Do prowadzenia księgowości zobowiązane są wszystkie podmioty od chwili rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Ewidencje przez nich prowadzone nie kończą się na jednej prostej KPiR.

Podmioty muszą zdecydować, jaki rodzaj księgowości jest dla nich odpowiedni, a następnie skrupulatnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami stosować przyjęte zasady księgowań. Cel ten osiągnąć mogą stosując dobrany do ich potrzeb program księgowy.

Jakie ewidencje musi zawierać program księgowy?

Przedsiębiorca wybrać musi, jaką formę opodatkowania wybiera. Od tej decyzji zależy, jaki rodzaj ewidencji obejmie podatnika. I tak:

• podatnik rozliczający się kartą podatkową nie jest zobowiązany prowadzić księgowość ani nie musi wpłać zaliczek na podatek dochodowy; musi on prowadzić jedynie ewidencję zatrudnienia oraz wydawać rachunki na żądanie klientów; jest on natomiast zobowiązany prowadzić w programie księgowym ewidencję dla celów podatku VAT;
• podatnik rozliczający się w formie ryczałtu ewidencjonowanego prowadzi ewidencję przychodów oraz wykaz środków trwałych oraz ewidencję wyposażenia, są oni również zobowiązani przechowywać dowody zakupów towarów; niezależnie od tego w programie księgowym należy prowadzić rozliczenia dla celów podatku VAT;
• podatnicy muszą zrezygnować z ryczałtu, jeżeli podatnik rozliczający się podatkiem progresywnym według skali podatkowej lub podatkiem liniowym założyć powinien KPiR, chyba że jego przychody ze sprzedaży towarów, usług oraz operacji finansowych przekroczą za poprzedni rok 1,2 mln euro. W takim przypadku prowadzi on pełną księgowość. Może on przejść na pełne księgi również wcześniej przed przekroczeniem limitu 1,2 mln euro sprzedaży. Niezależnie od tej ewidencji podatnik musi prowadzić również ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencję wyposażenia, a także ewidencje dla celów podatku VAT;
• podatnik rozliczający podatek od towarów i usług zwolniony podmiotowo z tego podatku, do chwili przekroczenia limitu sprzedaży opodatkowanej 150 tys. zł, prowadzi ewidencję sprzedaży opodatkowanej VAT; po przekroczeniu tego limitu jako podatnik VAT czynny zmuszony jest prowadzić ewidencję VAT, zawierającą m.in. wszystkie dane konieczne do wypełnienia deklaracji VAT-7, VAT-7K czy VAT-7D; niezależnie od tych ewidencji prowadzi on ewidencje dla celów wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów, która zapewnia wskazanie momentu, gdy wartość nabywanych przez podatnika towarów z innych państw członkowskich przekroczy kwotę 50 000 zł.

Program księgowy online i offline

Prawo nie wskazuje metody prowadzenia poszczególnych ewidencji księgowych. Prowadząc KPiR przy pomocy technik informatycznych należy zadbać, by księgi dodatkowo spełniały określone warunki, w szczególności:

• określić należy na piśmie szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego, z którego korzysta się do prowadzenia ksiąg;
• stosować należy program komputerowy zapewniający bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów, a także wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi dostępnym za pomocą załącznika do rozporządzenia w sprawie KPiR;
• przechowywanie zapisanych danych odbywać musi się na magnetycznych nośnikach informacji aż do czasu wydruku zawartych na nich danych w taki sposób, by chronił je przed zatarciem lub zniekształceniem albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Korzystanie z programu księgowego do prowadzenia KPiR w formie elektronicznej wymaga wydrukowania księgowań w terminie rozliczenia z Urzędem Skarbowym, nie później jednak niż do 20 dnia miesiąca następującego po rozliczanym miesiącu.

Jeżeli program księgowy nie zapewnia ewidencji zgodnej ze wzorem KPiR wskazanym w załącznik do rozporządzenia o uproszczonej księgowości, podatnik może z programu korzystać, jednak po zakończeniu miesiąca zobowiązany jest wykonać wydruk z programu, a dane wydruku wprowadzić jako sumy z miesiąca do poszczególnych kolumn KPiR.

Pozostałe ewidencje nie zawierają dodatkowych warunków, wskazujących formy, w jakiej się je prowadzi. Stąd też można korzystać z formy elektronicznej, przy prowadzeniu pozostałych ewidencji. Warunkiem jest, by zawierały one wszystkie elementy i pozycje zastrzeżone przez przepisy prawa podatkowego.

Zalety programów księgowych online i zalety programu InFakt

Program online nie wymaga pobierania aktualizacji, gdyż są one automatycznie wprowadzane w aplikacji. Jest dostępny z każdego miejsca, w którym można korzystać z Internetu. Skoro dostępny jest tylko online, to nie istnieje ryzyko usunięcia programu z pamięci komputera, zalania lub kradzieży sprzętu, na którym program zainstalowano.

Księgowość online nie wymaga również pobierania nowych wersji programu czy też nakładek na wersje poprzednie, w związku z nowelizacją przepisów prawa. Program online jest systematycznie uzupełniany, co więcej, nie ma konieczności pobierania żadnych dodatków, gdyż aplikacja jest aktualizowana na bieżąco.

Dodatkową opcją, niedostępną dla innych programów, jest pomoc online konsultantów i księgowych, którzy pomagają przy problemach z rozliczeniami. Pozostałe zalety programu Infakt to m.in.:

• przejrzystość formy programu, która pozwala szybko nauczyć się z niego korzystać,
• liczne ułatwienia, które pozwalają zaoszczędzić czas poświęcony na księgowanie,
• dużo praktycznych wskazówek umieszczonych przy polach, które należy wypełnić samemu,
• baza kontrahentów, z którymi zawiera się transakcje, umożliwiająca szybsze wystawianie kolejnych faktur na ich rzecz,
• przyjemna szata graficzna programu.

Prowadź księgowość online w programie inFakt.pl

Prosto, szybko i za darmo!

Podaj adres e-mail i hasło

Twój e-mail

Twoje hasło

Akceptuję regulamin.

Prowadź księgowość online