Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy będącego czynnym podatnikiem VAT jest wystawianie faktur dokumentujących sprzedaż towarów oraz wykonanie usług.

Bardzo dobrym rozwiązaniem jest korzystanie z programu, który będzie dostosowany do potrzeb firmy oraz ułatwi pracę. Jednakże wybór odpowiedniej aplikacji, spośród wszystkich oferowanych na rynku, nie jest zbyt prosty. Właściwie dobrany program to najskuteczniejsza pomoc w wystawianiu dokumentów, dlatego warto dobrze zastanowić się przed podjęciem decyzji.

Aby uniknąć problemów z wystawianiem faktur, najważniejszą kwestią jest wybór odpowiedniego programu. Dlaczego? Program, w przeciwieństwie do ręcznego wystawiania faktur, prowadzi nas krok po kroku, nie dopuszczając do sytuacji niewypełnienia wymaganych przez obowiązujące przepisy danych oraz błędnych wyliczeń. Jednakże zanim podejmiemy decyzję, warto dokładnie zapoznać się z każdą ofertą, aby wybrać tę, która jest dla nas najbardziej odpowiednia. Wiele firm oferuje drogie skomplikowane aplikacje, z mnóstwem funkcji, które tak naprawdę nie są nam potrzebne. Zdecydowanie bardziej opłacalne dla każdego przedsiębiorcy jest wybór programu prostego i bez zbędnych opcji, za które klient musiałby niepotrzebnie płacić.

Przedsiębiorca musi zastanowić się, czego oczekuje od programu. Obecnie na rynku znajduje się wiele aplikacji, spośród których powinniśmy wybrać tę, która najbardziej spełnia nasze wymagania. Osoby, które dopiero rozpoczynają działalność gospodarczą, na początku mogą być zdezorientowane natłokiem informacji. Czym najlepiej się kierować, aby dokonać odpowiedniego wyboru?

Wybierając program, na pierwszym miejscu stawiamy przede wszystkim: cenę, prostotę użycia, bezproblemowe działanie. Przedsiębiorcy bardzo często zapominają jak istotną rolę odgrywają tutaj aktualizacje. Warto jeszcze przed zakupem określonego programu, dokładnie sprawdzić jak wygląda kwestia uaktualniania programu w przypadku zmian wynikających z przepisów. Aktualizacje wielu programów na rynku, wiążą się z dość wysokimi opłatami, a jak wiadomo – są konieczne. Przykładowo, w 2011 roku najważniejszą zmianą była zmiana stawek VAT. Każda firma korzystająca z programów, musiała je zaktualizować uwzględniając nowe przepisy. Od 1 stycznia 2011 obowiązują następujące stawki VAT:

• 23%
• 8%
• 5%
• 0%

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Stawki VAT podwyższone o 1 punkt procentowy ( z 22% na 23% oraz z 7% na 8%) wprowadzone zostały na okres tymczasowy – od 01.01.2011 do 31.12.2013 (3 lata).

Dla każdej firmy, a w szczególności tych zaliczanych do sektora MŚP, wysokie koszty aktualizacji są obciążeniem finansowym. Ważne jest, aby jeszcze przed podjęciem decyzji o zakupie programu, przeanalizować wszystkie dodatkowe koszty, jakie możemy ponieść w związku z jego użytkowaniem, w tym również kosztów uaktualnień.

Zdecydowanie korzystne finansowo oraz wygodne dla użytkownika, są programy online, takie jak inFakt.pl. Nie wymagają one pobierania żadnych aktualizacji oraz nie narażają na żadne dodatkowe koszty. W momencie zmiany przepisów, program zostaje automatycznie i bezpłatnie uaktualniony. Aby użytkownik miał czas na zapoznanie się z nową wersją programu uwzględniającą nowe przepisy, wersja ta zostaje udostępniona na kilka dni przed wejściem w życie przepisów. Przykładowo, na kilka dni przed końcem roku 2010, w związku z wejściem w życie nowych stawek VAT, program inFakt umożliwił swoim użytkownikom zapoznanie się z nową wersją programu z nowymi stawkami. Jest to bardzo istotne, ponieważ w takim przypadku, zmiana przepisów nie wpływa na działanie firmy. Z kolei aktualizacja programu przeprowadzana przez informatyka wiąże się z wysokimi kosztami dla firmy, a ponadto bardzo często zdarza się, iż jest on uaktualniany z pewnym poślizgiem czasowym, co może poważnie odbić się na działalności danego przedsiębiorstwa.

Do podstawowych zalet programu do wystawiania faktur inFakt można zaliczyć:

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

• W momencie zmiany przepisów – program automatycznie zostaje do nich dostosowany, natomiast użytkownik już na kilka dni przed wejściem przepisów w życie – ma możliwość zapoznania się z nową wersją programu. Korzystanie z Infakt.pl nie wymaga pobierania ani wgrywania żadnych aktualizacji.
• Uaktualnienia nie wiążą się z dodatkowymi kosztami, co często ma miejsce w przypadku aktualizacji przeprowadzanych przez informatyków, bądź też poprzez pobieranie i wgrywanie płatnych aktualizacji.
• Program prowadzi krok po kroku, uniemożliwiając pominięcie istotnych elementów faktury. Program sprawdza czy wprowadzone dane są poprawne, a w przypadku błędnie wprowadzonych elementów pojawia się komunikat z ostrzeżeniem.
• Po wprowadzeniu dokumentu, możemy go zapisać, wydrukować bądź też wysłać mailem. InFakt jest programem online, z racji czego do wystawienia faktury bądź wglądu do faktur już wystawionych, potrzebujemy jedynie dostępu do Internetu.
• Możliwość zmiany formatu numeru wystawianej faktury. Jest to szczególnie istotne w przypadku zmiany programu w ciągu roku, ponieważ pozwala to na zachowanie ciągłości numeracji.
• Łatwa obsługa. Wystarczy, że krok po kroku wprowadzimy wymagane dane, a po zatwierdzeniu jednym kliknięciem, aplikacja wygeneruje czytelną i zgodną z przepisami fakturę VAT. Bezpieczeństwo danych użytkowników, co jest szczególnie ważne w przypadku programów online.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Podsumowując, warto sięgnąć po program niezawodny, ale również sprawdzony. Programy posiadające grono zadowolonych użytkowników, cieszą się większym zainteresowaniem. Programy online są szczególnie godne uwagi, gdyż o wielu kwestiach pamiętają za nas, a przecież przedsiębiorcy szukają najprostszych rozwiązań. I taki właśnie powinien być program – prosty w obsłudze, sprawdzony i niedrogi.

Do takich możemy zaliczyć program inFakt, który zyskał już wielu zadowolonych klientów. Każdy ma możliwość darmowego przetestowania programu. Wystarczy zalogować się na stronie inFakt.pl i bezpłatnie sprawdzić, czy spełnia on nasze oczekiwania. InFakt jest darmowy dla użytkowników wystawiających niewielką ilość dokumentów miesięcznie. Natomiast dla tych firm, których potrzeby są zdecydowanie większe, przygotowano korzystną ofertą w przystępnej cenie, uprawniającą do wystawiania nieograniczonej ilości faktur miesięcznie.