Wezwanie do zapłaty

„Wezwanie do zapłaty” to słowa, które w każdym przedsiębiorcy budzą nieprzyjemne skojarzenia. Niezależnie od tego czy jest on wystawcą tego dokumentu, czy też wezwanie skierowane jest do niego. Jeśli przedsiębiorca otrzymuje wezwanie do zapłaty, oznacza to, że nie uregulował zobowiązań wobec swojego dostawcy, a jeśli sam wystawił taki dokument to najwyraźniej nie otrzymał pieniędzy za wykonane usługi lub sprzedane towary. Obie sytuacje są dla przedsiębiorcy niekorzystne.

Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą zapewne niejednokrotnie zetknęła się z dokumentem wezwania do zapłaty. Przedsiębiorca może taki dokument otrzymać od swoich dostawców jeśli nie zapłaci za swoje zobowiązania w terminie, bądź też może być wystawcą tego dokumentu w przypadku, gdy nie otrzyma należności w określonym czasie od swoich nabywców. Każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć zatem jak wygląda prawidłowo wystawiony dokument wezwania do zapłaty oraz jakie niezbędne elementy powinien zawierać.

Wezwanie do zapłaty to dokument, w którym wierzyciel żąda od dłużnika spłaty należnej kwoty wierzycielowi w ściśle określonym terminie. Dokument ten jest potwierdzeniem, że wierzyciel podjął próbę porozumienia się z dłużnikiem oraz wyznaczył dodatkowy termin do spłaty zobowiązania. Wezwanie do zapłaty, czyli tak zwany monit, jest często przedsądowym etapem egzekwowania określonego świadczenia od dłużnika, jednakże wcześniejsze wezwanie do zapłaty nie jest konieczne do wystąpienia na drogę sądową w celu odzyskania należności przez wierzyciela. Warto jednak podkreślić, że fakt wysłania wezwania do zapłaty, stanowi dodatkowy dowód w przypadku ewentualnego skierowania sprawy na drogę sądową.

Jak powinno wyglądać wezwanie do zapłaty?

Otóż nie ma żadnej ściśle określonej formy i treści oraz wyraźnie określonych prawem elementów, jakie winien zawierać poprawnie wystawiony przez nas monit. Warto jednakże podkreślić, że dla późniejszych ewentualnych celów dowodowych warto sporządzić dokument wezwania do zapłaty w formie pisemnej oraz przesłać go do dłużnika listem poleconym. Istnieje również możliwość ustnego wezwania do zapłaty, jednakże w przypadku sprawy sądowej, dłużnik może zaprzeczyć otrzymaniu takiego wezwania. Dlatego zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest przekazanie dłużnikowi wezwania w formie pisemnej. Sporządzony dokument najlepiej wysłać listem poleconym, dzięki czemu będziemy mieli dowód jego nadania. Możemy również dostarczyć dokument osobiście, pamiętając by odbiorca poświadczył otrzymanie dokumentu na kopii.

Elementy wezwania do zapłaty:
  • Data i miejsce sporządzenia wezwania do zapłaty.
  • Prawidłowe określenie stron – wierzyciela i dłużnika. Poprawne i kompletne dane wierzyciela mają na celu umożliwienie dłużnikowi odszukanie swojego wierzyciela oraz weryfikację informacji, które zostały umieszczone na wezwaniu. Z kolei poprawne dane dłużnika gwarantują, że wystawione pismo trafi do właściwej osoby, do której jest ono skierowane.
  • Określenie podstawy windykacji. Prawidłowe numery niezapłaconych faktur, ich daty wystawienia oraz kwoty wraz z naliczonymi odsetkami. Szczegółowe informacje umożliwią dłużnikowi weryfikację danych, które zostały zawarte w otrzymanym przez niego dokumencie.
  • Termin spełnienia świadczenia. Wierzyciel powinien określić termin, w którym świadczenie powinno zostać uregulowane przez dłużnika. Wezwanie winno również określać sposób zapłaty zobowiązania przez dłużnika – przykładowo powinien zostać zamieszczony na dokumencie numer rachunku bankowego wierzyciela.
  • Wskazanie osoby sporządzającej wezwanie do zapłaty, z którą dłużnik będzie mógł się kontaktować. Umożliwi to bezproblemowy kontakt, jeśli będzie konieczność wyjaśnienia nieścisłości. Warto podkreślić, iż często faktury nie dochodzą do nabywcy. W przypadku, gdy faktura nie została zapłacona przez dłużnika, z uwagi na brak dokumentu, dłużnik zapewne będzie kontaktował się z wierzycielem, by otrzymać duplikat niezapłaconej faktury.

Każda osoba, prowadząca własną działalność gospodarczą wie jak ważne jest terminowe spływanie należności. Istotne jest więc, by pilnować czy wystawiane przez nas faktury są regulowane zgodnie z ich terminami płatności, czy też nasi odbiorcy nie dotrzymują określonych na dokumentach terminów. Istnieją programy online, które pomagają kontrolować terminy płatności.

Proste kontrolowanie płatności w inFakt.pl

InFakt.pl to aplikacja online, która pozwala na proste i szybkie wystawianie czytelnych faktur. Ponadto inFakt.pl umożliwia kontrolować, które faktury nie zostały zapłacone przez dłużników. Informacja o przeterminowanych fakturach przesyłana jest na nasz e-mail - jesteśmy na bieżąco informowani, kiedy powinniśmy się upomnieć o zapłatę przeterminowanej faktury.

Przedsiębiorca, który korzysta z aplikacji Infakt.pl ma możliwość przesłania do dłużnika przypomnienia o zapłacie zaległej faktury bezpośrednio z programu na adres poczty elektronicznej. Dodatkowo do wysyłanej wiadomości może on dołączyć oryginał faktury bądź też jej duplikat. Przedsiębiorca ma możliwość ustalenia w ustawieniach programu określonego schematu treści wiadomości dołączanej każdorazowo do wysyłanego przypomnienia. Oznacza to, iż do generowanego przez nas przypomnienia dla konkretnego kontrahenta, automatycznie zostanie dołączona treść zgodna z ustalonym przez nas schematem (przykładowo: zostaną zwarte wszelkie informacje na temat zaległych niezapłaconych faktur przez określonego kontrahenta, z prośbą o ich niezwłoczne uregulowanie). Użytkownik podczas wysyłania przypomnienia ma oczywiście możliwość poprawy załączonej treści wiadomości, zgodnie z własnymi potrzebami.

Data modyfikacji:2013-12-19

Załóż firmę z kontem firmowym mBank

inFakt współpracuje z mBankiem. Zakładając firmę, możesz od razu otworzyć konto firmowe. To proste, wygodne i nic nie kosztuje. Największą zaletą jest możliwość uzyskania numeru rachunku firmowego jeszcze w trakcie zakładania firmy, który zgłoszony zostanie do urzędów. Oznacza to, że nie będziesz musiał zgłaszać konta firmowego po założeniu firmy.


Dla kogo?

Zakładanie firmy z inFakt jest przeznaczone dla osób, które zamierzają założyć jednoosobową działalność gospodarczą. Nie zakładamy: spółek z o.o., spółek jawnych ani spółek cywilnych.


Napisali o nas

Gazeta Wyborcza Forbes Puls Biznesu