Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą, która orientuje się w sprawach księgowych swojego przedsiębiorstwa niewątpliwie na tym zyskuje. Nie jest zaskoczona wysokością podatku VAT czy PIT i wie jakie skutki podatkowe wynikają z podejmowanych przez nią decyzji.

Prowadzenie podatkowej książki przychodów i rozchodów nie sprawia problemów doświadczonym księgowym. Wiele zdarzeń gospodarczych danej działalności ma charakter powtarzalny i schematyczny, co nie jest trudne do opanowania. Przy kilkudziesięciu dokumentach miesięcznie samodzielne rozliczenie miesiąca przez podatnika nie powinno zająć mu więcej czasu niż dojazd do biura rachunkowego i z powrotem, zaoszczędzając nie tylko pieniądze, ale i czas (do biura trzeba jeździć w godzinach jego otwarcia, kiedy najczęściej w tym czasie podatnik pochłonięty jest bieżącymi sprawami firmy jak np. spotkania z kontrahentami, a przy samodzielnym rozliczaniu może zrobić to w dowolnym momencie).

Podatnik, który podejmie decyzję o samodzielnym rozliczaniu swojej działalności ma możliwość zakupu specjalnego programu przystosowanego do prowadzenia księgowości małej firmy. Musi jednak pamiętać, że program taki ułatwia ewidencje przychodów i kosztów poprzez bazę danych kontrahentów, produktów, zapewnia wydruk podatkowej książki przychodów i rozchodów zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 roku oraz wydruki deklaracji podatkowych, natomiast podatnik sam musi wiedzieć, jak prawidłowo ująć dokument w księdze. Bez tej wiedzy narzędzie to nie jest w żaden sposób dla podatnika pomocne. Warto jednak wiedzieć, że w tym celu powstają nowoczesne aplikacje on-line, które rozwiązują ten problem.

Aplikacja Infakt.pl pozwala kompleksowo prowadzić księgowość przedsiębiorcy prowadzącemu jednoosobową działalność gospodarczą poprzez zautomatyzowanie wszelkich procesów księgowych. Korzystając z aplikacji podatnik ewidencjonuje przychody i koszty, które na podstawie określenia rodzaju operacji gospodarczej przez użytkownika są odpowiednio ujmowane w księdze przychodów i rozchodów.

W praktyce wygląda to tak, że w zakładce „Przychody” wprowadza się wszelkie wystawione przez użytkownika faktury. W tytule zakładki „Przychody” widoczna jest łączna kwota przychodów za dany miesiąc. Do ewidencji przychodów służą dwie kolumny podatkowej księgi przychodów i rozchodów 7 „Przychody ze sprzedaży” oraz 8 „Pozostałe przychody”. Po wystawieniu faktur za usługi/sprzedane produkty program automatycznie księguje je w kolumnie 7. W przypadku wystąpienia innych przychodów nie związanych ze świadczonymi przez nas usługami np.:

• otrzymanie darowizny,
• otrzymanie kary umownej od kontrahenta,
• naliczone odsetki na oprocentowanym rachunku bankowym służącym działalności,
• wartość przedawnionych zobowiązań,
• różnice kursowe,
• otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością,
• otrzymane odsetki za zwłokę w zapłacie przez odbiorców,

wprowadza się je za pomocą wewnętrznie wystawianych dowodów, w których wskazuje się tytuł przychodu oraz jego wartość. Po odpowiednim wskazaniu kategorii dokument zostaje automatycznie zaksięgowany w kolumnie 8 podatkowej książki przychodów i rozchodów.

Do ewidencji kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów służą kolumny:

• 10 – zakup materiałów i towarów,
• 11 – koszty uboczne zakupu,
• 12 – wynagrodzenia,
• 13 – pozostałe koszty.

Dodając koszty działalności w aplikacji Infakt.pl w pierwszej kolejności należy określić ich rodzaj:

1. Koszty firmy – to koszty ponoszone w związku z prowadzoną działalnością np. wyposażenie, materiały biurowe, środki czystości oraz wszelkiego rodzaju usługi prawne, informatyczne, remontowe, marketingowe, pocztowe itd. Wprowadzając tego rodzaju kosztu należy określić rodzaj dokumentu (faktura, rachunek, faktura korygująca, dowód wewnętrzny) oraz wpisać numer dokumentu, dane sprzedawcy, datę zakupu, otrzymania dokumentu i termin zapłaty oraz nazwę i wartość poniesionego kosztu.

Aplikacja automatycznie dokonuje księgowania w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.

2. Opłaty za media – są to opłaty m.in. za zużytą energię elektryczną, za gaz, wodę i ściegi, za C.O., usługi telekomunikacyjne. Wprowadzanie kosztu nie różni się niczym od powyższego przykładu, trzeba jedna wiedzieć, że prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w fakturze przysługuje w terminie jej płatności, stąd konieczność odrębnego wprowadzania faktur tego rodzaju.

3. Zakupy towarów i materiałów – w tej grupie kosztów kryją się ww. kolumna 10 i kolumna 11, czyli zakupy towarów i materiałów oraz koszty związane z tym zakupem np. koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze. Wprowadzając w aplikacji tego rodzaju koszt po wpisaniu rodzaju dokumentu, danych sprzedawcy, dat faktury/rachunku i opisu zdarzenia gospodarczego, należy wybrać opcję „dodaj koszt uboczny” (jeżeli taki wystąpi):

Aplikacja księguje automatycznie koszty danej faktury w podziale odpowiednio na kolumnę 10 i kolumnę 11.

4. Inne koszty – rodzaj ten dotyczy ponoszonych kosztów, które nie są dokumentowane fakturą/ rachunkiem. Na przykład:

• opłaty parkingowe, na podstawie biletu z parkometru,
• opłaty sądowe, skarbowe i notarialne,
• koszty podróży służbowej, w tym również diety właściciela,
• wydatki na media, jeżeli tylko ich część przypada na działalność gospodarczą; podstawą jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,
• ubezpieczenie majątku firmy na podstawie polisy ubezpieczeniowej,
• opłaty i prowizje bankowe oraz odsetki od kredytów udzielanych na działalność gospodarczą, ustalone na podstawie wyciągu bankowego,
• amortyzację środków trwałych,
• ewidencję przebiegu pojazdu.

Zdarzenia te wprowadzane są na podstawie dowodów wewnętrznych.

5. Koszty paliwa, koszty leasingu, koszty pojazdu – koszty te dotyczą użytkowania w działalności samochodów. W rodzaju koszty paliwa i leasingu wprowadza się dane faktury dokumentującej zakup (sprzedawca, data wystawienia, termin płatności) oraz wysokość poniesionego kosztu, a program dokonuje automatycznego (wraz z opisem) księgowania w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Przy rodzaju kosztu „Koszty pojazdu” okno to jest rozszerzone jedynie o opis kosztu, gdyż w tej części ewidencjonuje się wszelkiego rodzaju koszty związane z autem np. zakup części eksploatacyjnych, naprawy, serwis, co wymaga dokładnego opisu.

Po wprowadzeniu dokumentów wystarczy przejść do zakładki księgowość, by zobaczyć aktualną wysokość przychodów, kosztów i dochodu oraz wydrukować podatkową książkę przychodów i rozchodów.

W kolejnych zakładkach „Księgowości” można sprawdzić wysokość podatku dochodowego, podatku VAT, wydrukować deklarację, rejestry zakupu i sprzedaży na podstawie wprowadzonych wcześniej dokumentów oraz sprawdzić wysokość składek ZUS, jaką podatnik musi aktualnie opłacić.

Jak widać na powyższych przykładach program do księgowości on-line Infakt.pl jest całkowicie zautomatyzowany. Podatnik musi jedynie wprowadzić dokumenty określając ich rodzaj, a następnie dane odnośnie strony, dat, opisu kosztu i jego wartości, po czym aplikacja automatycznie księguje dokumenty w odpowiednich kolumnach zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. W punktach, gdzie użytkownik może mieć jakąkolwiek wątpliwość odnośnie wprowadzania danych, pojawiają się symbole literki „i”, gdzie można znaleźć pełen opis danej zasady, która jasno wyjaśnia napotkane ewentualne problemy.

Żaden program do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie oferuje tak zautomatyzowanych rozwiązań, dzięki którym każdy podatnik jest w stanie rozliczyć swoją działalność. Wybierając to rozwiązanie przedsiębiorca nie tylko zyskuje oszczędności finansowe, ale także poznaje swoją firmę od strony czysto finansowej. W praktyce prezesi dużych firm, którzy muszą zarządzać finansami firmy często mają ogromną wiedzę na temat księgowości. Świadomy i odpowiedzialny właściciel małej firmy bez wątpienia zdobędzie dużą wiedzę na jej temat rozliczając się za pomocą aplikacji Infakt.pl co pozwoli na jeszcze lepsze zarządzanie nią od strony finansowej.