Wypisywanie faktur

Od 1 stycznia 2014 r. wypisywanie faktur jest obowiązkiem wszystkich przedsiębiorców. Dotyczy to również firm zwolnionych z VAT, które wcześniej posługiwały się rachunkami. Co za tym idzie wystawianie faktur dotyczy znacznie mniejszego grona podmiotów.

Kto wypisuje faktury?

Zwolnieni z VAT mieli możliwość wystawiania faktur już od początku 2013 r., nie było to jednak ich obowiązkiem. Żeby w ten sposób dokumentować transakcje wystarczała rejestracja. Choć bowiem ze zwolnienia z VAT można korzystać bez składania formularza VAT-R, to jednak właściciele firm, którzy go złożyli i zadeklarowali korzystanie ze zwolnienia mogli wystawiać faktury zamiast rachunków. Od 1 stycznia 2014 r. nie ma już możliwości wyboru i do wypisywania faktur zobligowani są wszyscy przedsiębiorcy:
  • VAT-owcy – każdorazowo, gdy klientem jest inna firma, a także na życzenie nabywcy, który nie prowadzi własnej działalności gospodarczej,
  • firmy zwolnione z VAT – tylko na żądanie klienta.
Faktury może wystawiać już znacznie mniejsze grono podmiotów. Wśród nich np. osoby zarabiające w oparciu o umowę o dzieło lub zlecenie, duchowni czy też osiągający przychody z działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej.

Kiedy wystawić fakturę VAT i jakie powinna zawierać elementy?

Z początkiem 2014 r. zmieniły się także terminy wystawiania faktur. Aktualnie taki dokument należy wystawić do 15. dnia od końca miesiąca, w którym wykonano usługę, dostarczono towar lub miała miejsce zapłata. Przedsiębiorca może zrobić to także wcześniej – maksymalnie na 30 dni przed sprzedażą lub otrzymaniem płatności. Inne niż wspomniane terminy fakturowania zależne są rodzajów transakcji i dotyczą m.in. sprzedaży i druku książek.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów na fakturze VAT należy zamieścić następujące elementy:
  • dane osobowe oraz adresy obu stron transakcji, na które wystawiana jest faktura (sprzedawcy i nabywcy),
  • numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
  • datę dokonania transakcji (wykonania usługi lub zakupu),
  • datę wystawienia faktury VAT,
  • numer faktury,
  • nazwę towaru lub usługi,
  • w przypadku towaru – specyfikację jednostek miary oraz ilości,
  • cenę jednostkową towaru/usługi (bez uwzględnienia podatku VAT),
  • wartość towaru/usługi bez uwzględnienia kwoty podatku i stawki podatku,
  • wartość netto i brutto,
  • kwotę podatku naliczonego od sumy wartości sprzedaży netto towarów bądź usług,
  • kwotę należności.
Nie jest konieczne zamieszczanie nazwy „faktura VAT”, ani oznaczania jej jako „kopia” czy „oryginał”. Czym różnią się rachunki od faktur wystawianych przez firmy zwolnione z VAT opisywaliśmy w tym artykule.

Sposób wystawienia faktury nie jest istotny

Żadne przepisy nie definiują sposobu wypisywania faktur. W związku z tym każdy przedsiębiorca może zrobić to na własną rękę. Istotne jest tylko, żeby dokument zawierał wszystkie wyszczególnione w przepisach elementy. Co za tym idzie fakturę można wystawić choćby korzystając z Excela, Worda, notatnika, czy też posługując się gotowymi druczkami, które wypełnia się ręcznie. Nie są to jednak idealne rozwiązania, jako że za każdym razem dane na dokumencie trzeba wypełniać na nowo. Przedsiębiorca musi także na bieżąco orientować się w zachodzących w przepisach zmianach.

Pewnym ułatwieniem jest skorzystanie z dedykowanych programów do fakturowania, które instaluje się na komputerze. Niestety są one w pewnym stopniu ograniczone zapisami licencyjnymi. W związku z tym zdarza się, że dany program można uruchomić tylko na jednym komputerze. Jeśli chce zainstalować aplikację również na innych może się to wiązać z koniecznością dodatkowych opłat. Podobnie wygląda to w kontekście zmian w przepisach. W przypadku programów instalowanych na komputerze takie aktualizacje często są płatne.

Zalety programu online do wystawiania faktur

W związku z wymienionymi powyżej ograniczeniami warto zdecydować się na wykorzystanie do wystawiania faktur programów online. Przedsiębiorca nie musi kupować programu „pudełkowego”, instalować na komputerze oraz rejestrować. Wystarczy jedynie zarejestrować konto online i korzystać z opcji dostępnych w aplikacji. Nie trzeba uiszczać dodatkowych opłat licencyjnych, a dostęp do konta możliwy jest z każdego komputera z dostępem do Internetu.

Takie oprogramowanie nie wymaga również od użytkownika śledzenia zmian w przepisach. Wszelkie aktualizacje dokonywane są na bieżąco przez producenta oprogramowania. Dzięki temu przedsiębiorca zawsze ma pewność, że wypisana przez niego faktura:
  • zawiera wszelkie wymagane przepisami dokumenty,
  • posiada profesjonalny wygląd,
  • jest dostępna w każdym momencie po zalogowaniu się na konto,
  • stworzona została w wygodnym formacie pozwalającym na szybkie przesłanie do kontrahenta.
Aplikacja online może działać na dowolnym komputerze – wymaga tylko posiadania dostępu do Internetu i przeglądarki.

inFakt.pl ułatwia fakturowanie

Świetnym rozwiązaniem ułatwiającym wystawianie faktur jest inFakt.pl. Dzięki programowi proces wypisywania faktur trwa dosłownie chwilę. Jak tego dokonać?
  • Załóż darmowe konto lub zaloguj się.
  • Kliknij w przycisk „Nowa faktura”.
  • Podaj dane klienta – wystarczy NIP, resztę danych aplikacja pobierze z bazy GUS-u.
  • Uzupełnij: daty, nazwę towaru, cenę i stawkę VAT – kwota brutto (lub netto) uzupełni się automatycznie.
  • Kliknij „Zapisz”.
  • Kliknij „Drukuj”, aby zapisać fakturę jako PDF.
Jeśli tylko tego potrzebujesz możesz dokument wysłać do kontrahenta z poziomu aplikacji. Co więcej użytkownicy mogą skorzystać z pomocy księgowych.

Załóż konto w inFakcie, a Program do Fakturowania przetestujesz wystawiając do 3 faktur miesięcznie za darmo. Zaufało nam już prawie 300 tys. przedsiębiorców – dołącz do nich i przekonaj się czy inFakt jest dla Ciebie.


Data modyfikacji:2014-06-23

Współzałożyciel i dyrektor finansowy inFaktu, który wspólnie z Wiktorem Sarotą i zespołem zmienia rynek usług księgowych od 2008 roku. Ekspert w sprawach księgowych i podatkowych.


Zobacz jakie to proste

Wystaw fakturę w 4 kliknięciach

  • Kliknij w przycisk Nowa faktura.

  • Po wpisaniu NIP-u klienta
    dane uzupełnią się same.

  • Wpisz nazwę towaru lub usługi. Podaj wartość usługi
    i datę wystawienia. Określ rodzaj waluty.

  • Gotową fakturę możesz przesłać e-mailem lub wydrukować.


Napisali o nas

Gazeta Wyborcza Forbes Puls Biznesu


Dla kogo?

Fakturowanie inFakt jest przeznaczone dla wszystkich firm działających na terenie Polski. Z naszych usług najczęściej korzystają osoby pracujące w takich branżach jak: