Wielu małych i średnich przedsiębiorców prowadzących działalność na niewielką skalę i wykorzystujących uproszczone narzędzia do rozliczeń księgowo-podatkowych decyduje się na prowadzenie swoich rozliczeń z urzędem skarbowym oraz z ZUS samodzielnie.

Przy odrobinie zaangażowania i chęci zagłębienia się w przepisy podatkowe w zakresie dotyczącym prowadzonej działalności może to być korzystne rozwiązanie. Warto w takiej sytuacji zaopatrzyć się w dobry program finansowo-księgowy, który znacznie ułatwi to zadanie. Wskazówki, które tutaj znajdziesz, pozwolą Ci rozeznać się w podstawowych obowiązkach ewidencyjnych każdego przedsiębiorcy oraz ocenić możliwości samodzielnego prowadzenia księgowości Twojej Firmy.

Jak prawidłowo określić dochody firmy?

Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą podlega z tego tytułu pod ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oznacza to konieczność rozliczania podatku dochodowego od uzyskanych dochodów z tej działalności wg zasad określonych przez przepisy podatkowe. Zanim jednak przedsiębiorca dojdzie do wyliczenia tego podatku, musi prawidłowo określić dochód ze swojej działalności.

Przedsiębiorcom, którzy wybrali rozliczenie podatku wg skali podatkowej lub podatek liniowego służy do tego podatkowa księga przychodów i rozchodów (KpiR). Jest to stosunkowo proste narzędzie księgowe, pozwalające na ujęcie przychodów podlegających opodatkowaniu oraz kosztów związanych z uzyskaniem tych przychodów w obrębie danego miesiąca lub kwartału.

Przegląd faktur w Infakt.pl

Każda operacja, która skutkuje powstaniem przychodu z działalności gospodarczej lub kosztu podlega wpisaniu do KPiR w ujęciu chronologicznym. Bardzo ważną rzeczą jest prawidłowe zakwalifikowanie przychodów i kosztów do odpowiednich okresów, nie można tego bowiem robić dowolnie, ale trzeba stosować zasady księgowania określone przez przepisy podatkowe. Różnica pomiędzy kwotą przychodów i kosztów stanowi dochód podlegający opodatkowaniu.

Jakie są zasady księgowania przychodów w KPiR?

Przez przychody z działalności gospodarczej należy rozumieć należne kwoty, nawet jeśli nie zostały jeszcze otrzymane. Przychód powstaje więc nawet wtedy, gdy kontrahent zwleka miesiącami z płatnością, ponieważ – oprócz nielicznych przypadków – powstaje on niemal zawsze w oderwaniu od faktycznego wpływu pieniędzy. Ustawa o podatku dochodowym określa dzień powstania przychodu jako ten dzień, w którym dokonano dostawy towaru lub zakończono usługę, nie później niż dzień uregulowania należności lub wystawienia faktury. Jeśli więc przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru sprzedawca otrzymał całą należność z tytułu sprzedaży w formie przedpłaty lub wystawił fakturę, to ma on obowiązek wykazać w KPiR przychód w dacie najwcześniejszego z tych zdarzeń.

Panel Księgowości Online dostępny w Infakt.pl

Przepisy w sposób szczególny określają też moment powstania przychodu w przypadku świadczenia usług, gdy strony umówiły się, że usługa będzie rozliczana w okresach rozliczeniowych (np. miesięcznych) – przychód powstaje wówczas ostatniego dnia okresu rozliczeniowego. W pozostałych przypadkach przychód powstaje w dniu otrzymania zapłaty. Podatnicy podatku VAT czynni księgują w KPiR przychody w wartości netto, czyli po odjęciu podatku VAT, który podlega oddzielnemu rozliczeniu.

Jaki wydatek może być kosztem uzyskania przychodów?

Zgodnie z definicją ustawową przez koszty uzyskania przychodów należy rozumieć takie koszty, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a nie są wymienione w art.23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawa daje więc dosyć ogólną definicję kosztów, pozostawiając przedsiębiorcy ocenę tego, który wydatek służy jego działalności, a który ma charakter osobisty, jednak w przypadku wątpliwości, to na przedsiębiorcy spoczywa ciężar wykazania związku bezpośredniego lub pośredniego pomiędzy poniesionym kosztem a przychodem z działalności gospodarczej. Wspomniany artykuł 23 zawiera zamknięty katalog kosztów, których nie można ujmować w KPiR i odliczać od przychodu. Warto się z nim zapoznać, szczególnie wtedy, gdy ma się do czynienia z nietypowymi kosztami lub związanymi z przychodami w sposób pośredni, jak np. podróże służbowe czy wydatki na środki trwałe, ponieważ ich nieprawidłowe księgowanie powoduje zaniżenie podatku dochodowego i na pewno będzie kwestionowane w przypadku kontroli.

Jakie są zasady księgowani kosztów?

Moment ujęcia kosztów w KPiR zależy od metody, jaką przyjęło się do prowadzenia KPiR. Istnieją dwie takie metody:

• 1. tzw. memoriałowa – uwzględniająca podział kosztów na bezpośrednie i pośrednie oraz uzależniająca moment ich księgowania od powiązania z odpowiednimi przychodami oraz
• 2. tzw. uproszczona (zwana niekiedy kasową) – w której koszty ujmuje się w KPiR w dniu wystawienia dokumentu, na podstawie którego dokonuje się księgowania.

Zdecydowana większość przedsiębiorców stosuje metodę uproszczoną, ponieważ – jak sama jej nazwa wskazuje – jest dużo łatwiejsza w stosowaniu. W zależności od tego czy przedsiębiorca rozlicza podatek VAT czy też nie, koszty mogą być księgowane w różnych wartościach. Podatnicy czynni podatku VAT księgują koszty w wartościach netto, ponieważ podatek VAT z tytułu zakupu podlega u nich osobnemu rozliczeniu. Przedsiębiorcy nierozliczający podatku VAT księgują koszty w wartościach brutto (czyli razem z podatkiem VAT, jeśli jest naliczony), ponieważ nie mają oni możliwości rozliczenia tego podatku, stanowi on więc u nich koszt podatkowy.

Jakie są obowiązki ewidencyjne dotyczące podatku VAT?

Podatnicy rozliczający podatek VAT zobowiązani są do prowadzenia ewidencji VAT, zawierających zapisy dotyczące m.in. przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości podatku należnego z tytułu sprzedaży czy kwoty podatku naliczonego, podlegającego odliczeniu. Zwykle przyjmują one formę ewidencji sprzedaży i ewidencji zakupów. Ewidencje są podstawą do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej VAT-7 (lub VAT-7K) oraz wyliczenia podatku VAT podlegającego wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi.

Przepisy podatkowe dotyczące podatku VAT w odmienny sposób określają daty ujęcia dokumentów do celów tego podatku, niż ma to miejsce w przypadku podatku dochodowego. Sprzedaż lub inne czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT powinny być ujęte w ewidencjach VAT za okres rozliczeniowy, w którym powstał obowiązek podatkowy w tym podatku (w wielu przypadkach jest to dzień wystawienia faktury). Z kolei prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego przysługuje za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę VAT (od tej zasady istnieją jednak pewne wyjątki, inne reguły dotyczą też ujmowania podatku VAT naliczonego z tytułu importu towarów lub usług czy WNT).

InFakt.pl – program finansowo-księgowy

Wykorzystując program księgowy do prowadzenia księgowości swojej Firmy, znajdziesz wszystkie wymagane przepisami ewidencje w jednym miejscu. Co więcej, nie musisz uzupełniać każdej z nich osobno, ponieważ wprowadzenie dokumentu księgowego do systemu i zaznaczenie odpowiednich opcji, powoduje ich automatyczne ujęcie w obu ewidencjach, zsumowanie właściwych kwot i wyliczenie podatków.

Twoje zadanie sprowadza się tylko do wygenerowania deklaracji VAT i przekazaniu jej do właściwego urzędu skarbowego, wydruku ewidencji oraz zapłaty podatków. InFakt.pl ma dla Ciebie taki program finansowo-księgowy, który pozwoli Ci w prosty sposób dokonać niezbędnych księgowań i wyliczyć podatki. Co więcej – z inFakt.pl możesz prowadzić i kontrolować sprawy księgowe swojej Firmy z każdego miejsca z dostępem do komputera i Internetu. Sprawdź to na inFakt i skorzystaj z naszej oferty.