Pierwszym krokiem przedsiębiorcy jest nadal rejestracja w Urzędzie Gminy (lub w Urzędzie Miasta). Czynności, które przyszły przedsiębiorca w miejscu tym wykonywał, zostały częściowo zmienione.

Zmiany poszczególnych ustaw miały prowadzić do znacznego skrócenia czasu, który dotychczas przedsiębiorcy poświęcali na założenie firmy, a zarazem do powstania realnej możliwości zakładania firmy w tzw. „jednym okienku”. Zgodnie z tą zasadą od dnia 31 marca 2009 roku każda osoba fizyczna, która zamierza założyć własną działalność gospodarczą, ma obowiązek złożenia i wypełnienia jednego wniosku we właściwym (z punktu widzenia zamieszkania) Urzędzie Miasta/ Gminy. Chodzi tutaj mianowicie o wniosek, którym jest Wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej. Nowe przepisy mówią dokładnie, co taki wniosek powinien zawierać. Muszą się w nim obowiązkowo znaleźć następujące informacje:

• oznaczenie przedsiębiorcy, a więc informacje takie jak: imię i nazwisko przedsiębiorcy, ewentualnie inne określenie nazwy firmy,
• numer ewidencyjny PESEL,
• NIP przedsiębiorcy (o ile takowy numer przedsiębiorca posiada),
• oznaczenie miejsca zamieszkania oraz adresu przedsiębiorcy (jeśli działalność stale wykonuje poza miejscem zamieszkania
• miejsce i adres zakładu głównego),
• określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej (zgodnie z PKD),
• wyznaczenie proponowanej daty rozpoczęcia działalności gospodarczej (może to być dzień złożenia wniosku lub termin późniejszy),
• numer telefonu kontaktowego (o ile taki posiada),
• adres poczty elektronicznej przedsiębiorcy (o ile taki posiada).

Tak naprawdę nie ma jednego oficjalnego oraz ogólnopolskiego wzoru takiego wniosku. Wnioski o Wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej mogą różnić się między sobą w poszczególnych gminach. Wedle prawa, polskie gminy mogą stosować przykładowy wniosek wzorcowy w tym zakresie, lub też mogą stosować własny wniosek, który gmina może sobie dowolnie sporządzić. Składowe wniosku także niewiele różnią się od poprzedniej formy zgłoszenia, jakie składało się w gminie. Ma on jednak szersze zastosowanie, o czym zostało wspomniane wcześniej.

Wniosek o którym mowa, można złożyć zarówno osobiście, jak i przesłać pocztą. Jeśli chodzi o tę drugą możliwość, to należy tego dokonać, wysyłając wypełniony formularz listem poleconym. Wniosek musi koniecznie zawierać potwierdzony przez notariusza podpis. Od niedawna można także przesyłać ten formularz drogą elektroniczną. W tej sytuacji konieczne jest jednak posiadanie podpisu elektronicznego.

Urząd Miasta/ Gminy, zaraz po otrzymaniu takiego wniosku, jest zobowiązany (w trybie natychmiastowym) do dokonania Wpisu do Ewidencji Działalności Gospodarczej. Od dnia, w którym został złożony wniosek, przedsiębiorca może już prowadzić swoją działalność. Złożenie takowego wniosku w większości przypadków jest jedynym obowiązkiem przyszłego przedsiębiorcy. Jednak w związku z tymi osobami, które chcą zarejestrować na przykład spółkę cywilną, muszą ponadto złożyć druk NIP-2 oraz NIP-D (informacja o wspólnikach spółki).

Urząd Miasta/ Gminy zobowiązany jest do przesłania danych, pochodzących z wniosku o wpis do ewidencji, do Urzędu Skarbowego, Urzędu Statystycznego oraz odpowiednio: do ZUS lub do KRUS. Jednostka ta może dane te przesłać zarówno pocztą, jak i elektronicznie. Sam przedsiębiorca, o ile osobiście złożył wniosek, powinien „od ręki” dostać takie zaświadczenie o wpisie. Z założenia całej nowelizacji wynika bowiem, że takie ograniczenie składanych przez przyszłego przedsiębiorcę wniosków, oraz znaczne zmniejszenie liczby odwiedzanych przez niego instytucji, ma za zadanie ułatwić oraz przyśpieszyć całą procedurę zakładania działalności gospodarczej.

Niestety teoria nie zawsze łączy się z praktyką, dlatego też w wielu przypadkach zakładanie działalności po 31 marca 2009 roku trwa znacznie dłużej, niż procedura zakładania działalności sprzed wprowadzonych zmian. Pojęcie „jednego okienka” zdecydowanie sugeruje przedsiębiorcom, iż załatwianie formalności związanych z otwarciem nowego przedsiębiorstwa powinno kończyć się na wypełnieniu odpowiedniego wniosku w Urzędzie Miasta/ Gminy.

W praktyce tak jednak nie jest. Owszem, urząd ten zarejestruje nas w ZUS lub KRUS, a także w Urzędzie Statystycznym (REGON). I na tym przeważnie koniec. Do Urzędu Skarbowego będziemy musieli pofatygować się najprawdopodobniej samodzielnie, przedkładając tej jednostce dodatkowo podbity już wniosek z Urzędu Miasta/ Gminy. Już na miejscu będziemy musieli między innymi złożyć wniosek NIP-1. Korzystając z sytuacji, warto także wypełnić wniosek o NIP EU o nadanie numeru NIP europejskiego. Bez takiego numeru nie będziemy bowiem mogli handlować wewnątrz Unii Europejskiej.