Rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym

Przedsiębiorca może zdecydować o outsourcingu usług księgowych. W tym przypadku, wszelkie zobowiązania dotyczące księgowości jego firmy są przerzucone na zewnętrzny podmiot – biuro rachunkowe.

W celu rozpoczęcia formalnej współpracy z biurem rachunkowym, klient musi z nim zawrzeć umowę o świadczenie usług księgowych. Natomiast w razie zakończenia współpracy, umowę tę należy rozwiązać. O czym warto wówczas pamiętać?

Jak wygląda umowa o świadczeniu usług księgowych?

Biuro rachunkowe zwykle przedstawia przedsiębiorcy wzór umowy do podpisu, ale klient może zmienić postanowienia tej umowy. W umowie o świadczenie usług księgowych powinny zostać zawarte następujące informacje:

  • Dokładnie określone stron umowy, m.in. imiona i nazwiska, nazwy firm, numery NIP.
  • Zakres świadczonych usług – może on obejmować prowadzenie ksiąg rachunkowych, ksiąg przychodów i rozchodów, ewidencji sprzedaży dla potrzeb VAT, sporządzanie deklaracji podatkowych czy sprawozdań finansowych i inne.
  • Zobowiązania biura rachunkowego –między innymi do zachowania tajemnicy informacji przekazanej od klienta.
  • Zakres współpracy stron umowy – w umowie powinno zostać określone, kiedy i jakie dokumenty mają przekazywać sobie nawzajem strony umowy.
  • Czas trwania umowy.
  • Określenie długości trwania okresu wypowiedzenia.
  • Data i miejsce sporządzenia umowy.
  • Wynagrodzenie biura rachunkowego, ze sprecyzowaniem, czy jest to kwota z VAT czy bez VAT, oraz z podaniem terminu i sposobu zapłaty wynagrodzenia.
  • Własnoręczne podpisy stron umowy.

Do umowy o świadczenie usług księgowych powinien zostać dołączony odpis dokumentu potwierdzającego uprawnienia biura rachunkowego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Tryb wypowiadania umowy o świadczenie usług księgowych

Jeśli przedsiębiorca chce rozwiązać umowę zawartą z biurem rachunkowym, powinien złożyć wypowiedzenie umowy w formie stosownego pisma. Dokument ten powinien zawierać dane firmy, miejsce i datę złożenia wypowiedzenia, własnoręczny podpis przedsiębiorcy, jak i treść określającą na jakiej podstawie wypowiadana jest umowa i z jakim okresem wypowiedzenia. Najczęściej w umowach o świadczenie usług księgowych zakłada się miesięczny, dwu lub trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Praktykowane jest wypowiadanie umów o prowadzenie usług księgowych pod koniec okresu rozliczeniowego.

Po wypowiedzeniu umowy o świadczenie usług księgowych, przedsiębiorca kończący współpracę z biurem rachunkowym musi odzyskać swoje dokumenty księgowe. Może tego dokonać osobiście lub wysyłając po dokumenty kuriera. Biuro rachunkowe, które dotychczas prowadziło księgi danej firmy ma obowiązek zwrotu wszystkich oryginałów dokumentów przekazanych przez przedsiębiorcę, tj. faktur, umów, rachunków, potwierdzeń zapłaty należności, wyciągów bankowych, czy innych powierzonych dokumentów. Na ręce przedsiębiorcy powinny zostać przekazane przez biuro rachunkowe sporządzone w jego imieniu dokumenty, w tym:

  • deklaracje rozliczeniowe ZUS,
  • deklaracje podatkowe,
  • ewidencja faktur,
  • ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
  • ewidencja wyposażenia,
  • rejestry VAT,
  • księgi podatkowe,
  • dokumentacja kadrowa i płacowa,
  • ewidencja przebiegu pojazdów.

Przekazanie wszystkich wyżej wymienionych dokumentów przedsiębiorcy przez biuro rachunkowe powinno odbyć się na piśmie, za pomocą protokołu odbioru. Jeśli przedsiębiorca uzna, że dokumentacja księgowa przekazana mu przez biuro rachunkowe jest niekompletna, może złożyć pisemne wezwanie do uzupełnienia braków przez biuro.

Zlikwidowanie pełnomocnictw

Biura rachunkowe świadczące usługi księgowe dla przedsiębiorców zwykle są upoważniane jako pełnomocnicy do składania w imieniu klienta deklaracji podatkowych. Pełnomocnictwo złożone w urzędzie skarbowym na formularzu UPL-1 dla biura rachunkowego należy odwołać, składając w urzędzie formularz OPL-1. Wszelkie inne pełnomocnictwa powinny być odwołane na piśmie. Bywa, że w dokumencie pełnomocnictwa zawarto zapis, że wygaśnie ono automatycznie po wypowiedzeniu umowy o świadczenie usług księgowych.

Obowiązek przedsiębiorcy wobec CEIDG

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej narzuca na przedsiębiorców obowiązek powiadomienia urzędów o sposobie prowadzenia księgowości i miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej. Jeśli więc przedsiębiorca rozwiąże umowę z biurem rachunkowym, musi dokonać aktualizacji wpisu do CEIDG na formularzu CEIDG-1. Aktualizacji tej należy dokonać w terminie do 7 dni od daty rozwiązania współpracy z biurem rachunkowym.

Data modyfikacji:2012-10-15

Przekazywanie dokumentów

Masz do wyboru kilka sposobów dostarczania dokumentów:

  • Aplikacje mobilne

    Z poziomu aplikacji mobilnych możesz robić zdjęcia fakturom kosztowym.

  • Twój adres e-mail

    Każdy klient udostępniony ma swój adres e-mail w domenie infaktpliki.pl, na który może przesyłać maile z załączonymi fakturami.

  • Aplikacja WWW

    Koszty możesz załączać do aplikacji www w wygodny sposób przeciągnij i upuść tzw. drag&drop.


Napisali o nas

Gazeta Wyborcza Forbes Puls Biznesu


Dla kogo?

Księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym inFakt jest przeznaczona dla jednoosobowych działalności gospodarczych, rozliczających się na podstawie KPiR.

Z naszych usług najczęściej korzystają osoby, pracujące w takich branżach jak:

  • Reklama Graficy, kreatywni, marketerzy
  • Prawo Radcy prawni, adwokaci, notariusze
  • IT Programiści, informatycy, PM
  • Pozostałe Jednoosobowe działalności gospodarcze, KPiR