Śmiało można powiedzieć, że papierowe druki faktur VAT należą już do przeszłości. Co prawda są one jeszcze dostępne w sklepach ale coraz więcej przedsiębiorców odchodzi od nich, ze względu na:

• Konieczność ręcznego wypełniania,
• Możliwość popełnienia matematycznego błędu,
• Możliwość pogubienia się w kolejnej numeracji faktur,
• Duża ilość informacji do wpisania przy każdej fakturze,

To główne powody, dla których przedsiębiorcy niechętnie sięgają po papierowe druczki faktur.

Dlatego właśnie coraz więcej osób decyduje się na wystawiania faktur VAT za pomocą programów do fakturowania.

Dobry i łatwy w użytkowaniu program do fakturowania to obecnie podstawowe narzędzie funkcjonowania każdej firmy. Bez względu na to czy zleciliśmy prowadzenie spraw rachunkowo – księgowych wyspecjalizowanym biurom rachunkowym - moment wystawienia faktury VAT w większości przypadków leży po stronie przedsiębiorcy lub pracowników zajmujących się sprzedażą towarów lub usług, dlatego program do wystawiania faktur jest wręcz konieczny w większości funkcjonujących mniejszych czy większych firm.

Firmy tworzące oprogramowania finansowo – księgowe wprowadzają na rynek coraz to nowe aplikacje, programy aby zainteresować potencjalnego klienta poprzez łatwość obsługi, kompleksowość a także coraz częściej cenę.

Na rynku polskim dostępnych jest bardzo wiele programów do faktur np. Subiekt, Symfonia, R2faktura, Optima itp.

Wybór jest tak szeroki, że każdy może wybrać coś odpowiedniego dla siebie. Podstawowym kryterium wyboru jest oczywiście cena.

Przegląd faktur w Infakt.pl

Programy z najwyższej półki cenowej są to programy tworzone dla konkretnej firmy. Oczywiście w tym przypadku moduł do fakturowania jest tylko jednym elementem z programu księgowego czy obsługi magazynowej. W takim przypadku ustawienia programu następują po wnikliwej analizie danej firmy i jej potrzeb.

Są to programy skierowane do większych firm, które samodzielnie prowadzą obsługę księgową gdyż umożliwiają one import danych z innych systemów np. działu sprzedaży, produkcji a także eksport do programu księgowego – umożliwiając w ten sposób automatyczne księgowanie wystawianych faktur w księgach firmy.

Największą jednak popularnością cieszą się programy do fakturowania z tzw. średniej półki cenowej skierowane do małych i średnich przedsiębiorstw. Programy te pracują w oparciu o pewne szablony.

Na rynku i w Internecie dostępne są także programy darmowe do wystawiania faktur VAT – proste w obsłudze, zazwyczaj bez możliwości tworzenia bazy danych. Programy te są często dostępne przy gazetach typu Rzeczpospolita lub Gazeta Prawna na początku roku.

Zakres możliwości programu do faktur

Bardzo często programy do fakturowania zawierają w sobie obsługę magazynu. Oznacza to, że do programu wprowadzamy ilości i nazwy zakupionych towarów lub produktów aby w ten sposób znać stany magazynowe na dany moment.

Warto zwrócić uwagę, że firmy rozliczające się w oparciu o pełną księgowość są zobowiązane przepisami do prowadzenia pełnych zapisów magazynowych czyli ewidencji zakupu, wydaniem do produkcji, sprzedaży zakupionych towarów lub produktów a nawet zniszczenia lub utraty.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Programy obejmujące obsługę magazynu i fakturowanie dają możliwość prowadzenia takiej ewidencji a także weryfikację zobowiązań i należności oraz terminów płatności. Jednak nie wszystkie firmy potrzebują tak szerokiego zakresu funkcjonowania programów do fakturowania dlatego decydują się na wystawianie faktur za pomocą aplikacji internetowych. Przykładem takiego portalu księgowego służącego między innymi do wystawiania faktur jest Infakt.pl.

Fakturowanie on line

Decydując się na wystawianie faktur za pomocą aplikacji internetowej np. inFakt.pl powinniśmy mieć świadomość kilku różnic w porównaniu z normalnymi programami komputerowymi do fakturowania:

• Nie musimy kupować oprogramowania ani ponosić dodatkowych kosztów z aktualizacją w przypadku zmian przepisów,
• Nie musimy dokonywać instalacji oprogramowania – wystarczy łącze internetowe,
• Możemy liczyć na fachowe wsparcie telefoniczne lub mailowe nie tylko techniczne jak w przypadku serwisów oprogramowania ale wykwalifikowanych księgowych.

Ten sposób fakturowania jest najbardziej ciekawy dla firm świadczących usługi lub nie ewidencjonujących stanów magazynowych na bieżąco. Dla nich fakturowanie on line może okazać się znacznie tańszą i elastyczniejszą formą niż program do fakturowania.

Dlaczego warto wystawiać faktury VAT w programach do fakturowania Bez względu na fakt czy wybierzemy pracę w oparciu o program do fakturowania czy też w oparciu o aplikację fakturowania on line na pewno wystawianie faktur będzie łatwiejsze i przyjemniejsze niż w przypadku wystawiania na druczkach papierowych .

Główną zaletą jest możliwość stworzenia katalogów sprzedawanych towarów i usług oraz klientów. Dzięki temu nie musimy po raz kolejny i kolejny pisać długich nazw towarów oraz nazw nabywców wraz z adresami. Wybierając z katalogu znacznie przyspieszamy wystawienie dokumentu. Ułatwienie to jest zauważalne szczególnie w przypadku stałych klientów, dla których często wystawiamy faktury VAT.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Program do fakturowania czuwa nad kolejnością i chronologią wystawianych faktur. Mamy pewność, że nie ominiemy przypadkowo żadnego numeru ani też nie użyjemy jednego numeru dwa razy. Wystawiane dokumenty są automatycznie numerowane zgodnie z ustawieniami programowymi. Raz wprowadzony numer konta, na który Nabywcy będą dokonywać płatności będzie się wyświetlał na każdej wystawianej fakturze.

Programy do fakturowania minimalizują możliwość zrobienia błędu matematycznego praktycznie do zera. Program sam dokonuje wyliczeń wartości netto i brutto.

Olbrzymią zaletą wystawiania faktur za pomocą programów do fakturowania jest uzyskiwany obraz faktury w PDF, który możemy wydrukować lub przesłać kontrahentowi bezpośrednio mailem. Forma przesyłania tzw. e-faktury jest w dzisiejszych czasach coraz bardziej popularna.

Dzięki programom do fakturowania wystawianie faktury mogą stać się wizytówką firmy.