystkich przedsiębiorców. Dotyczy to również firm zwolnionych z VAT, które wcześniej posługiwały się rachunkami. Co za tym idzie wystawianie faktur dotyczy znacznie mniejszego grona podmiotów.

Kto wypisuje faktury?

Zwolnieni z VAT mieli możliwość wystawiania faktur już od początku 2013 r., nie było to jednak ich obowiązkiem. Żeby w ten sposób dokumentować transakcje wystarczała rejestracja. Choć bowiem ze zwolnienia z VAT można korzystać bez składania formularza VAT-R, to jednak właściciele firm, którzy go złożyli i zadeklarowali korzystanie ze zwolnienia mogli wystawiać faktury zamiast rachunków. Od 1 stycznia 2014 r. nie ma już możliwości wyboru i do wypisywania faktur zobligowani są wszyscy przedsiębiorcy:
  • VAT-owcy – każdorazowo, gdy klientem jest inna firma, a także na życzenie nabywcy, który nie prowadzi własnej działalności gospodarczej,
  • firmy zwolnione z VAT – tylko na żądanie klienta.
Faktury może wystawiać już znacznie mniejsze grono podmiotów. Wśród nich np. osoby zarabiające w oparciu o umowę o dzieło lub zlecenie, duchowni czy też osiągający przychody z działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej.

Kiedy wystawić fakturę VAT i jakie powinna zawierać elementy?

Z początkiem 2014 r. zmieniły się także terminy wystawiania faktur. Aktualnie taki dokument należy wystawić do 15. dnia od końca miesiąca, w którym wykonano usługę, dostarczono towar lub miała miejsce zapłata. Przedsiębiorca może zrobić to także wcześniej – maksymalnie na 30 dni przed sprzedażą lub otrzymaniem płatności. Inne niż wspomniane terminy fakturowania zależne są rodzajów transakcji i dotyczą m.in. sprzedaży i druku książek.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów na fakturze VAT należy zamieścić następujące elementy:
  • dane osobowe oraz adresy obu stron transakcji, na które wystawiana jest faktura (sprzedawcy i nabywcy),
  • numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
  • datę dokonania transakcji (wykonania usługi lub zakupu),
  • datę wystawienia faktury VAT,
  • numer faktury,
  • nazwę towaru lub usługi,
  • w przypadku towaru – specyfikację jednostek miary oraz ilości,
  • cenę jednostkową towaru/usługi (bez uwzględnienia podatku VAT),
  • wartość towaru/usługi bez uwzględnienia kwoty podatku i stawki podatku,
  • wartość netto i brutto,
  • kwotę podatku naliczonego od sumy wartości sprzedaży netto towarów bądź usług,
  • kwotę należności.
Nie jest konieczne zamieszczanie nazwy „faktura VAT”, ani oznaczania jej jako „kopia” czy „oryginał”. Czym różnią się rachunki od faktur wystawianych przez firmy zwolnione z VAT opisywaliśmy w tym artykule.

Sposób wystawienia faktury nie jest istotny

Żadne przepisy nie definiują sposobu wypisywania faktur. W związku z tym każdy przedsiębiorca może zrobić to na własną rękę. Istotne jest tylko, żeby dokument zawierał wszystkie wyszczególnione w przepisach elementy. Co za tym idzie fakturę można wystawić choćby korzystając z Excela, Worda, notatnika, czy też posługując się gotowymi druczkami, które wypełnia się ręcznie. Nie są to jednak idealne rozwiązania, jako że za każdym razem dane na dokumencie trzeba wypełniać na nowo. Przedsiębiorca musi także na bieżąco orientować się w zachodzących w przepisach zmianach.

Pewnym ułatwieniem jest skorzystanie z dedykowanych programów do fakturowania, które instaluje się na komputerze. Niestety są one w pewnym stopniu ograniczone zapisami licencyjnymi. W związku z tym zdarza się, że dany program można uruchomić tylko na jednym komputerze. Jeśli chce zainstalować aplikację również na innych może się to wiązać z koniecznością dodatkowych opłat. Podobnie wygląda to w kontekście zmian w przepisach. W przypadku programów instalowanych na komputerze takie aktualizacje często są płatne.

Zalety programu online do wystawiania faktur

W związku z wymienionymi powyżej ograniczeniami warto zdecydować się na wykorzystanie do wystawiania faktur programów online. Przedsiębiorca nie musi kupować programu „pudełkowego”, instalować na komputerze oraz rejestrować. Wystarczy jedynie zarejestrować konto online i korzystać z opcji dostępnych w aplikacji. Nie trzeba uiszczać dodatkowych opłat licencyjnych, a dostęp do konta możliwy jest z każdego komputera z dostępem do Internetu.

Takie oprogramowanie nie wymaga również od użytkownika śledzenia zmian w przepisach. Wszelkie aktualizacje dokonywane są na bieżąco przez producenta oprogramowania. Dzięki temu przedsiębiorca zawsze ma pewność, że wypisana przez niego faktura:
  • zawiera wszelkie wymagane przepisami dokumenty,
  • posiada profesjonalny wygląd,
  • jest dostępna w każdym momencie po zalogowaniu się na konto,
  • stworzona została w wygodnym formacie pozwalającym na szybkie przesłanie do kontrahenta.
Aplikacja online może działać na dowolnym komputerze – wymaga tylko posiadania dostępu do Internetu i przeglądarki.

inFakt.pl ułatwia fakturowanie

Świetnym rozwiązaniem ułatwiającym wystawianie faktur jest inFakt.pl. Dzięki programowi proces wypisywania faktur trwa dosłownie chwilę. Jak tego dokonać?
  • Załóż darmowe konto lub zaloguj się.
  • Kliknij w przycisk „Nowa faktura”.
  • Podaj dane klienta – wystarczy NIP, resztę danych aplikacja pobierze z bazy GUS-u.
  • Uzupełnij: daty, nazwę towaru, cenę i stawkę VAT – kwota brutto (lub netto) uzupełni się automatycznie.
  • Kliknij „Zapisz”.
  • Kliknij „Drukuj”, aby zapisać fakturę jako PDF.
Jeśli tylko tego potrzebujesz możesz dokument wysłać do kontrahenta z poziomu aplikacji. Co więcej użytkownicy mogą skorzystać z pomocy księgowych.

Załóż konto w inFakcie, a Program do Fakturowania przetestujesz wystawiając do 3 faktur miesięcznie za darmo. Zaufało nam już prawie 300 tys. przedsiębiorców – dołącz do nich i przekonaj się czy inFakt jest dla Ciebie.

Autor: Sebastian Bobrowski

Zobacz również

VAT od paliwa

Samochód osobowy Samochód osobowy jest podstawowym środkiem transportu służącym do bezpiecznego przemieszczania się o dopuszczalnej masie trzech i półtony ponadto przeznaczonym do przewozu maksymalnie dziewięciu osób z uwzględnieniem kierowcy

Darmowy program do faktur 2011

Po co przedsiębiorcy darmowy program do faktur 2011? Faktura VAT jest podstawowym dokumentem księgowym, z którym każdy przedsiębiorca będzie się spotykał podczas prowadzenia działalności

Faktura adsense

Google Adsense jest programem, w którym może uczestniczyć każdy posiadacz strony internetowej zarabiając na wyświetlanych na tej stronie reklamach

Faktura vat komis

Wbrew temu, co się potocznie sądzi, w przypadku umowy komisowej nie mamy do czynienia z usługą komisu i sprzedażą komisową

Faktura brutto

Faktura brutto to dość rzadko stosowany dokument sprzedaży, na którym jako cenę jednostkową danego towaru umieszcza się kwotę wraz z podatkiem, czyli brutto

pokaż więcej tematów

W jaki sposób wiążą się ze sobą przelew i termin zapłaty?

Każdy przedsiębiorca musi zdawać sobie sprawę z tego, jak ważne są kwestie takie jak termin zapłaty należności, który winien znajdować się na każdej fakturze, jak również oznaczenie, czy winna ona zostać opłacona gotówką, lub przelewem

Od kiedy można wystawiać faktury VAT?

Zgłaszany przez przedsiębiorcę problem dotyczył faktu, iż nie posiadał on jeszcze potwierdzenia zgłoszenia rejestracji VAT-R oraz uzyskania numeru NIP

Faktura po francusku

Polscy przedsiębiorcy prowadzą coraz szerzej zakrojoną działalność, także jeśli chodzi o zasięg terytorialny

Faktura zwrot towaru

"Faktura zwrot towaru" - pod tym potocznym pojęciem kryje się zabieg księgowy służący zaewidencjonowaniu faktury korygującej, która została wystawiona dla udokumentowania zwrotu uprzednio sprzedanego towaru

Refaktura

W przepisach podatkowych obowiązujących w Polsce do dnia 1 stycznia 2011 roku nie wspominano o pojęciu refaktury

Faktura prowizyjna

Przedsiębiorcy często prowadzą sprzedaż swoich produktów lub usług za pośrednictwem innych podmiotów gospodarczych

Faktura PZ

W przypadku firm handlowych i produkcyjnych kluczowe znaczenie ma sprawne zarządzanie magazynem

Faktura brutto

Faktura brutto to dość rzadko stosowany dokument sprzedaży, na którym jako cenę jednostkową danego towaru umieszcza się kwotę wraz z podatkiem, czyli brutto

Duplikat faktury

Duplikat faktury jest dokumentem księgowym, który obok faktury VAT uprawnia do odliczenia podatku naliczonego w tej fakturze

Faktura transportowa

Rozliczanie usług transportowych jest specyficzne zwłaszcza ze względu na termin wystawienia faktury i datę powstania obowiązku podatkowego

Faktura importowa

Podczas sprowadzania towarów z zagranicy, albo dokonywania rozliczeń z zagranicznymi kontrahentami, do obiegu księgowego może zostać wprowadzona tzw

Faktura marketingowa

Na gruncie polskiego ustawodawstwa istnieje pojęcie faktury marketingowej, choć jest ona nietypowym i rzadko wykorzystywanym rozwiązaniem