Rachunek za najem

Rachunek za najem jest zobowiązana wystawić każda osoba, która uzyskuje przychód z tego tytułu i nie jest podatnikiem VAT – tak było jeszcze w 2013 r. Od 1 stycznia 2014 r. przedsiębiorcy zwolnieni z VAT zobligowani są do dokumentowania transakcji fakturami. Sposób rozliczenia VAT-u zależy od celu na jaki najem jest przeznaczony.

Przedsiębiorcy zwolnieni VAT wystawiają faktury, a nie rachunki

Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT mogli wystawiać faktury zamiast rachunków już z początkiem 2013 r. Nie musieli jednak tego robić. Jedynym warunkiem była rejestracja. Choć ze zwolnienia z VAT można korzystać bez składania formularza VAT-R, to przedsiębiorcy którzy go złożyli i wprost zadeklarowali korzystanie ze zwolnienia mogli wystawiać faktury zamiast rachunków od początku 2013 r.

Aktualnie przepisy nie dają możliwości żadnego wyboru. Co za tym idzie wszyscy przedsiębiorcy muszą wystawiać faktury, niezależnie od tego czy są zwolnieni z VAT czy też nie. Firmy które nie są czynnymi podatnikami VAT mają jednak taki obowiązek tylko w sytuacji, gdy o wystawienie dokumentu wyraźnie poprosi nabywca. 

Kupujący na wyrażenie takiego żądania ma 3 miesiące licząc od końca miesiąca, w którym dokonano transakcji. Po upływie tego terminu przedsiębiorca nie musi wystawiać faktury. Jednak może to zrobić – żadne przepisy tego nie zabraniają.

Chcesz wystawiać w pełni zgodne z przepisami faktury „zw” (dawne rachunki)? Wypełnij poniższy formularz i dołącz do inFaktu. Z nami nie musisz się martwić zmianami w rachunkach.

Jak wygląda rozliczenie VAT-u przy najmie?

Przedsiębiorca uzyskujący przychody z najmu do celów działalności gospodarczej zobowiązany jest do zawarcia z najemcą umowy. Koniecznie trzeba spisać ją w dwóch egzemplarzach. Co powinno się w niej znaleźć? Należy w niej zawrzeć informacje dotyczące:
  • stron najmu,
  • okresu wynajmu,
  • wysokości czynszu oraz dodatkowych opłat związanych z najmem,
  • terminów rozliczeń,
  • ewentualnych kaucji,
  • warunków wypowiedzenia i przedłużenia umowy.
Odpowiednio spisana umowa to podstawa do wystawiania faktur dokumentujących przychody z tytułu najmu. Jak wygląda kwestia rozliczania VAT-u przy najmie na cele użytkowe? Przedsiębiorca zwolniony z VAT może wynajmować nieruchomość na cele użytkowe korzystając ze zwolnienia podmiotowego do limitu 150 tys. zł rocznie. Po jego przekroczeniu konieczne jest zarejestrowanie jako podatnik VAT czynny i opodatkowanie przychodów z najmu podstawową stawką 23%.

A jak wygląda to w przypadku wynajmowania lokalu osobie prywatnej do celów mieszkaniowych? Otóż najem do celów mieszkalnych zwolniony jest z VAT, jako sprzedaż zwolniona przedmiotowo. Odnosi się to zarówno do VAT-owców, jak i firm zwolnionych z VAT.

Elementy jakie trzeba umieścić na fakturze za najem

W celu dopełnienia obowiązków związanych z wynajmowaniem lokalu konieczne jest wystawienie odpowiedniego dokumentu, który to poświadcza. Jak już było wspomniane od 1 stycznia 2014 r. wszyscy przedsiębiorcy, również zwolnieni z VAT zobowiązani są do dokumentowania transakcji fakturami. Jak w świetle przepisów przedstawia się zestaw elementów, które należy zawrzeć na fakturze? W przypadku najmu konieczne jest umieszczenie na dokumencie co najmniej:
  • datę i numer wystawienia,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy usługi oraz ich adresy,
  • nazwę (rodzaj) usługi, a także miarę i zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową usługi i kwotę należności ogółem.
To schemat obowiązujący przy sprzedaży zwolnionej podmiotowo – na podstawie limitu sprzedaży (do 150 tys. zł rocznie). W przypadku zwolnionej przedmiotowo należy na fakturze zawrzeć jeden dodatkowy element. Jest nim podstawa zwolnienia z VAT (np. odniesienie do konkretnego artykułu ustawy o VAT).

Faktura za najem – szybko i sprawnie wystawisz w w inFakcie

Z inFaktem wystawienie w pełni zgodnej z przepisami faktury za najem ze stawką „zw” (dawny rachunek) zajmuje dosłownie chwilę. Co należy w tym celu zrobić? Wystarczy przy wystawianiu nowej faktury jako stawkę VAT zaznaczyć „zw”, a następnie z rozwijanej listy wybrać podstawę zwolnienia. W przypadku zwolnienia ze względu na limit 150 tys. zł rocznie należy wybrać „zwolnienie podmiotowe”. Zaś w przypadku sprzedaży zwolnionej przedmiotowo trzeba zaznaczyć „najem nieruchomości wyłącznie na cele mieszkaniowe”.

Przykład faktury „zw” wygenerowanej w inFakt.pl

W inFakcie nie trzeba znać pełnych danych swojego klienta, który prowadzi firmę. Wystarczy podać jego NIP, a dane pobiorą się automatycznie z bazy GUS. Co więcej kontrahent, któremu użytkownik wystawił fakturę jest zapamiętywany na jego koncie. Wystawiając dokument wystarczy wybrać go z listy.

To tylko część z opcji dostępnych w Programie do Fakturowania. Żeby skorzystać z wymienionych i poznać pozostałe wystarczy zarejestrować się w inFakcie. W zamian przedsiębiorca dostaje wsparcie zespołu księgowych, którzy na pytania klientów odpowiadają w ciągu 15 minut.

Dodatkowo każdy użytkownik może wypróbować Program do Fakturowania wystawiając do 3 faktur w miesiącu za darmo. Zarejestruj się w inFakcie używając poniższego formularza i dołącz do grona prawie 300 tys. przedsiębiorców, którzy już korzystają z naszych usług.


Data modyfikacji:2014-06-16

Od lat interesuje się tematyką przedsiębiorczości. W inFakcie nadzoruje tworzenie i publikację wszelkich artykułów dbając o ich poziom merytoryczny i zrozumiałość.


Zobacz jakie to proste

Wystaw fakturę w 4 kliknięciach

  • Kliknij w przycisk Nowa faktura.

  • Po wpisaniu NIP-u klienta
    dane uzupełnią się same.

  • Wpisz nazwę towaru lub usługi. Podaj wartość usługi
    i datę wystawienia. Określ rodzaj waluty.

  • Gotową fakturę możesz przesłać e-mailem lub wydrukować.


Napisali o nas

Gazeta Wyborcza Forbes Puls Biznesu


Dla kogo?

Fakturowanie inFakt jest przeznaczone dla wszystkich firm działających na terenie Polski. Z naszych usług najczęściej korzystają osoby pracujące w takich branżach jak: