Faktura VAT jest najbardziej popularnym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży. Wystawiają ją czynni podatnicy podatku VAT, czyli ci, którzy dokonali rejestracji w urzędzie skarbowym na potrzeby tego podatku.

Faktura jest podstawą do dokonywania księgowań w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, zarówno po stronie przychodów, jak i kosztów. Dla sprzedawcy data jej wystawienia zwykle wyznacza też moment powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT, zaś po stronie nabywcy data jej otrzymania w wielu przypadkach decyduje o prawie do odliczenia podatku VAT. Ze względu na rolę, jaką odgrywa faktura w procesie księgowania i rozliczania podatków, ważne jest, aby dokumentowała ona operacje gospodarcze w sposób rzetelny i zgodny z przepisami prawa.

Do czego służy faktura VAT?

Fakturę VAT wystawia się w celu potwierdzenia dokonania sprzedaży, przez którą należy rozumieć:

• odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju,
• eksport towarów,
• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT).

Podatnicy mają zwykle 7 dni na wystawienie faktury VAT liczonych od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Do informacji, które powinny znaleźć się na każdej fakturze należą:

• dane dotyczące faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT, tj. jej numer kolejny i data wystawienia,
• dane dotyczące sprzedawcy i nabywcy: ich imiona i nazwiska lub nazwy, ich adresy oraz numery identyfikacji podatkowej (NIP),
• dane dotyczące dokonanej sprzedaży, tj. datę sprzedaży, jeśli jest inna niż data wystawienia, nazwę towaru lub usługi, jednostkę miary, ilość lub zakres usług, cenę jednostkową netto, wartość sprzedaży netto, stawki VAT, sumy wartości netto z podziałem na poszczególne stawki podatku, kwoty podatku VAT naliczone od tych sum, kwotę należności ogółem wraz z podatkiem VAT.

Podatnik rozliczający podatek VAT wystawia faktury do każdej sprzedaży. Wyjątkiem od tej zasady jest sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – faktury VAT dla takich nabywców wystawia się wyłącznie na ich żądanie. Brak obowiązku wystawienia faktury, nie zwalnia podatnika z obowiązku naliczenia podatku VAT i jego rozliczenia w deklaracji podatkowej. Sprzedaż nieudokumentowana fakturami podlega księgowaniu bezpośrednio w odpowiedniej ewidencji sprzedaży w dniu powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT.

Kiedy wystawić fakturę zaliczkową?

Faktura powinna dokumentować sprzedaż już zaistniałą, a więc można ją wystawić dopiero po dostawie towarów lub wykonaniu usługi. Ustawodawca przewidział jednak pewien wyjątek – jest nim otrzymanie zaliczki na poczet przyszłej dostawy lub usługi. Zdarzenie to, choć nie wywołuje skutków podatkowych w podatku dochodowym, to w podatku VAT wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego i koniecznością wystawienia faktury VAT, określanej potocznie „zaliczkową”.

Dokument ten powinien wyraźnie wskazywać zaliczkę jako przedmiot opodatkowania i dotyczyć tylko kwoty otrzymanej zaliczki, nie zaś całej wartości sprzedaży. Faktury zaliczkowe wystawia się do każdej otrzymanej zaliczki, jeśli zaś ostateczne rozliczenie następuje po dokonaniu sprzedaży, sporządza się fakturę VAT, tzw. „końcową”, która powinna uwzględniać wcześniej wystawione faktury zaliczkowe.

W jakich okolicznościach wystawia się fakturę proforma?

W praktyce można niejednokrotnie spotkać się z dokumentem określanym jako faktura proforma. Należy pamiętać, że nie jest to dokument w świetle prawa podatkowego i nie wywołuje żadnych skutków prawnych ani po stronie wystawcy, ani po stronie nabywcy. Posługiwanie się nim ma charakter zwyczajowy i jest uzasadnione w tych przypadkach, gdy przed dokonaniem sprzedaży lub otrzymaniem zaliczki, strony chcą potwierdzić uzgodnione warunki sprzedaży na piśmie.

Faktura proforma, jako zapowiedź właściwej faktury VAT, idealnie spełnia tę rolę, ponieważ zawiera wszystkie istotne informacje dotyczące sprzedaży, jakie zwykle określa się na fakturach VAT. Dokumenty te wykorzystuje się najczęściej jako podstawę do dokonania przedpłat.

Kogo dotyczy faktura VAT-MP?

Obok faktury VAT, ustawodawca wyróżnił jeszcze inne dokumenty, których funkcja jest dokumentowanie sprzedaży, jednak dotyczą one szczególnych procedur podatkowych opisanych przez ustawę o podatku od towarów i usług. Jednym z takich dokumentów jest FAKTURA VAT-MP. Wystawiają ją mali podatnicy, którzy wybrali tzw. metodę kasową rozliczania podatku VAT, tj. uzależnili moment powstania obowiązku podatkowego oraz prawa do obniżenia podatku należnego od uregulowania płatności za faktury.

Oznaczenie faktury VAT-MP we właściwy sposób jest bardzo ważne, ponieważ wywołuje ona odmienne skutki podatkowe w podatku VAT nie tylko dla podatnika stosującego metodę kasową, ale także dla nabywcy takiej faktury, bowiem również w jego przypadku prawo do odliczenia podatku VAT z takiej faktury jest uzależnione od dokonania za nią zapłaty.

Kto wystawia faktury VAT marża?

Ostatnim z trzech rodzajów faktur dokumentujących sprzedaż, które wyróżnił ustawodawca jest FAKTURA VAT MARŻA. Dotyczy ona szczególnej procedury podatkowej jaką jest opodatkowanie podatkiem VAT marży. Procedurę tę stosuje się najczęściej w przypadku sprzedaży towarów używanych, jeśli są spełnione odpowiednie warunki dotyczące podmiotu, od którego towar ten został nabyty w poprzedniej fazie obrotu. Cechą charakterystyczną tej faktury, oprócz oznaczenia, jest to, że choć kwota należności zawiera podatek VAT, to jednak nie jest on wyszczególniony w żadnej pozycji faktury, ani nie ma możliwości jego wyliczenia na podstawie tej faktury.

Program do faktur VAT na inFakt.pl

Dobry program do wystawiania faktur powinien umożliwiać wystawianie każdego z w/w rodzajów faktur, ponieważ każdy z nich może okazać się przydatny na pewnym etapie działalności firmy lub w pewnych okolicznościach. Na infakt.pl znajdziesz taki program, który oprócz wielu rodzajów gotowych formularzy faktur gwarantuje Ci:

• dużą oszczędność czasu – faktury wystawiasz szybko i łatwo dzięki możliwości korzystania z bazy danych kontrahentów, towarów i usług oraz automatycznemu wyliczaniu kwot podatków,
• dostęp on-line 24 godziny na dobę – jeśli jesteś w podróży, u kontrahenta czy gdziekolwiek indziej, gdzie masz dostęp do komputera z Internetem, wystawienie faktury to żaden problem,
• możliwość wysyłki elektronicznej – przepisy się zmieniły, nie musisz już biec na pocztę,
• aby nadać fakturę listem poleconym, wystarczy chwila i Twój klient ma ją u siebie na komputerze,
• bezpieczeństwo danych – wirusy na Twoim komputerze nie zagrażają Twoim dokumentom firmowym, my je chronimy.

Sprawdź naszą aplikację do faktur VAT na inFakt.pl i wybierz pakiet najlepiej spełniający Twoje oczekiwania.

Wystawiaj faktury w inFakt.pl

PDF-y, drukowanie, wysyłka e-mailem

Podaj adres e-mail i hasło, aby wystawiać faktury!

Twój e-mail

Twoje hasło

Akceptuję regulamin.

Wystaw fakturę za darmo