Jeśli posiadamy już własny pomysł na biznes, wiemy, jakie są przyczyny oraz powody a także nasze indywidualne predyspozycje, które skłaniają nas do założenia swojego przedsiębiorstwa, jak również przeanalizowaliśmy naszą sytuację finansową i ustaliliśmy formę działania naszej przyszłej firmy, to możemy przechodzić do kolejnego formalnego już kroku, jakim jest rejestracja naszej działalności gospodarczej.

Procedura zakładania działalności gospodarczej to szereg czynności, które należy wykonać w celu zarejestrowania nowej firmy i nabycia wszystkich praw oraz pozwoleń, które niezbędne są do jej prawidłowego funkcjonowania i swoistego prawnego „umocowania” na polskim (czy innym) rynku. Na początku zeszłego roku dokonano dość istotnej modyfikacji w tym zakresie. W związku z wprowadzonymi zmianami, stary system obowiązywał jedynie do czasu, kiedy to 31 marca 2009 r. weszły w życie nowe przepisy, które dotyczyły ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianach niektórych innych ustaw (m.in. Dz. U. z dnia 4 lutego 2009 r.), nowelizujące przepisy ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2007 r. Nr 155, poz. 1095, z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 19 listopada 1999 r.- Prawo działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 101, poz. 1178, z późniejszymi zmianami).

Jeszcze do niedawna przedsiębiorcy, którzy chcieli założyć przedsiębiorstwo, musieli w związku z tym faktem odwiedzać w odpowiedniej kolejności określone urzędy. Taka procedura wymagała od przedsiębiorcy osobistego stawienia się w:

• Urzędzie Miasta/Gminy,
• Głównym Urzędzie Statystycznym,
• firmie wyrabiającej pieczątki firmowe,
• banku,
• Urzędzie Skarbowym,
• Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych,
• Inspekcji Sanitarnej i Inspekcji Pracy.

W Urzędzie Miasta/Gminy przedsiębiorca musiał dokonać wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. W tym celu trzeba było wypełnić określony formularz, w którym koniecznie powinny znaleźć się informacje takie jak: imię i nazwisko, numer PESEL, adres zameldowania, adres wykonywania działalności, nazwa firmy, rodzaj działalności (wedle PKD) oraz data rozpoczęcia funkcjonowania nowego przedsiębiorstwa. Zaświadczenie o tym wpisie wydawane było w tym samym dniu.

W Głównym Urzędzie Statystycznym przedsiębiorca uzyskiwał numer REGON. REGON to statystyczny numer identyfikacyjny. Aby go otrzymać, przedsiębiorca musiał w ciągu 14 dni, licząc od dnia otrzymania zaświadczenia o zarejestrowaniu firmy, wypełnić specjalny wniosek o nadanie tego numeru. Numer ten powinien być nadany w ciągu kolejnych 7 dni. Następne czynności należało wykonywać niejako w tym samym czasie, dlatego też niektóre źródła wskazują czasem na zamienną ich kolejność. Zaraz po uzyskaniu numeru REGON należało udać się z nim do firmy, która zajmuje się wyrabianiem firmowych pieczątek. Pieczątka z kolei okazywała się bardzo przydatna już w momencie zakładania firmowego konta w banku (czego zresztą niektóre banki wymagają do dnia dzisiejszego).

Kolejnym urzędem, jaki przyszło osobiście odwiedzać przedsiębiorcy, był Urząd Skarbowy. W ciągu 7 dni (licząc od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej) należało zgłosić ten fakt do tego urzędu. Mało tego, należało przedstawić w tym miejscu następujące dokumenty: wpis do rejestru, numery: REGON i NIP, umowę dot. prowadzenia firmowego rachunku bankowego, umowę najmu lokalu itp. W Urzędzie Skarbowym trzeba było złożyć formularz NIP-1- zgłoszenie identyfikacyjne osoby fizycznej, samodzielnie prowadzącej działalność.

Druk ten wymagał podania następujących informacji dotyczących:

• danych osobowych przedsiębiorcy,
• numeru REGON,
• adresu firmy,
• daty rozpoczęcia działalności,
• firmowego rachunku bankowego,
• formy opodatkowania,
• miejsca przechowywania dokumentacji podatkowej.

Natomiast Państwową Inspekcję Pracy informowało się dopiero w momencie zatrudnienia pierwszego pracownika. Schemat działania osoby zakładającej działalność bardzo się zmienił. Zasadniczo nie zmieniły się ani urzędy, w których trzeba dokonywać określonych czynności, ani wymogi, które trzeba spełnić, by stać się pełnoprawnym przedsiębiorcą. Zmienił się jednak trochę sposób realizowania poszczególnych formalności oraz czas, który się z tym faktem wiązał. Dzisiaj, aby założyć własne przedsiębiorstwo, należy udać się do właściwego dla przedsiębiorcy organu ewidencyjnego. Chodzi tu oczywiście o właściwy Urząd Miasta lub Urząd Gminy. Tam należy złożyć jeden wniosek, który z założenia zastąpić ma cztery wcześniej wymagane wnioski, a więc takie, które musieliśmy uprzednio składać w Urzędzie Miasta/ Gminy, Urzędzie Skarbowym, Urzędzie Statystycznym i w ZUS.

Od momentu wprowadzenia w życie powyższych zmian, rejestracja działalności w gminie stała się bezpłatna. Żadnych opłat nie ponosi się także za dokonanie zmian czy za zawieszanie lub wznawianie swojej działalności. Płaci się natomiast za wydanie zaświadczenia o wpisie, a także za wydanie duplikatu zaświadczenia o wpisie do ewidencji.

Wprowadzone zmiany określa się potocznie mianem „jednego okienka”. Jak sama nazwa wskazuje, nowelizacja miała doprowadzić do tego, że osoba, która chce założyć własną działalność gospodarczą, może dokonać wszystkich niezbędnych w tym celu czynności w jednym miejscu. Jednak praktyka często pokazuje, iż założenia te nie sprawdzają się w stu procentach. Pomimo funkcjonowania idei „jednego okienka” zdarza się tak, iż przedsiębiorca, musi de facto dokonywać zgłoszeń także w innych instytucjach niż Urząd Gminy, i to jeszcze przed faktycznym rozpoczęciem swojej działalności.

Musi także udać się do Urzędu Skarbowego, aby dokonać między innymi wyboru formy opodatkowania. Także w Urzędzie Skarbowym przedsiębiorca, który nie będzie korzystał ze zwolnienia od VAT, musi w jednostce tej wypełnić Formularz VAT-R.