Program księgowy w znacznym stopniu ułatwia i przyśpiesza pracę przedsiębiorcy. Dlatego też właściciele firm decydują się na zakup takiego programu. Zastanówmy się zatem, jak wybrać dobry program księgowy?

Przede wszystkim przedsiębiorca musi zdać sobie sprawę z tego, że program księgowy służy do sporządzania i przechowywania ważnych dla firmy dokumentów. Program musi być zatem tak dobrany, by jednocześnie odpowiadał wymaganiom użytkownika, ale przede wszystkim pozwalał w sposób szybki i komfortowy wywiązać się z obowiązków, jakie na przedsiębiorcę nakłada ustawodawca.

Aktualny program księgowy

Aby było to możliwe wybrany przez przedsiębiorcę program księgowy musi być aktualizowany zawsze wtedy, kiedy wchodzą w życie nowe przepisy regulujące obowiązki księgowe.

Przedsiębiorca musi mieć pewność, że rozwiązania, z których korzysta są dostosowane do wymogów prawa. Z tego właśnie względu warto (przed wyborem oprogramowania) sprawdzić, czy dany program jest regularnie aktualizowany oraz czy wychodzą jego nowe wersje.

Producenci darmowego oprogramowania przeważnie nie mają interesu w tym, by śledzić na bieżąco zmiany w prawie i dostosowywać program, który przecież dają za darmo do tych zmian. Nie ciążą na nich także żadne obowiązki, gdyż za swój produkt nie pobierają opłaty. Nawet jeśli w tym momencie wypuszczają na rynek nowszą wersje programu i aktualizację starszej wersji – przedsiębiorca nie może być pewnym, że przy następnej zmianie prawnej także będzie dostęp do takiej aktualizacji.

Z drugiej strony mamy producentów oprogramowania odpłatnego. Oni są zobowiązani do tego, by dostosowywać swoje oprogramowanie do zmieniającego się prawa. Muszą także na czas udostępnić taką aktualizację. Niestety bardzo często aktualizacje te wymagają dodatkowych opłat. Bardzo często płatne programy mają także licencję przydzieloną na jakiś okres. Jeśli przedsiębiorca chce korzystać nadal z tego programu – musi albo przedłużyć licencję (wersja nieco tańsza) albo wykupić nową wersję.

Przedsiębiorca ma także do wyboru inną drogę – księgowość internetowa. Takie aplikacje, np. inFakt udostępniają dla przedsiębiorców kilka rodzajów abonamentów w zależności od potrzeb. Aktualizacja aplikacji jest dokonywana automatycznie przez inFakt dla wszystkich użytkowników tego oprogramowania i zawsze jest ona wykonywana za darmo. Zatem nie jest w księgowości internetowej inFakt istotne, czy użytkownik korzysta z wersji darmowej, czy też pełnej (płatnej) – jego aplikacja jest w tym samym momencie i w taki sam sposób aktualizowana.

Serwis programu księgowego

Wybierając program księgowy dużą uwagę należy zwrócić na proponowany przez producenta serwis programu księgowego. Istotny jest zarówno serwis techniczny, jak i pomoc merytoryczna.

Przedsiębiorca korzystający z oprogramowania darmowego niemal na pewno nie może liczyć na takie wsparcie. Musi zatem mieć świadomość, że jakakolwiek usterka oprogramowania będzie musiała być usuwana przez zatrudnionego do tego specjalistę (którego usługi do tanich nie należą). Jest to zatem koszt darmowego programu księgowego, z którego nie wszyscy zdają sobie sprawę.

W przypadku odpłatnego programu – sprawa nie wygląda dużo lepiej. Owszem producenci dostarczają wraz z oprogramowaniem usługę serwisu, jednak jeśli nawet jest ona bezpłatna – to tylko w początkowym okresie usługi. Bardzo często praktykuje się też takie rozwiązanie, by usługa serwisowa była kolejnym „dodatkiem” do oprogramowania, za który przedsiębiorca musi zapłacić.

Pomoc księgowa

Wspomniane było także powyżej, że w przypadku programu księgowego liczy się nie tylko serwis techniczny, ale także ewentualne wsparcie merytoryczne. Przedsiębiorca przeważnie nie jest absolwentem rachunkowości i nie zawsze dobrze orientuje się we wszystkich aspektach księgowości. Czasem także samo prawo jest zawiłe i nieprecyzyjne. Pomoc doświadczonego księgowego jest zatem niezwykle cenna. Pozwala to uniknąć ewentualnych błędów przy prowadzeniu księgowości swojej firmy, a co za tym idzie: niweluje stres przedsiębiorcy i oszczędza jego czas.

Pomoc księgowa przy darmowym oprogramowaniu jest niemal niespotykana. Zatrudnienie księgowego jako pomoc dla użytkowników programu księgowego jest dość drogie i zwyczajnie nieopłacalne, jeśli oprogramowanie jest udostępniane za darmo.

Natomiast producenci odpłatnego oprogramowania bardzo często sprzedają swoje usługi do biur rachunkowych lub działu księgowości większych firm. Dla takich nabywców – pomoc księgowa dostarczana przez producenta oprogramowania nie jest potrzebna. Producenci programów płatnych bardzo często skupiają się właśnie na zaspokojeniu potrzeb tych klientów, zapominając o użytkownikach, którzy w swojej firmie nie zatrudniają księgowego. Z tego względu merytoryczne wsparcie od strony księgowej jest kolejną dodatkową (i odpłatną) opcją.

Rozwiązania szyte na miarę

Najlepiej zatem poszukać rozwiązań, które są nastawione na sektor MŚP. Takie rozwiązanie nie jest dużym obciążenie budżetu firmy i będzie stanowiło dla przedsiębiorcy realną pomoc przy prowadzeniu księgowości firmy. Program musi umożliwić prawidłowe wywiązanie się ze zobowiązań księgowych, ale musi być także przyjazne użytkownikowi: łatwy w użyciu i przyjemny interfejs. Liczy się także pomoc: techniczna i merytoryczna.

Panel Księgowości Online dostępny w Infakt.pl

Takie rozwiązania proponuje wspomniana już wcześniej księgowość internetowa inFakt. Przedsiębiorca znajdzie tu zawsze aktualne rozwiązania. Panel użytkownika jest zaprojektowany tak, by można było się po nim poruszać w sposób intuicyjny – przedsiębiorca nie musi tracić swojego czasu na poznawanie nowego oprogramowania.

InFakt dostarcza także szeroką pomoc: w panelu udostępnione są filmy instruktażowe, wiele jest też pomocnych artykułów, które wyjaśniają prawa i obowiązki przedsiębiorcy w zakresie księgowym. Wszystko przedstawione jest w sposób jasny i konkretny.

Jeśli jednak przedsiębiorca ma pytania w zakresie księgowości – może on się skonsultować z doświadczonym księgowym. Pomoc można uzyskać poprzez e-mail lub telefonicznie. Dużą popularnością cieszy się także czat – wystarczy wpisać tam swoje pytanie, a już po chwili przedsiębiorca otrzymuje fachową pomoc. Pomoc można uzyskać od poniedziałku do piątku w godzinach 7-22, a w soboty od 9 do 17. Możesz sprawdzić za darmo, jak wielką pomoc stanowi to dla przedsiębiorcy.