Program do wystawiania rachunków

Idealny program do wystawiania rachunków – jeszcze nie tak dawno temu przedsiębiorcy zwolnieni z VAT szukali rozwiązania, które uprościłoby proces sporządzania rachunków. Jednak od 1 stycznia 2014 r. wszystkie firmy zobligowane są dokumentować transakcje przy użyciu faktur. Również zwolnione z VAT.

Faktury dla wszystkich przedsiębiorców


Jeszcze do końca 2013 r. istniał podział zgodnie, z którym VAT-owcy wystawiają faktury, a firmy zwolnione z VAT rachunki. Obecnie jednak o takim podziale nie może być mowy. Zgodnie bowiem ze znowelizowanymi przepisami wszyscy przedsiębiorcy, niezależnie od tego czy są czynnymi podatnikami VAT czy też nie, zmuszą wystawiać faktury.

W przypadku firm zwolnionych z VAT konieczność wystawienia faktury pojawia się jednak tylko w sytuacji wyrażenia takiego żądania za strony nabywcy. Jeśli kupujący o potwierdzenie transakcji nie poprosi przedsiębiorca nie musi go wystawiać. Nabywca może wyrazić takie życzenie do trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym nastąpiła transakcja. 

Po upływie tego czasu nawet jeśli zażyczy sobie dokumentu przedsiębiorca nie ma obowiązku jego wystawienia. Oczywiście jeżeli tylko chce może to zrobić.

Co przedsiębiorca powinien zamieścić na fakturze „zw”?


Jak jednak wygląda różnica w wystawianiu rachunków i fraktur w kontekście obowiązkowych elementów? W myśl przepisów transakcje zwolnione można podzielić na trzy grupy.

1. Ze względu na wysokość sprzedaży do 150 tys. zł (podmiotowe). W takim przypadku przedsiębiorca musi zamieścić na fakturze minimum:
  • datę wystawienia,
  • kolejny numer,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy,
  • adresy obu stron transakcji,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi i kwotę należności ogółem.
2. Ze względu na rodzaj sprzedaży, czyli przedmiotowe (za wyjątkiem pośrednictwa finansowego i usług ubezpieczeniowych). Na wystawionej fakturze musi się znaleźć co najmniej:
  • data wystawienia,
  • kolejny numer,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy,
  • adresy obu stron transakcji,
  • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cena jednostkowa towaru lub usługi i kwota należności ogółem.
3. Usługi finansowe (np. pośrednictwo finansowe, usługi ubezpieczeniowe). W tej sytuacji faktura musi zawierać co najmniej:
  • datę wystawienia,
  • kolejny numer,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy,
  • nazwę usługi,
  • kwotę do zapłaty.
Najważniejsza różnica odnosi się więc do konieczności umieszczania na fakturze podstawy zwolnienia z VAT. Należy ją zawrzeć na fakturze wystawianej przez firmy zwolnione z VAT ze względu na rodzaj sprzedaży (poza pośrednictwem finansowym i usługami ubezpieczeniowymi).

Aplikacja w wersji „pudełkowej” to sporo ograniczeń


Zgodnie ze zmianami w przepisach przedsiębiorcy zwolnieni z VAT muszą więc wystawiać zgodne z przepisami faktury „zw” (dawne rachunki). W konsekwencji warto rozejrzeć się za programem dedykowanym do tego celu. Może zdecydować się wersję do instalacji na komputerze. 

Takie aplikacje posiadają pewne ograniczenia m.in.:
  • mogą być ograniczone zapisami licencyjnymi,
  • nie są automatycznie aktualizowane w przypadku nowelizacji,
  • aktualizacja może wiązać się z koniecznością wniesienia dodatkowych opłat,
  • nie oferują wsparcia księgowych.
W tym kontekście lepiej zdecydować się na program online, który upraszcza wiele kwestii odnoszących się do wystawiania prawidłowych dokumentów.

Program online przyspiesza proces wystawiania dokumentów


Aplikacje w wersji online służące wystawianiu faktur dla firm zwolnionych z VAT dają przedsiębiorcom wiele korzyści ułatwiając i przyspieszając proces sporządzania dokumentów. 

Wśród najważniejszych należy wymienić:
  • do ich obsługi wystarcza jedynie połączenie z Internetem,
  • zapamiętywanie wprowadzonych wcześniej danych,
  • brak konieczność aktualizowania aplikacji na własną rękę,
  • prostota i wygoda użytkowania – wystarczy uzupełnić podstawowe dane, aby aplikacja wygenerowała kompletną, zgodną z przepisami fakturę.
Ważny jest także fakt, że użytkownik ma dostęp do tego samego konta, z którego korzysta na różnych komputerach.

Przykład faktury „zw” wygenerowanej w inFakt.pl

Program do wystawiania dawnych rachunków? Tylko inFakt


Świetnym rozwiązaniem w zakresie wystawiania faktur „zw” (dawnych rachunków) jest inFakt.pl. Aplikacja pozwala zamieścić na fakturze firmowe logo, a także wybrać jeden z kilkudziesięciu gotowych szablonów faktur. 

Wśród głównych zalet programu należy wymienić m.in:
  • łatwe wystawianie faktur dowolnego rodzaju – w tym faktur „zw” (dawnych rachunków),
  • zapis wystawionych dokumentów do plików PDF,
  • wyszukiwarka danych klientów wg NIP,
  • kolorowe szablony faktur,
  • dostępność online,
  • oszczędność czasu,
  • szybkość działania,
  • intuicyjność interfejsu.
Maksymalnie uproszczone jest także wystawianie faktur „zw” (dawnych rachunków). Wystarczy przy wystawianiu nowej faktury jako stawkę VAT zaznaczyć „zw”, a następnie z rozwijanej listy wybrać podstawę zwolnienia (lub dodać własną).

Chcesz wypróbować wspominane opcje (a także wiele innych)? Wystarczy, że zarejestrujesz się w inFakcie wypełniając poniższy formularz. W zamian dostaniesz możliwość przetestowania Programu do Fakturowania wystawiając do 3 faktur miesięcznie za darmo. Wypróbuj inFakt już dziś i przekonaj się, że to usługa idealnie dopasowana do Twoich potrzeb.


Data modyfikacji:2014-06-27

Współzałożyciel i dyrektor finansowy inFaktu, który wspólnie z Wiktorem Sarotą i zespołem zmienia rynek usług księgowych od 2008 roku. Ekspert w sprawach księgowych i podatkowych.


Zobacz jakie to proste

Wystaw fakturę w 4 kliknięciach

  • Kliknij w przycisk Nowa faktura.

  • Po wpisaniu NIP-u klienta
    dane uzupełnią się same.

  • Wpisz nazwę towaru lub usługi. Podaj wartość usługi
    i datę wystawienia. Określ rodzaj waluty.

  • Gotową fakturę możesz przesłać e-mailem lub wydrukować.


Napisali o nas

Gazeta Wyborcza Forbes Puls Biznesu


Dla kogo?

Fakturowanie inFakt jest przeznaczone dla wszystkich firm działających na terenie Polski. Z naszych usług najczęściej korzystają osoby pracujące w takich branżach jak: