Rachunek proforma

Dzięki dokumentowi proforma nabywca wie, ile będzie musiał zapłacić w niedalekiej przyszłości za dany towar lub usługę. Jeszcze jakiś czas temu przedsiębiorcy zwolnieni z VAT wystawiali w takiej sytuacji rachunek proforma. Jako że od 1 stycznia 2014 r. są zobowiązani do wystawiania faktur, rachunek proformę powinni zastąpić fakturą proforma.

Firmy zwolnione z VAT również wystawiają faktury

Obecnie wszyscy przedsiębiorcy muszą dokumentować sprzedaż przy pomocy faktury. To efekt zmian, które znacznie zawężają grono podmiotów uprawnionych do wystawiania rachunków. Od początku 2014 r. taka możliwość dotyczy w głównej mierze zarabiających w oparciu o umowy zlecenie lub o dzieło. Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT mogli wystawiać faktury zamiast rachunków już od 1 stycznia 2013 r. Nie było to jednak koniecznością.

Jedynym warunkiem była rejestracja na formularzu VAT-R, bo ze zwolnienia z VAT można korzystać bez składania formularza VAT-R. Jednak przedsiębiorcy którzy go złożyli i wprost zadeklarowali korzystanie ze zwolnienia mogli wystawiać faktury zamiast rachunków od początku 2013 r. Aktualnie takiego wyboru już nie ma i wszyscy przedsiębiorcy wystawiają faktury. Tyle że firmy zwolnione z VAT muszą to zrobić jedynie na życzenie klienta. Nabywca ma 3 miesiące liczą od końca miesiąca dostawy, by poprosić o wystawienie rachunku. Po upływie tego terminu przedsiębiorca może to również zrobić, ale nie ma już takiego obowiązku.

Chcesz wystawiać w pełni zgodne z przepisami faktury „zw” (dawne rachunki)? Wypełnij poniższy formularz i dołącz do inFaktu. Z nami nie musisz się martwić zmianami w rachunkach.

Faktura proforma zapowiada transakcję

Zgodnie ze zmianami firma zwolniona z VAT, która chce poprzedzić transakcję odpowiednim dokumentem powinna wystawić fakturę proforma. Trzeba jednak zaznaczyć, że proforma nie jest dokumentem księgowym. Dzięki niej przedsiębiorcy mogą zachęcić kontrahentów do zapłaty lub poinformować ich o cenie lub kwocie podatku. Faktura proforma nie stanowi formalnego wezwania do zapłaty. Jest ofertą sprzedaży i przyrzeczeniem dostarczenia usługi lub towaru po wskazanej cenie dopiero po uregulowaniu należności. Proforma nie potwierdza ani przychodów, ani poniesionych kosztów, ale można ją uważać za ofertę zawarcia transakcji. Co za tym idzie pełni różne funkcje:

  • informuje o szczegółach transakcji i płatności,
  • oferuje zawarcie transakcji,
  • proponuje lub zapowiada wystawienie faktury.
Przepisy nie regulują terminu wystawienia faktury proforma. Taki dokument można wystawić przed otrzymaniem zaliczki lub przedpłaty. Nie można natomiast wręczyć go klientowi po otrzymaniu zaliczki lub całości należności. Po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury na pełną kwotę sprzedaży. To że wcześniej wystawił fakturę proforma nie zwalnia go z tego obowiązku. Dopiero właściwa faktura stanowi dokument księgowy potwierdzający dokonanie transakcji i podlega księgowaniu oraz wprowadzeniu do rejestru VAT.

Wystaw proformę w inFakcie

Jak wystawić fakturę proforma? Można to zrobić w oparciu o gotowy druk papierowy, a także wygenerować w Excelu, czy w Wordzie. Jednak to uciążliwe sposoby, które prowadzą do błędów. Ponadto, tak przygotowana proforma nie pozwoli na szybkie wystawienie na jej podstawie faktury. Cały proces jest o wiele łatwiejszy dla przedsiębiorców korzystających z programów do fakturowania – szczególnie dostępnych jako aplikacje online. Fakturę proforma można szybko i sprawnie utworzyć w inFakcie. Co należy zrobić, żeby było to możliwe? Do tego celu wystarczy:

  • założyć darmowe konto,
  • przejść do zakładki Faktury,
  • z paska po prawej stronie wybrać opcję Proforma.
Utworzenie tego dokumentu polega po prostu na wypełnieniu prostego formularza. Nie trzeba nawet ręcznie uzupełniać danych kontrahenta, jako że inFakt automatycznie pobiera dane firmowe z GUS po podaniu numeru NIP, a także wylicza kwoty netto i brutto na podstawie podanej ceny i stawki VAT. Proformę można zapisać jako plik PDF, wydrukować lub wysłać drogą mailową do kontrahenta wprost z inFaktu.

Po wystawieniu proformy zazwyczaj przychodzi moment, w którym trzeba wystawić fakturę na jej podstawie. Jak to wygląda w inFakcie? Jako, że zazwyczaj taka faktura ma identyczną treść, jak proforma należy jedynie edytować proformę i kliknąć w opcję „Zmień na fakturę”, która znajduje się w panelu po prawej stronie. Wszystko odbywa się błyskawicznie.

Identycznie jest przy wystawianiu faktur „zw” (dawnych rachunków). Przedsiębiorca musi w tym celu jedynie przy wystawianiu nowej faktury jako stawkę VAT zaznaczyć „zw”. Ponadto z rozwijanej listy powinien wybrać podstawę zwolnienia (lub dodać własną). Prosto i sprawnie – tak przygotowany dokument można przesłać klientowi.

Przykład faktury „zw” wygenerowanej w inFakt.pl

Załóż darmowe konto w inFakcie wypełniająć poniższy formularz i sprawdź jak działa nasz Program do Fakturowania. Każdy użytkownik może wystawiać do 3 faktur miesięcznie zupełnie za darmo. Dołącz do prawie 300 tys. przedsiębiorców, którzy już korzystają z inFaktu!


Data modyfikacji:2014-06-16

Od lat interesuje się tematyką przedsiębiorczości. W inFakcie nadzoruje tworzenie i publikację wszelkich artykułów dbając o ich poziom merytoryczny i zrozumiałość.


Zobacz jakie to proste

Wystaw fakturę w 4 kliknięciach

  • Kliknij w przycisk Nowa faktura.

  • Po wpisaniu NIP-u klienta
    dane uzupełnią się same.

  • Wpisz nazwę towaru lub usługi. Podaj wartość usługi
    i datę wystawienia. Określ rodzaj waluty.

  • Gotową fakturę możesz przesłać e-mailem lub wydrukować.


Napisali o nas

Gazeta Wyborcza Forbes Puls Biznesu


Dla kogo?

Fakturowanie inFakt jest przeznaczone dla wszystkich firm działających na terenie Polski. Z naszych usług najczęściej korzystają osoby pracujące w takich branżach jak: