Faktury VAT są najczęściej stosowanymi dowodami dokumentującymi zdarzenia gospodarcze. W sprzedaży dostępnych jest wiele rodzajów gotowych samokopiujących (aby stworzyć oryginał i kopię dokumentu) druków do wystawiania faktur.

Coraz powszechniej jednak stosuje się programy do fakturowania, które ogromnie ułatwiają pracę przedsiębiorcom. Tradycyjne ręczne wypełnianie druków jest pracochłonne i łatwo jest popełnić błąd. Obecnie, mając do dyspozycji szeroką gamę aplikacji do wystawiania dokumentów sprzedaży, powinno się korzystać z tego rodzaju ułatwień.

Programy do wystawiania faktur mają wiele zalet:

• możliwość szybkiego poprawienia błędu – edytujemy stworzony dokument i poprawiamy go,
• automatycznie wpisane dane wystawcy (czyli naszej firmy) – nie wpisujemy ich przy każdej kolejnej fakturze, tylko wprowadzamy raz na początku,
• tworzenie katalogów, baz danych – dzięki tej możliwości tworzymy sobie bazy kontrahentów i towarów, co znacznie ułatwia i przyspiesza wystawianie kolejnych dokumentów,
• katalogowanie – programy przechowują wszystkie utworzone dokumenty, w związku z czym mamy podgląd i możliwość łatwego utworzenia duplikatu w razie potrzeby,
• estetyczny wygląd,
• czytelność – nie ma problemów z odczytaniem niewyraźnego pisma ręcznego, co czasem się zdarza w przypadku faktur pisanych.

Procedura wystawiania faktur jest uregulowana przepisami zawartymi w dwóch głównych aktach prawnych:

• 1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług,
• 2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Wśród faktur wyróżnia się kilka rodzajów:

1. Faktury VAT.

Dotyczą sprzedaży towarów lub/i wykonywania usług. Na terenie naszego kraju najczęściej stosuje się stawkę podatkową VAT w wysokości 23%, ale również 8%, %5 i 0% w zależności od rodzaju sprzedawanego towaru czy wykonywanej usługi. Jeżeli wystawiamy fakturę sprzedaży towaru do jednego z krajów Unii Europejskiej, sprzedaż jest opodatkowana stawka 0 %. Musimy przy tym dopełnić wszelkich formalności tj. prawidłowo wystawić dokument sprzedaży oraz potwierdzający dostawę towaru na miejsce (np. międzynarodowy list przewozowy CMR).

2. Faktury zaliczkowe.

Są wystawiane po otrzymaniu zaliczki na poczet danego towaru, czy usługi. Faktura zaliczkowa najczęściej wiąże się z wystawieniem kolejnej faktury, która będzie właściwym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji i będzie rozliczała uprzednio wpłaconą zaliczkę. Nie powstaje faktura ostateczne tylko wtedy, gdy zaliczki łącznie będą stanowiły całość wartości danego zamówienia. Jako przedsiębiorca przyjmujemy zamówienie na dany towar czy wykonanie usługi, a ponieważ chcemy mieć pewność, że nasz zamawiający nie wycofa się z chęci zakupu, prosimy o zaliczkę. W momencie, gdy ją otrzymamy, jesteśmy zobowiązani do wystawienia i wręczenia klientowi faktury zaliczkowej. Na podstawie tego dokumentu nasz klient może sobie rozliczyć podatek VAT i ma potwierdzenie wpłaty. Jeśli natomiast my składamy zamówienie i wpłacamy dostawcy zaliczkę, powinniśmy otrzymać fakturę zaliczkową, która będzie dla nas podstawą do odliczenia podatku.

3. Faktury RR.

Faktury VAT RR są wystawiane przez kupujących, a nie sprzedających. Prawidłowy wygląd tych dokumentów określa Art. 116 Ustawy o VAT. Wystawiane są przez podatników VAT czynnych nabywających produkty rolne lub/i usługi rolnicze od rolników ryczałtowych. Chodzi tutaj o rolników, którzy sprzedają własne plony lub inwentarz, czy też świadczą usługi rolnicze, a są zwolnieni z podatku. Warunkiem wystawienia faktury VAT- RR przez nabywcę jest fakt bycia czynnym podatnikiem VAT. Ponadto faktura koniecznie musi zawierać dodatkową klauzulę następującej treści: „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt. 3 ustawy o podatku od towarów i usług”, pod którą sprzedawca, czyli rolnik składa podpis.

4. Faktury VAT-MP.

Są wystawiane przez małych podatników rozliczających się metodą kasową. Ich szczególną cechą jest widniejący nagłówek „Faktura VAT-MP”. Obowiązek podatkowy u małych podatników określa Art. 21 ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług a wystawianie faktur VAT-MP reguluje par. 5 pkt. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

5. Faktury VAT marża.

Służą dokumentowaniu sprzedaży przedmiotów używanych, rękodzieła, antyków, artykułów kolekcjonerskich i usług turystycznych. Posiadają tytuł „Faktura VAT marża”. Podstawy prawne znajdują się w Art.119 i 120 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług oraz par. 5 pkt. 8 i 9 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

6. Faktury wewnętrzne.

Okoliczności i wymogi odnośnie wystawiania tego rodzaju faktur reguluje par. 106 ust. 7 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług oraz par. 24 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Faktury te są wystawiane na potrzeby zarejestrowania danej operacji gospodarczej i rozliczenia podatku VAT, ale nie są one przekazywane kontrahentom (na fakturze nie widnieje odbiorca). Wystawia się je w celu rozliczenia zobowiązania podatkowego. Za pomocą faktur wewnętrznych dokumentuje się następujące czynności:

• przekazanie przez podatnika towarów firmy na cele inne niż związane z prowadzonym przedsiębiorstwem np. do zużycia osobiście przez właściciela firmy lub wspólników, czy pracowników (można w ten sposób przekazać samochód firmowy na własny prywatny użytek)
• nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste właściciela firmy, wspólników, pracowników, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
• dostawy towarów, dla których podatnikiem jest ich nabywca tych towarów, import usług,
• udokumentowanie zwróconych kwot dotacji lub innych tego rodzaju dopłat.

Wystawianie faktur to czynność, która niekoniecznie musi być pracochłonna. Obecnie na rynku jest spora ilość programów do fakturowania, które pozwalają w łatwy sposób zamienić tę żmudną pracę w kilka kliknięć myszką. Programy takie są dostępne do pobrania ze stron internetowych, do kupienia na płytach lub innych nośnikach elektronicznych oraz działające on Line. Te ostatnie są obecnie jak najbardziej polecane, ponieważ na bieżąco są aktualizowane, a to szczególnie ważne w prowadzeniu księgowości.

Przegląd faktur w Infakt.pl

Aplikacje pracujące on Line systematycznie aktualizują swoje dane i dzięki temu na podstawie obowiązujących w danej chwili przepisów są księgowane wszelkie dokumenty. Przykładem może być tutaj zmiana od bieżącego roku stawek podatku VAT.

Wiele firm przez kilka pierwszych dni roku 2011 musiało borykać się z wprowadzeniem zmian do swoich systemów księgowych podczas gdy w programach działających on Line zrobiono to automatycznie, więc przedsiębiorca już od początku działania nowych przepisów mógł je stosować podczas wystawiania faktur. Kolejną zaletą programów on Line jest to, że z każdego komputera wyposażonego w dostęp do Internetu można uzyskać informację na temat finansów swojego przedsiębiorstwa. Trzeba tylko pamiętać login i hasło. Programy księgowe działające on Line posiadają zabezpieczenia cyfrowe przed niepożądanymi działaniami i utratą danych.

Polecamy program rachunkowy i księgowy działający on Line InFakt, którego główne zalety to między innymi:

• bezpieczeństwo - 256 bitowy certyfikat SSL zapewnia bezpieczeństwo danych, jest to system taki, jak stosuje się obecnie w bankach internetowych, hasła są szyfrowane, a dane zabezpieczone regularnie tworzonymi kopiami, więc nie ma ryzyka ich utraty,
• łatwość obsługi – program jest opracowany z myślą o intuicyjnym posługiwaniu się, ma przejrzysty interfejs, dodatkowo wiele różnych wskazówek przy polach, które mogą budzić wątpliwości,
• pomoc specjalistów – w razie problemów można liczyć na fachową pomoc techniczną oraz księgową (telefonicznie, poprzez email, czy za pomocą czatu),
• działanie on Line – dostęp do programu o każdej porze dnia i nocy, aktualizacje na bieżąco bez potrzeby zaangażowania użytkownika systemu.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Fakturowanie w InFakt na przykładzie wystawiania faktury VAT:

• Wchodzimy w zakładkę „Przychody”, gdzie wybieramy „Przegląd” lub „Faktury”. Widoczna jest lista możliwych dokumentów do utworzenia, a powyżej przycisk „Wystaw fakturę VAT”, w który klikamy.
• Po kliknięciu w polecenie wystawienia faktury VAT pojawi się karta z kilkoma polami do uzupełnienia, przy czym uzupełnienie większości z nich to wybór z listy.
• Na górze widoczny jest numer, jaki będzie miała nasza faktura, ewentualnie możemy dokonać zmiany sposobu numeracji, klikając w opcję „Zmień format”.
• Nasze dane jako wystawcy dokumentu są już widoczne, jeśli uzupełniliśmy je na początku pracy z programem InFakt. W przeciwnym wypadku ukaże się kilka pól do wypełnienia: nazwa firmy, adres, NIP i numer telefonu.
• Następnym krokiem jest uzupełnienie danych nabywcy. Można w tym celu wybrać odpowiedniego kontrahenta z rozwijanej listy lub wprowadzić nowego, klikając w pozycję „Dodaj klienta”. Po wpisaniu danych naszego nowego nabywcy klikamy w znajdujący się poniżej przycisk „Dodaj klienta” , co spowoduje dodanie go do listy naszych kontrahentów.
• Kolejnym krokiem jest określenie odpowiednich dat: wystawienia dokumentu i sprzedaży, które program domyślnie ustawia na bieżące. Możemy je zostawić lub zmienić za pomocą kliknięcia w odpowiedni dzień w podręcznym kalendarzyku lub wpisując z klawiatury. Wybieramy również termin płatności.
• Następnie trzeba wprowadzić towary/usługi, które ma obejmować dana faktura VAT. Jest możliwość wybrania odpowiednich pozycji z naszego katalogu, jeśli już mamy utworzony. Aby to zrobić wystarczy w polu „Towar/Usługi” wpisać pierwszą literę lub kilka pierwszych liter nazwy produktu, a na rozwijanej liście pojawią się pozycje rozpoczynające się tą frazą.
• Po dokonaniu wyboru towar wraz z jego ceną i stawką podatku VAT znajdzie się na pierwszej pozycji na dokumencie. Uzupełniamy tylko jego ilość, możemy zmienić cenę. W przypadku, gdy danego towaru lub usługi nie znajdziemy na rozwijanej liście, wpisujemy z klawiatury całą nazwę, określamy stawkę podatku VAT i cenę, a także jednostkę miary, po czym klikamy w przycisk „Zapisz produkt”, co spowoduje dodanie towaru do listy. Jeżeli nasza faktura ma obejmować więcej pozycji, następną dodajemy po kliknięciu w przycisk „Dodaj nowe pole” i postępujemy analogicznie, jak przy pierwszej pozycji.
• Niżej jest obszar „Płatności”, gdzie wybieramy walutę oraz formę płatności. W przypadku faktury gotówkowej w polach: „Razem do zapłaty” i „Zapłacono” ukaże się taka sama kwota. Poniżej zostanie również wyświetlone automatycznie jej określenie słowne, nie trzeba więc tego robić samodzielnie.
• Po wybraniu opcji przelewowej odsłoni się pole z numerem konta bankowego. Jeżeli już wprowadziliśmy dane naszego banku, to pole to będzie wypełnione numerem konta, a jeśli nie, należy to zrobić w tym miejscu. Jest również możliwość zmiany konta za pomocą przycisku „Dodaj konto” oraz wyboru jednego z kilku na rozwijanej liście, jeżeli mamy tych kont więcej niż jedno.
• Po wprowadzeniu wszystkich danych klikamy w przycisk „Zapisz” znajdujący się na dole po prawej stronie i możemy już dokument wydrukować, podpisać i przekazać klientowi, ewentualnie wysłać elektronicznie, klikając w „Wyślij mailem”.

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

Wystawienie faktury w programie InFakt wymaga jedynie kilku kliknięć, jeżeli mamy już w naszej bazie danych kontrahenta, towary itp. Jeśli nie, trwa to nieco dłużej, ponieważ musimy wszystko wprowadzić, ale jest to praca, której przy wystawianiu następnych faktur już nie będzie trzeba wykonywać po raz drugi. Wraz z upływem czasu nasza baza ulega stopniowa rozbudowaniu, mamy coraz więcej kontrahentów i towarów/usług, więc coraz więcej czasu będziemy oszczędzać.