Jednym z obowiązków firm będących podatnikami VAT, jest prowadzenie ewidencji księgowych, w tym ewidencji zakupu i ewidencji sprzedaży VAT.

Do limitu sprzedaży opodatkowanej 150 tys. zł, dla celów podatku od towarów i usług, podatnicy zwolnieni podmiotowo, prowadzą wyłącznie ewidencję sprzedaży, a powyżej tego limitu – pełną ewidencję VAT, składającą się z rejestru zakupów i ewidencji sprzedaży VAT.

Co to jest rejestr zakupów VAT

Podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni zobowiązani są prowadzić rejestr zakupów i sprzedaży VAT. Podatnicy zwolnieni z podatku VAT podmiotowo (do limitu sprzedaży 150 tys. zł) ewidencjonują sprzedaż w ewidencji uproszczonej, czyli ewidencji sprzedaży VAT. Podatnicy ci nie mają bowiem prawa odliczać podatku VAT.

Wyjątkiem jest możliwość odliczania podatku po rejestracji jako podatnik VAT czynny, zawartego w cenie towarów objętych tzw. „spisem z natury towarów posiadanych na dzień rejestracji jako podatnik VAT czynny”, które nabyte były w trakcie korzystania ze zwolnienia podmiotowego.

Podatek VAT zawarty w takich towarach, wynikający z dokumentów celnych, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów i z faktur dokumentujących zakupy dokonane przed dniem utraty zwolnienia lub rezygnacji ze zwolnienia można odliczać pod warunkiem, że podatnik:

• sporządzi spis z natury zapasów towarów posiadanych w dniu, w którym nastąpiło
• przekroczenie kwoty zwolnienia lub na dzień rezygnacji ze zwolnienia oraz
• przedłoży w urzędzie skarbowym spis, w terminie 14 dni, licząc od dnia utraty zwolnienia.

W tym przypadku mimo że nie prowadziło się ewidencji zakupów VAT w momencie dokonywania zakupów, kwotę podatku naliczonego można odliczyć od należnego VAT. Kwotę naliczoną stanowi iloczyn ilości towarów objętych spisem z natury i kwoty podatku naliczonego przypadającej na jednostkę towaru, z podziałem na poszczególne stawki podatkowe.

Inaczej ma się sprawa u podatników zarejestrowanych dla celów podatku VAT, czyli tzw. podatników VAT czynnych. Odliczają oni podatek VAT z tytułu czynności wykonywanych już po rejestracji.

Po rejestracji, podatnik VAT czynny ewidencjonuje już nie tylko sprzedaż towarów i usług, ale również ich nabycie. Rejestr zakupów jest więc elementem niezbędnym, by można było należny podatek VAT pomniejszyć o podatek zawarty w cenie nabywanych towarów i usług. Ewidencjonowaniu w rejestrze zakupów podlegają transakcje, które związane były bezpośrednio lub pośrednio z działalnością opodatkowaną VAT.

Ewidencją objąć należy również czynności opodatkowane VAT, wykorzystywane w celach świadczenia czynności zwolnionych z podatku VAT lub wykorzystywane do prowadzenia czynności nieopodatkowanych.

Jakie elementy zawiera ewidencja zakupów VAT

W rejestrze zakupów VAT ujmować należy:

• kwoty z tytułu nabycia towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje; rejestr zakupów VAT powinien wskazywać, które ze środków trwałych posiadają wartość początkową wyższą niż 15000 zł, a których wartość jest równa lub niższa od tej kwoty, ewidencja zakupów powinna również wskazywać datę zakupu towaru – te informacje mogą wpływać później na ustalenie właściwej stawki podatku przy ich zbyciu,
• dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania (obrotu),
• kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego (czyli kwoty odliczane od zakupionych towarów i usług),
• inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej,

Dodatkowo w przypadku niektórych podatników rejestr sprzedaży VAT powinien zawierać elementy szczególne, i tak przykładowo w stosunku do podatników korzystających z systemu opodatkowania marży – ewidencja zakupów VAT powinna wskazywać kwoty nabycia towarów niezbędne do określenia kwoty marży; w stosunku do podatników stosujących system opodatkowania marży połączony ze standardowym systemem rozliczania podatku na zasadach ogólnych w ewidencji należy rozdzielić czynności rozliczane tymi systemami;

Rejestr zakupów VAT w excelu

Ewidencje wykonywane w programie excel mogą okazać się na tyle nieprecyzyjne, że nie spełnią wymagań prawnych.

Wadą korzystania z rejestru zakupów wykonanego w excelu jest również, brak możliwości automatycznego wypełniania deklaracji VAT-7/VAT-7K i brak powiązania z innymi ewidencjami podatnika. Ostatecznie zatem zamiast pojedynczej operacji księgowej może się zdarzyć, że podatnik musi 5 razy wpisywać te same dane w dokumentach – w ewidencji PIT (np. w KPiR), ewidencji VAT, w miesięcznej lub kwartalnej deklaracji VAT, ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz po zsumowaniu w ewidencji zaliczek na podatek dochodowy (dawnej deklaracji PIT-5).

Dlaczego skorzystać z InFakt

Rejestry prowadzone w programie InFakt gwarantują precyzję oraz pełną zgodność z przepisami prawa. Ich działanie powiązane jest wzajemnie, poprzez co pojedynczy zapis księgowy odnotowywany jest we wszystkich ewidencjach prowadzonych przez użytkownika programu.

Rejestr zakupów VAT dostępny jest w InFakt równolegle z rejestrem sprzedaży, w zakładce „Księgowość” - po wybraniu opcji „rejestr zakupów”. Może być on wydrukowany lub zapisywany na dysku w formacie PDF. Jeżeli podatnik nie zdecyduje się na wydruk lub zapis ewidencji na dysku, będzie ona automatycznie zapisywana w programie InFakt, na serwerze zewnętrznym.

Rejestr zakupów VAT automatycznie podsumowuje kwoty z niego wynikające w danym okresie, za który jest sporządzany. Suma kwot z rejestru zakupów VAT jest przenoszona na deklarację VAT-7, w której następuje rozliczenie podatku. Na ich podstawie program rozlicza podatek VAT i wystawia deklaracje VAT-7/VAT-7K, automatycznie uzupełnia dane w rubrykach deklaracji.

W celu uwzględnienia w rejestrze zakupów VAT dokonanego przez użytkownika zakupu, wystarczy wpisać ją jako koszt do aplikacji. Automatycznie czynność zostanie również uwzględniona do ewidencji zakupów VAT i zsumowana z pozostałymi transakcjami danego okresu.