Oprócz towarów nabywanych celem sprzedaży, w kosztach podatkowych ująć można składniki majątku, które nabyto celem uzyskiwania przychodu, jego zachowania lub zabezpieczenia.

Od tego, jakiej wartości są to składniki oraz jak długo będzie się z nich korzystało, zależy czy ujmie się je bezpośrednio w kosztach, czy też ich wartość będzie się rozliczało przez dłuższy okres, dokonując stopniowych odpisów amortyzacyjnych.

Co to są środki trwałe?

Do środków trwałych zalicza się stanowiące własność lub współwłasność przedsiębiorcy, kompletne i zdatne do użytku składniki majątku o przewidywanym okresie wykorzystywania dłuższym niż rok.

Amortyzacji, czyli stopniowemu zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, podlegają obowiązkowo środki trwałe o wartości początkowej przekraczającej 3500 zł. Zgodnie z Art 22k ust 7, mali podatnicy oraz osoby rozpoczynające działalność mają możliwość jednorazowej amortyzacji takich środków trwałych zakwalifikowanych do grupy 3-8 KŚT z wyłączeniem samochodów osobowych, do wysokości 50000 euro rocznie.

Również składniki majątku o wartości początkowej nie przekraczającej 3500 zł podatnik może zaliczyć do środków trwałych, a w konsekwencji amortyzować. Jednak w tym przypadku podatnik sam decyduje, czy dokonuje ich amortyzacji, czy też zalicza je bezpośrednio do kosztów. Jeśli zdecyduje się na amortyzację, może wybrać metodę amortyzacji jednorazowej lub rozłożonej w czasie.

Składniki majątku, o wartości początkowej do 3500 zł włącznie, niezaliczone do środków trwałych stanowią tzw. wyposażenie. Podatnik sam decyduje, czy niskocenne składnik majątku zaliczy do wyposażenia, czy wprowadzi do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, traktując je automatycznie jako środek trwały. Wyposażenie obejmuje się odrębną ewidencją, niemniej wprowadza się do niej wyłącznie składniki majątku o wartości początkowej pomiędzy 1500 zł a 3500 zł włącznie. Składniki majątku o wartości poniżej 1500 zł nie obejmuje się dodatkową ewidencją i wprowadza bezpośrednio jedynie do KPiR.

Środki trwałe, podobnie jak i wartości niematerialne i prawne objąć należy łącznie osobną ewidencją, prowadzoną niezależnie od prowadzonej KPiR. Środek trwały wprowadza się do tej ewidencji nie później niż w miesiącu przekazania go do używania.

Jak wygląda ewidencja środków trwałych?

Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych zawiera co najmniej:

• liczbę porządkową (numer ewidencyjny)
• datę nabycia składnika majątku;
• datę przyjęcia do używania – będzie ona zwykle inna od daty nabycia. Daty różnią się przede wszystkim w przypadku składników wymagających dodatkowej naprawy, niekompletnych i niezdatnych w chwili zakupu do używania;
• określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;
• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej (podanie nazwy w tym warto rozszerzyć ją o specyfikacje techniczną, numer seryjny itp.)
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (klasyfikujący jedynie środki trwałe, w przypadku wartości niematerialnych i prawnych nie podaje się tego numeru);
• wartość początkową (ustalona w zależności od metody nabycia – czyli w drodze kupna, przyjęcia nieodpłatnie czy w drodze spadku lub przyjęcia za częściową odpłatnością, wytworzenia, przyjęcia jako wkład do spółki nie będącej osobą prawną lub jako składnik majątku po likwidacji osoby prawnej )
• stawkę amortyzacyjną;
• kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy (zatem wartość w złotych przysługującego odpisu) i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony;  
• zaktualizowaną wartość początkową, jeśli wystąpiła aktualizacja wyceny; 
• zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych (tylko jeśli miała miejsce aktualizacja wyceny);
• wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową (ulepszenia nie stanowią wydatki na remonty środka trwałego jak również wydatki z tytułu ulepszenia, modernizacji, adaptacji, w tym także wydatki na rzecz części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia nie przekracza 3500 zł rocznie;
• Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3 500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.
• datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

W którym momencie ująć środki trwałe w ewidencji?

Zapisów w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych należy dokonać w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin oznacza tzw. ujawnienie środka trwałego, które nie pozwala dokonywać wcześniej odpisów amortyzacyjnych i zaliczać ich do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku ujawnienia środka trwałego, czyli wprowadzenia go do ewidencji w terminie późniejszym niż przekazanie go do używania, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od miesiąca następującego po miesiącu jego ujawnienia w ewidencji.

Zarządzanie środkami trwałymi w Infakt.pl

Ujęcie w ewidencji nie oznacza jeszcze, że w tym miesiącu można uwzględnić odpisy w KPiR. Standardowo przyjmuje się, że odpisów amortyzacyjnych dokonuje się dopiero od miesiąca następnego po miesiącu wprowadzenia do ewidencji środków trwałych do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową środka trwałego (czyli wartość ta zrównuje się z wartością początkową środka trwałego) lub w którym środek trwały postawiono w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono jego niedobór.

Jak prowadzić ewidencję w InFakt?

W programie InFakt ewidencja środków trwałych znajduje się w zakładce Koszty w pozycji „Środki trwałe”. Prowadzi się ją odrębnie od KPiR, jednak stanowi ona część „księgowości” podatnika. Po wyborze odpowiedniej stawki amortyzacyjnej, automatycznie dokonywany jest odpis amortyzacyjny, który co miesiąc lub kwartał trafia do KPiR podatnika na podstawie dowodu wewnętrznego, generowanego automatycznie przez aplikację InFakt.

Dodany środek trwały w Infakt.pl

Wchodząc w opcję „Środki trwałe” podatnik ma do wyboru wprowadzić środek trwały poprzez opcję „dodaj środek trwały” lub też poprzez „zakup środka trwałego”. Program InFakt podpowiada, w jaki sposób wypełnić większość pól, upraszczając tym samym prowadzenie ewidencji. Co ważne, sama ewidencja generowana jest przecież automatycznie, na podstawie wprowadzonych środków trwałych. Podpowiedzi dotyczą jedynie tego, w jaki sposób wypełnić pola na formularzu aby poprawnie wprowadzić środek trwały do ewidencji.

Ewidencja Środków Trwałych w Infakt.pl

W przypadku problemu z ustaleniem symboli KŚT lub wypełnieniu poszczególnych pól, możliwy jest kontakt z konsultantem, który pomoże podjąć prawidłową decyzję. W pozycji „Rodzaj” dotyczącej klasyfikacji środka trwałego, użytkownik może wybierać jedno z grupowań z listy. Lista zgodna jest z klasyfikacją KŚT i upraszcza wybór. Podatnik nie musi dzięki temu sięgać do przepisów prawa.

Ewidencja może być prowadzona w formie elektronicznej lub tradycyjnej. Aplikacja Infakt umożliwia zarówno wydrukowanie ewidencji bezpośrednio z systemu jak i zapisanie na dysku komputera w formacie pdf.