Rachunek do umowy o dzieło

W przypadku nawiązywania współpracy z freelancerami przedsiębiorcy często wymagają od nich wystawienia rachunku do umowy o dzieło lub zlecenia. I to pomimo faktu, że nie ma takiej konieczności. Warto się jednak na to zdecydować choćby na potrzeby firmowej dokumentacji.

Czemu służy rachunek do umowy o dzieło lub zlecenie?

Choć od początku 2014 r. wszyscy przedsiębiorcy zobligowani są do wystawiania faktur, nie oznacza to, ze rachunki zniknęły z obiegu. W dalszym ciągu mogą posługiwać się nimi np. osoby prywatne wykonujące zlecenia czy dzieła. Rachunek do umowy o dzieło lub zlecenia może być przydatny dla przedsiębiorcy. Służy bowiem jako:
  • potwierdzenie szczegółów zlecenia,
  • informacja o wypłaconym wynagrodzeniu,
  • podstawa do wypłaty wynagrodzenia dla wykonawcy i rozliczenia wydatku w kosztach (po wypłacie).
Co za tym idzie warto posiadać w dokumentacji rachunek jako potwierdzenie kosztu poniesionego w związku ze zleceniem lub dziełem.

Rachunek do umowy – termin wystawienia

W sytuacji, gdy przedsiębiorca sobie tego zażyczy wykonawca umowy ma obowiązek wystawienia rachunku. A jaki jest termin wystawienia rachunku? Otóż zależy on od tego czy w umowie znalazło się zastrzeżenie, że zleceniodawca chce go dostać od wykonawcy dzieła lub zlecenia. Jeśli tak się stało dokument należy wystawić do 7 dni od wykonania pracy/przekazania dzieła bądź zakończenia okresu rozliczeniowego, którego dotyczy.

A co w sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie umieści w umowie zapisu o konieczności wystawienia rachunku przez wykonawcę? Wtedy zleceniobiorca musi wystawić go w terminie do 7 dni od momentu zgłoszenia takiego żądania. Jeśli nabywca zażąda rachunku później, to nie ma obowiązku go wystawiać jeśli minęło ponad 3 miesiące od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Wprawdzie nie ma konieczności podpisywania rachunku, to jednak w praktyce często można się spotkać z takim postępowaniem. Podpisem zleceniobiorca potwierdza faktycznie wykonane zadanie, z kolei przedsiębiorca, że otrzymał dokument. Rachunek powinien zostać sporządzony w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Co powinno znaleźć się na rachunku?

Jakie są jednak elementy jakie należy zawrzeć na wystawianym dokumencie? Zgodnie z przepisami rachunek powinien zawierać co najmniej:
  • dane obu stron transakcji,
  • datę wystawienia i numer kolejny,
  • informacje o towarach lub usługach oraz ich ceny jednostkowe,
  • ogólną sumę należności.
W przypadku, gdy oryginał rachunku uległ zniszczeniu albo zaginął należy wystawić go ponownie. Powinien on zawierać również wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jego ponownego wystawienia. Rachunek sporządzony przez osobę prywatną nie musi mieć formy papierowej. Możliwe jest także jego przesłanie e-mailem. Należy przy tym wiedzieć, że choć teoretycznie rachunek powinien wystawić zleceniobiorca jednak w praktyce najczęściej przedsiębiorca robi to za niego.

Umowa o dzieło – możesz ją rozliczyć w inFakcie

Każdorazowo umowa o dzieło wymaga od przedsiębiorcy rozliczenia kosztów, które się z nią wiążą. Jak tego dokonać? Najlepiej zdecydować się na inFakt.pl, który ułatwia całą procedurę. Żeby w aplikacji prawidłowo rozliczyć koszty związane z umową o dzieło należy stworzyć dowód wewnętrzny. W tym celu należy:
  • wejść w zakładkę „Koszty”,
  • dodać koszt,
  • dodać koszt firmy,
  • z listy rozwijanej „Rodzaju dokumentu” wybrać „Dowód wewnętrzny”,
  • jako Kategorię wybrać „Wynagrodzenia”.
Opisem kosztu jest rodzaj i numer umowy, której koszt dotyczy. W miejscu „Cena” trzeba wpisać kwotę brutto jaka widnieje na umowie. Żeby skorzystać z wymienionych opcji wystarczy przetestować Program do Księgowości. W ciągu 30 dni przekonasz się, że to szybka, wygodna i intuicyjna usługa online. Dołącz do grona przeszło 300 tys. przedsiębiorców, którzy zaufali inFakt.pl.

Autor: Wiktor Sarota

Zobacz również