Nikt nie lubi ręcznego wypełniania dokumentów, szczególnie jeśli w wielu z nich wciąż powtarza się te same dane. Wykorzystanie programów do wystawiania faktur stanowi nieocenioną pomoc dla każdego przedsiębiorcy – przede wszystkim skraca czas potrzebny na wypełnienie tego dokumentu.

Na rynku dostępnych jest wiele programów do fakturowania, warto więc wybrać ten, który najpełniej zaspokoi indywidualne potrzeby przedsiębiorcy dotyczące sposobu obsługi, dostępności czy ceny. Z tego artykułu dowiesz się gdzie szukać takiego programu oraz jak postępować z fakturami.

Kiedy wystawia się faktury VAT?

Fakturę VAT wystawia się po dokonaniu dostawy towarów lub wykonaniu usługi. Wyjątkiem od tej zasady jest faktura VAT zwana zaliczkową, którą wystawia się po otrzymaniu od kontrahenta zaliczki na poczet przyszłej dostawy lub usługi. Ustawodawca przewidział 7-dniowy termin na wystawienie faktury VAT liczony od dnia wydania towaru, wykonania usługi lub otrzymania zaliczki. W przypadku tzw. usług ciągłych, gdy datę sprzedaży określa się jako miesiąc i rok, na wystawienie faktury podatnik ma 7 dni liczone od końca danego miesiąca.

Jakie informacje powinny znaleźć się na fakturze?

Faktura powinna być zawsze oznaczona słowami FAKTURA VAT. Do elementów, które zgodnie z przepisami podatkowymi powinny się na niej znaleźć należą:

• dane wystawcy i nabywcy, w tym imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy,
• numery identyfikacji podatkowej (NIP) wystawcy i nabywcy,
• numer kolejny faktury,
• data wystawienia,
• nazwa towaru lub usługi,
• jednostka miary i ilość sprzedanych towarów lub zakres usług,
• cena jednostkową netto (bez kwoty podatku VAT),
• wartość sprzedaży netto (bez kwoty podatku VAT),
• stawki podatku VAT,
• sumę wartości netto sprzedanych towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki VAT,
• kwoty podatku VAT naliczone od w/w sum, z podziałem na poszczególne stawki VAT,
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem VAT.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

W jakiej walucie można wystawiać faktury?

Rozporządzenie ws. wystawiania faktur jasno określa w jakiej walucie może być wystawiona faktura VAT – w każdej, na jaką umówiły się strony transakcji. Jedynym wyjątkiem jest kwota podatku VAT, która zawsze musi być określona w złotych. Aby dokonać jej wyliczenia należy podstawę opodatkowania wyrażoną w walucie obcej przeliczyć na złote wg kursu średniego NBP ogłoszonego na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT (zwykle jest nim dzień wystawienia faktury, o ile jest ona wystawiona terminowo). Warto jednak pamiętać, że księgując tę fakturę w KPiR, przeliczenia na walutę polską dokonuje się wg średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodów. Oznacza to, że nie zawsze przeliczenie faktury do celów podatku VAT oraz podatku dochodowego będzie następowało po tym samym kursie NBP.

Jak należy wykazać fakturę VAT do celów rozliczenia podatku VAT?

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

Z punktu widzenia obowiązku podatkowego w podatku VAT istotne znaczenia ma przestrzeganie 7-dniowego terminu na wystawienie faktury. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług dzień wystawienia faktury, w przypadku dostaw towarów i usług, które powinny zostać zafakturowane, jest dniem powstania obowiązku podatkowego w VAT (przykład: towar dostarczono 30 V, fakturę wystawiono 2 VI – obowiązek podatkowy powstał 2 VI, czyli do celów podatku VAT sprzedaż ta powinna być wykazana w VI). Jeśli jednak faktura zostanie wystawiona po terminie, należy ją wykazać do rozliczenia za ten okres, w którym przypadłby ten siódmy dzień (przykład: towar dostarczono 20 VII, fakturę wystawiono dopiero 1 VIII – obowiązek podatkowy w VAT powstał 27 VII). Odmienna zasada dotyczy obowiązku podatkowego w VAT z tytułu otrzymania zaliczki – obowiązek podatkowy powstaje tutaj zawsze w dniu otrzymania zaliczki, bez względu na dzień wystawienia faktury z tego tytułu.

Kiedy należy wykazać sprzedaż w KPiR?

W przypadku księgowania przychodu z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług w księdze przychodów i rozchodów, należy kierować się datą sprzedaży, ona bowiem wyznacza dzień powstania przychodu w podatku dochodowym. Ponieważ daty sprzedaży i wystawienia faktury mogą być różne, może dojść do sytuacji, gdy ta sama sprzedaż będzie wykazana do celów rozliczenia podatku dochodowego w innym okresie niż do celów rozliczenia podatku VAT, np. w dn. 25 IX dokonano dostawy towaru, fakturę zaś wystawiono w dn. 2 X – obowiązek podatkowy w VAT powstanie 2 X, tj. w dniu wystawienia faktury, natomiast przychód w podatku dochodowym powstanie 25 IX, tj. w dniu dostawy.

Darmowy program do wystawiania faktur inFakt

Jeśli znasz już zasady wystawiania faktur i chcesz, aby ta czynność sprawiała Ci jak najmniej problemów, skorzystaj z programu do wystawiania faktur. Co da Ci taki program?

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

• aktualne i zgodne z przepisami podatkowymi wzory różnych rodzajów faktur,
• intuicyjny sposób wypełniania poszczególnych pozycji faktury,
• automatyczne numerowanie faktur (przez co nie zgubisz ani nie zdublujesz numerów),
• bazy danych kontrahentów oraz towarów i usług, które możesz w dowolnej chwili edytować,
• automatyczne sumowanie pozycji i wyliczanie podatków,
• możliwość wydruku faktury lub jej przesłania do kontrahenta drogą elektroniczną,
• łatwy sposób monitorowania zapłaty za faktury.

Aplikacja do wystawiania faktur dostępna inFakt to nie zwykły program księgowy – działając w sieci pozwala Ci uniezależnić się od swojego biura, biurka, a nawet komputera. Ponadto, jeśli Twoje potrzeby w zakresie wystawiania faktur są niewielkie, wystawiasz kilka dokumentów miesięcznie i współpracujesz z kilkoma stały kontrahentami, może zainteresować Cię program do wystawiania faktur przygotowany przez inFakt w wersji darmowej. Sprawdź naszą ofertę, to nic nie kosztuje.