Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny jest wystawianie faktur VAT. Niestety nie wszyscy wiedzą jak należy prawidłowo wystawić fakturę VAT.

Zwykle przy tej okazji, pojawia się mnóstwo pytań. Jakie dane powinno się w zawrzeć na fakturze VAT? Jak najprościej wystawić fakturę by uniknąć błędów? Z pomocą przychodzą programy do wystawiania faktur, których obecnie jest coraz więcej na rynku. Jak funkcjonują te programy i jakie korzyści przynoszą przedsiębiorcom dowiesz się z poniższego artykułu.

Co to jest Faktura VAT?

Faktura VAT wystawiana jest w celu dokumentowania sprzedaży. Rozporządzenie Ministra Finansów dotyczące wystawiania faktur zawiera dokładne wytyczne co do zawartości tego dokumentu. Prawidłowo wystawiona faktura VAT powinna zawierać następujące informacje:

• nazwy stron biorących udział w transakcji, czyli kupującego i sprzedającego (wraz z ich adresami i numerami NIP),
• datę transakcji oraz datę wystawienia faktury (jeśli jest inna niż data transakcji),
• numer faktury wraz z informacją ,,Faktura VAT”
• określenie przedmiotu transakcji (nazwa sprzedawanego towaru lub wykonanej usługi),
• rodzaj, ilości i cenę produktu/usługi,
• jednostkę miary oraz ilość sprzedanych towarów lub wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru netto,
• wartość sprzedaży netto towarów lub usług z podziałem na poszczególne stawki podatku,
• stawkę i kwotę podatku VAT,
• kwotę należności brutto.

Obecnie nie ma już obowiązku umieszczania na fakturze oznaczenia „oryginał” i „kopia”. Dodatkowo, nie są już również wymagane podpisy obu stron transakcji. Jeśli natomiast usługa wykonywana jest na rzecz osób fizycznych, na fakturze nie trzeba umieszczać NIP-u kupującego.

Kiedy i jak wystawić fakturę?

Faktura VAT jako dokument potwierdzający powstanie obowiązku podatkowego, powinna być wystawiona najpóźniej 7 dnia po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi. Wtedy też powstaje obowiązek podatkowy. Jeżeli prowadzona jest sprzedaż ciągła, należy wystawić fakturę VAT po zakończeniu określonego w umowie okresu rozliczeniowego.

Fakturę VAT wystawia się w minimum dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje kupujący towar a kopię sprzedawca pozostawia w swojej dokumentacji.

Jeśli odbiorcą usług/kupującym towary jest osoba fizyczna, faktura VAT wystawiana jest na żądanie.

Jeśli żądanie wystawienia faktury VAT nastąpiło jeszcze przed zakończeniem wykonywania usługi lub otrzymaniem towaru, wówczas należy ją wystawić w ciągu siedmiu dni. Jeśli żądanie takie zgłoszone jest w późniejszym terminie (ale nieprzekraczającym 3 miesięcy od daty wydania towaru lub zakończenia usługi) – wówczas sprzedający ma również siedem dni na spełnienie żądania. Natomiast po upływie trzech miesięcy od daty otrzymania towaru czy zakończenia usługi, podatnik VAT nie ma już obowiązku wystawiania faktury.

Program do fakturowania

Coraz więcej przedsiębiorców korzysta z programów do fakturowania. Wybór takiego rozwiązania pozwala na usprawnienie procesu wystawiania faktur oraz pewność, że wystawione faktury nie zawierają błędów. Wiele firm, udostępnia takie programy za darmo. Zanim jednak zdecydujemy się na wybór konkretnego oprogramowania, powinniśmy sprawdzić czy program jest:

• bezpieczny - w przypadku programów pobieranych na komputer, korzystając z niepewnego źródła, możemy zainfekować komputer,
• łatwy w obsłudze – wiele programów udostępnianych bezpłatnie w sieci posiada nieatrakcyjny i skomplikowany interfejs, który utrudnia jedynie korzystanie z programu,
• aktualny – darmowe programy to częśto te, które są stare. Nieaktualne wersje są udostępniane za darmo a za aktualizacje trzeba słono zapłacić.

InFakt – najlepsze rozwiązanie

Najlepszym rozwiązaniem jest inFakt. To aplikacja internetowa do wystawiania faktur, która spełnia wszystkie wymagania. Jest bezpieczna, intuicyjna w obsłudze oraz na bieżąco aktualizowana. Aby z niej skorzystać, potrzebujemy jedynie komputera z dostępem do Internetu. Fakturę możemy przygotować w każdym momencie i z dowolnego miejsca. Jeśli wystawiasz do 3 faktur miesięcznie, dla 3 klientów, inFakt ma dla Ciebie bezpłatny abonament podstawowy. Jeśli Twoje potrzeby są większe, za niewielką kwotę, możesz skorzystać z abonamentów płatnych.

Aby wystawić nową fakturę, po zarejestrowaniu się na stronie, wystarczy się na nią zalogować i postępować zgodnie z instrukcją:

• uruchom formularz wybierając opcję - NOWA FAKTURA VAT (po prawej stronie)
• jeśli uzupełniłeś już dane firmowe, dane wystawcy uzupełnią się automatycznie,
• jeśli uzupełniłeś dane kontrahenta, wystarczy wybrać odpowiedniego klienta z listy, jeśli nie dodaj nowego klienta,
• uzupełnij daty wystawienia oraz sprzedaży (jeśli jest inna niż wystawienia) faktury,
• podaj formę oraz termin zapłaty,
• wybierz z listy odpowiedni towar/usługę, lub go wprowadź,
• wpisz kwotę netto towaru/usługi – inFakt automatycznie zsumuje kwoty jednostkowe oraz wyliczy wartość brutto,
• w przypadku opłacania faktury przelewem, należy podać numer konta bankowego,
• ZAPISZ fakturę.

Gotową fakturę możemy zobaczyć na podglądzie, wydrukować lub wysłać do kontrahenta mailem.

Wystawiaj faktury w inFakt.pl

PDF-y, drukowanie, wysyłka e-mailem

Podaj adres e-mail i hasło, aby wystawiać faktury!

Twój e-mail

Twoje hasło

Akceptuję regulamin.

Wystaw fakturę za darmo