Faktura jest dokumentem sprzedaży zawierającym szczegółowe dane o zaistniałej transakcji. Dokumentowanie operacji gospodarczych za pomocą faktur dokładnie precyzuje Ustawa z dnia 11 marca 2004 ( z poź. zm. ) o podatku od towarów i usług ( określana także ustawa o VAT ).

Zasady wystawiania faktur (dane, które powinny na niej się zawierać, metody i czas przechowywania ) oraz wyjątki od ich wystawiania definiuje Minister właściwy do spraw finansów publicznych w art. 106 ustęp 8 ustawy o VAT.

Art. 15 ustawy o VAT stwierdza, że rozliczanie faktur należy do obowiązków podatników podatku od towarów i usług, do których zalicza się: osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą. Nie ma potrzeby wystawiania faktury osobom fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej ( chyba, że tego zażądają ).

Niezbędne elementy na fakturze VAT

Każda faktura, w tym również faktury VAT, powinna zawierać:

• datę transakcji,
• oznaczenie Faktura VAT,
• dane dotyczące sprzedającego ( dla faktur VAT konieczny nr NIP ),
• dane dotyczące nabywcy ( faktura VAT - także potrzebny NIP ),
• informacje o przedmiocie transakcji ( nazwę, ilość, jednostkę miary ),
• cenę jednostkową netto,
• wartość łączną netto z podziałem na poszczególne stawki,
• stawki podatku VAT
• końcową kwotę brutto,
• pełne podsumowanie,
• informacje o uzgodnionych terminach i formie zapłaty,
• informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne,
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem (brutto), wyrażoną cyframi i słownie.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Wystawiana jest ona w dwóch egzemplarzach. Jeden stanowi oryginał i otrzymuje go kupujący – nabywca, zaś drugi jest kopią, która pozostaje u sprzedającego.

Fakturę można wystawić odręcznie na odpowiednim formularzu. Ma to sens wówczas, gdy dokument ten wystawiany jest kilka razy w miesiącu. Z kolei, w przedsiębiorstwach, w których faktury wystawia się codziennie w ilości kilku lub kilkunastu, odręczne wypisywanie staje się wręcz niewykonalne.

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

Ręczne fakturowanie często jest przyczyną pomyłek. Samodzielne wyliczanie kwoty netto, wysokości podatku, czy kwoty brutto może stanowić trudność dla kogoś nieobytego z księgowością lub mającego trudności z liczeniem. Ten sposób wymaga także od piszącego starannego i wyraźnego charakteru pisma, ponieważ faktura nie może zawierać żadnego błędu.

Najlepszą alternatywą dla ręcznego wypełniania dokumentów sprzedaży są programy komputerowe do wystawiania faktury. Głównym celem tych programów jest usprawnienie i przyśpieszenie samej czynności wystawiania faktur. Pozwalają one na uniknięcie błędów rachunkowych - w wyliczaniu wysokości poszczególnych kwot, jak i błędów językowych – automatyczna korekta lub podkreślanie wyrazów.

Programy do fakturowania

Na rynku istnieje olbrzymia ilość programów służących do wystawiania faktur. Dla wielkich firm, koncernów tworzone są specjalne ( często bardzo drogie ) programy spełniające wymogi konkretnego przedsiębiorstwa. Te programy nie są szeroko dostępne. W ogólnym obiegu są programy, które można dostosować do każdej firmy. Ich ceny są różne. Jak każdy produkt, również programy nie ustrzegły się przed wadami. Większość twórców tych programów zapomina, że mają one służyć człowiekowi, a nie na odwrót.

Najczęściej spotykane wady takich programów to :

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

• brak przejrzystości,
• mało miejsca na pełną, czasem bardzo długą nazwę firmy,
• samodzielne wyliczanie wysokości podatku,
• liczenie od netto – w usługach zanim dojdzie do zakupu bądź zrealizowania zadania podpisuje się umowę, w której bardzo często podana tylko jest wysokość podatku ( np.: podatek VAT 8% ) i końcowa kwota brutto, wówczas by wystawić fakturę trzeba samodzielnie wyliczyć wartość podatku i cenę jednostkową netto, co może przyczynić się do powstawania błędów,
• samodzielne wpisywanie słownie ceny końcowej,
• prawidłowe działanie programu oraz jego bezawaryjność.

Faktura Infakt

Biorąc pod uwagę wyżej wspomniane minusy programów, dobrze byłoby zapoznać się z tym który planujemy zakupić i zastanowić się jakimi mocnymi stronami powinien się on wykazać.

Po pierwsze program powinien charakteryzować się łatwością obsługi. Wystawianie faktur nie powinno stanowić problemu. Przejrzystość, odpowiedni układ graficzny i dobór czcionki ułatwi pracę z programem.

Po drugie wyliczenia wartości podatku, cen netto i brutto powinny być automatyczne, oczywiście po wpisaniu wszystkich potrzebnych do tego danych.

Po trzecie numer faktury i data jej wystawienia powinny samodzielnie się aktualizować. Skupianie się na drobnostkach wydłuża naszą pracę.

Po czwarte wykaz towarów/usług danego przedsiębiorstwa powinien charakteryzować się sprawnym wyszukiwaniem. Pełną listę wprowadza się raz, a następnie przy wypełnianiu dokumentu wyszukuje się odpowiedni towar/ usługę. Dobrze byłoby aby wykaz zawierał informacje o ilości towaru w magazynie. Ułatwia to późniejsze zamawianie towaru. Po piąte nazwa własna firmy, jej wszelkie dane wraz z numerem konta raz wprowadzone powinny być widoczne przy każdym kolejnym wydruku.

Po szóste program powinien mieć możliwość tworzenia listy stałych klientów, którą łatwo odtwarzałoby się przy każdym następnym wystawianiu faktury.

Wspomniane powyżej wymogi zawiera program proponowany przez inFakt. Usprawni on pracę całego przedsiębiorstwa, zaoszczędzi czas, a jego przejrzysta forma graficzna zapewni prawidłowy odczyt dokumentu.