W obiegu gospodarczym każdy przedsiębiorca niejednokrotnie spotkał się zapewne z tematyką faktury proforma. Wyobraźmy sobie sytuację, że zastaliśmy poproszeni przez naszego kontrahenta, z którym właśnie zawieramy umowę sprzedaży lub wykonania usługi o wystawienie faktury pro forma i nie wiemy jak podejść do tego tematu.

W takiej sytuacji warto wraz z Infakt.pl przeanalizować kilka informacji związanych z tą tematyką.

Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym

Na próżno w wykazie dokumentów dokumentujących dokonanie sprzedaży towarów lub usług będziemy szukać faktury pro forma. Przepisy polskie nie przewidują możliwości wystawiania faktur PRO-FORMA jako dokumentu potwierdzającego sprzedaż a jednak dokumenty takie są często spotykane i funkcjonują normalnie w obrocie gospodarczym. Należy pamiętać, że faktury proforma nie dokumentują sprzedaży dokonanej przez podatnika ani też pobranej przedpłaty czy zaliczki - stanowią jedynie pewnego rodzaju ofertę zawarcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usług. Faktury proforma są często wystawiane zanim kontrahent wpłaci zaliczkę czy przedpłatę a prosi o fakturę dla potwierdzenia przyjęcia zamówienia. Można więc zbagatelizować możliwość wystawiania faktury pro forma co nie zawsze mogłoby być słusznym posunięciem.

Faktura pro forma jest idealnym rozwiązaniem kiedy kontrahent złożył zamówienie, kiedy umowa handlowa została zawarta i szukamy właściwego dokumentu na podstawie którego wystąpimy do nabywcy towaru lub usługi o zapłatę zaliczki. W tym kontekście faktura proforma jest bardzo chętnie używanym dokumentem przez przedsiębiorców polskich korzystających ze wzorów faktury proforma dostępnych na wielu stronach internetowych lub z druku faktury pro forma.

Informacje zawarte na fakturze proforma

Faktura pro forma wystawiona jako potwierdzenie zawarcia umowy, przyjęcia zlecenia, zanim kontrahent dokona płatności w formie zaliczki czy w wysokości ostatecznej w swoim wyglądzie bardzo przypomina normalną fakturę VAT.

Można wręcz powiedzieć, że faktura proforma w wyglądzie w niczym nie różni się od normalnej faktury z wyjątkiem nazwy.

Elementy składowe faktury pro forma to:

• Nazwa dokumentu „FAKTURA PROFORMA”
• Data wystawienia
• Numer kolejny faktury
• Nazwę sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
• Nazwę usługi / towaru.
• Ilość zamówionych towarów
• Cenę netto
• Stawkę podatku,
• Kwotę podatku
• Kwotę brutto
• Termin zapłaty należności.

Wystawiając taką fakturę pomocnym jest skorzystanie ze wzoru faktury proforma dostępnej na wielu serwisach internetowych np. Infakt.pl.

Wzór faktury proforma w pdf wystawionej w programie InFakt.pl

Termin wystawienia faktury pro forma

Pamiętając, że faktura proforma nie stanowi dokumentu księgowego – żadne przepisy nie wyznaczają terminu wystawienia faktury pro formy. Przeznaczenie jednak tego rodzaju dokumentu wskazuje, że możemy ją wystawić zanim otrzymamy zaliczkę lub przedpłatę bo wtedy będziemy już zobowiązani do wystawienia faktury zaliczkowej. Nie możemy też wystawić faktury pro forma po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi gdyż wtedy wystawimy już fakturę VAT.

Ostateczne rozliczenie sprzedaży towaru lub usługi

Wiele wątpliwości budzi moment końcowego rozliczenia w momencie ostatecznego przekazania towaru lub wykonania usługi w sytuacji kiedy wcześniej Sprzedawca wystawił fakturę pro-forma.

Sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi jest zobowiązany do wystawienia normalnej faktury VAT na pełną kwotę sprzedaży towarów lub usługi. Wcześniejsza faktura proforma nie zwalnia go z tego obowiązku ani też nie zmniejsza kwoty wykazanej na normalnej fakturze VAT. Dopiero ta faktura VAT sprzedaży stanowi dokument księgowy potwierdzający dokonaną transakcję i podlega księgowaniu oraz wprowadzeniu do rejestru VAT.

W sytuacji kiedy po otrzymaniu faktury pro forma kontrahent dokona płatności zaliczki czy przedpłaty sprzedawca zobowiązany jest w terminie 7 dni od dnia otrzymania zaliczki do wystawienia faktury zaliczkowej a następnie normalnej faktury VAT po wydaniu towaru jeśli zaliczka nie była zapłacona w wysokości 100 % zapłaty.

Faktura proforma – obowiązek podatkowy

Wystawienie faktury pro forma ani jej otrzymanie nie wiąże ze sobą żadnych konsekwencji podatkowych ani w zakresie podatku dochodowego ani podatku VAT. Zasada to jest jednolita zarówno w przypadku wystawcy faktury proforma jak i przedsiębiorcy, który jako potwierdzenie zawartej umowy handlowej otrzymał fakturę proforma czyli nabywcy towaru lub usługi.

Księgowanie faktury proforma

Pamiętając, że faktura pro forma nie stanowi dokumentu księgowego oraz, że nie rodzi ona konsekwencji podatkowych nie wprowadzamy faktury proforma do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów ani do Rejestru VAT zarówno po stronie Sprzedawcy jak i Nabywcy.

Faktura PROFORMA w Infakt.pl

Dodawanie faktury Proforma w InFakt.pl

Etapy wystawiania Faktury Proforma w Infakt.pl

• Zaloguj się a następnie kliknij w przycisk znajdujący się w menu po prawej "Proforma". Pojawi się schemat wystawianej faktury proforma.
• Dodaj nowego klienta lub wybierz z listy już dodanych wcześniej klientów.
• Wybierz daty wystawienia, sprzedaży oraz termin zapłaty.
• Daty możesz wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza. Kliknięcie w strzałkę obok ikony kalendarza spowoduje automatyczne dopasowanie daty sprzedaży i daty wystawienia.
• W ramach formularza produkty możesz wybrać towar lub usługę z listy wcześniej dodanych lub dodać nowy produkt.
• Aby dodać nowy produkt wpisz jego nazwę, wartość netto lub brutto oraz wybierz stawkę VAT.
• Jeżeli chcesz wystawić fakturę proforma zawierającą kilka towarów lub usług kliknij w przycisk Dodaj nowe pole a następnie postępuj analogicznie jak podczas wpisywania pierwszego produktu.
• W następnym kroku możesz zmienić walutę oraz wybrać sposób płatności. Jeżeli wybierzesz Przelew jako sposób płatności wpisz nazwę twojego banku oraz numer konta lub wybierz dodane wcześniej bankowe konto firmowe.
• Po kliknięciu przycisku ZAPISZ zobaczysz podgląd wystawionej właśnie faktury proforma.

Zapisana faktura proforma w programie InFakt.pl