Rozliczenia księgowe wymagają stosowania prostych i sprawdzonych rozwiązań. W tym zakresie rynek oferuje wiele możliwości, zaczynając od najprostszej metody prowadzenia księgowości w formie papierowej, po skomplikowane moduły finansowe, rozliczające szeroki zakres czynności i różnorodne branże.

Ważne jest, by wybór padł nie na produkt skomplikowany, z którym problemy mają nawet księgowi, profesjonalnie zajmujący się rozliczaniem dużych podmiotów. Przedsiębiorca powinien zaufać prostym programom księgowym, pomocnym przy rozliczeniu firmy i odzwierciedlającym sytuację finansową jego firmy.

Online czy offline – które lepsze?

Na rynku funkcjonują programy księgowe online, oferujące pomoc za pośrednictwem sieci oraz aplikacje offline, bazujące na produktach instalowanych na dysku twardym komputera. Oczywiście brak dostępu do sieci przemawiać mógłby za wyborem tych ostatnich. Obecnie jednak dostęp do sieci jest na tyle powszechny, że warto rozważyć zakup programu księgowego online.

Podstawową zaletą takiego rozwiązania jest zapisywanie danych na serwerze zewnętrznym, zabezpieczonym przed ich zniszczeniem lub utratą. Program księgowy offline nie zapewni pełnego bezpieczeństwa danych. Jeśli zatem nie są one zgrywane na zewnętrzne czytniki, to mogą ulec zniszczeniu bez możliwości powtórnego ich odtworzenia.

Dostęp do księgowości online możliwy jest w zasadzie z każdego miejsca na świecie, w którym znajduje się Internet. Nie ma również ograniczenia, co do ilości stanowisk komputerowych pracujących na tym samym programie. Program offline wymaga natomiast albo utworzenia sieci między obsługiwanymi komputerami, albo korzystania z niego wyłącznie na jednym komputerze.

Większość aplikacji i programów wymaga od przedsiębiorcy wiedzy księgowej, znajomości przepisów i prawidłowego kwalifikowania kosztów. Tylko nieliczne z nich udostępniają możliwość konsultacji, z pomocą których rozwiać można wątpliwości w księgowaniu.

Infakt, czyli korzystasz z wiedzy ekspertów

Aplikacja infakt stanowi prosty program księgowy, aplikację dostępną online. Infakt pozwala prowadzić zarówno księgę przychodów i rozchodów, ewidencję przychodów czy rejestr zakupów. Za pomocą programu księgowego infakt można sporządzić deklarację podsumowującą transakcje wewnątrzwspólnotowe VAT-UE czy wystawiać faktury sprzedażowe. Dodatkowo program pozwala też rozliczać składki ZUS czy obliczyć zaliczki na podatek dochodowy na wzór deklaracji PIT-5, zarówno za okres miesiąca, jak i kwartału.

Panel Księgowości Online dostępny w Infakt.pl

Księgowanie z programem infakt pozwala też zasięgnąć wiedzy eksperckiej online w zakresie działania programu. Księgowi doradzają również, w jaki sposób prowadzić księgowość i jak wykonywać poszczególne czynności.

Dane wprowadzone do programu infakt nie mogą ulec zniszczeniu lub zagubieniu. Awaria komputera, wirus na dysku twardym czy po prostu brak prądu w mieszkaniu nie spowodują utraty zaksięgowanych operacji.

Zautomatyzowanie procesów powoduje, że infakt stanowi prosty program księgowy. Przykładowo, jeśli podatnik sprzedaje towar, ma do wyboru jedną z kilku możliwości dokumentowania sprzedaży. Wystawić może zwykłą fakturę VAT. Może także skorzystać z faktury VAT marża stosowanej przy handlu rzeczami używanymi, faktury zaliczkowej, związanej z uzyskiwaniem przedpłat przed wydaniem towaru, faktury proforma, będącej podstawą późniejszych czynności księgowych, nie rozliczanej na bieżąco w ewidencjach podatkowych, czy faktury korygującej, wystawianej celem ujęcia zwrotów towarów, reklamacji lub pomyłek mających miejsce w trakcie prowadzenia sprzedaży. Wystawiony dokument sprzedaży jest automatycznie rozliczany w rejestrze przychodów oraz w KPiR. Podatnik dokonuje wyboru, jakiej grupy przychodów będzie on dotyczył. Jeżeli wybierze „fakturę VAT”, to automatycznie wprowadzona będzie w kol. 7 KPiR - przychody ze zbycia towarów i usług.

Prowadzący księgowość musi jedynie wprowadzić dane kontrahenta transakcji, oraz datę jej przeprowadzenia. Możliwe jest też wcześniejsze stworzenie bazy kontrahentów, z której można korzystać przy wystawianiu kolejnych dokumentów. Wystawca faktury w infakt wchodzi do bazy kontrahentów, wybiera jednego z nich, a następnie wpisuje tylko rodzaj sprzedawanego towaru i wartość transakcji.

Przegląd faktur w Infakt.pl

Przy transakcjach powtarzających się cyklicznie, możliwe jest też stworzenie faktury - wzoru, z której korzysta się co miesiąc, nie zmieniając zawartych w niej danych. Służy temu opcja „przychody” - „zdefiniowanie faktury”. Faktura zapisywana jest wówczas w programie. Jeżeli zmienia się kwota na fakturze lub jakieś dane, to istnieje możliwość jej edytowania. Tak samo poprzez opcję edycji zmienić należy np. comiesięczną datę jej wystawienia.

Wystawione faktury są automatycznie sumowane i rozliczane w zakresie PIT-5, czyli deklaracji dotyczącej zaliczek na podatek dochodowy za dany miesiąc lub kwartał oraz w ewidencji VAT, będącej podstawą wystawienia deklaracji VAT-7/VAT7K. Jeżeli faktura dotyczy transakcji pomiędzy krajami Wspólnoty Europejskiej, kwoty z takiego dokumentu będą dodatkowo rozliczane w zakładce 'Księgowość” - „VAT-UE”, w celu wystawienia deklaracji podsumowującej czynności wewnątrzwspólnotowe.

Co istotne, księgowość online w programie infakt, spełnia warunki rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Stąd prowadzenie dokumentacji w programie nie wymaga dodatkowych zabiegów przedsiębiorcy. Wystarczające jest, by do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który dokonuje on rozliczeń, wydrukował dane zawarte w KPiR prowadzonym w programie infakt, po czym wydruk taki dołączył do zestawień za poprzednie okresy rozliczeniowe.